Le soluzioni cloud sono il modello di business del futuro?

Processi standardizzati, massima efficienza e costi più bassi - le ragioni per implementare soluzioni cloud nel procurement sono molteplici. Tuttavia, molte aziende lavorano ancora con processi obsoleti o addirittura analogici. Patrick Sommer, responsabile della consulenza alla CNT Management Consulting di Zurigo, è consapevole della situazione attuale: "Molte aziende sono ancora titubanti quando si tratta di temi di digitalizzazione. La mancanza di volontà di prendere decisioni e la determinazione fanno sì che molto lavoro sia ancora fatto con modelli di business collaudati". La volontà di cambiare esiste sicuramente. Molto spesso c'è il desiderio di rivedere i singoli processi interni dell'azienda. L'esperto risponde con le soluzioni cloud: "Il cloud ha il vantaggio di costruire su processi standardizzati che sono stati tutti sviluppati sulla base delle migliori pratiche.

Soprattutto in tempi di pandemia di Corona, molte aziende hanno riconosciuto l'importanza delle soluzioni digitali e stanno usando risorse gratuite per implementare progetti IT. Dato che i processi di acquisto non solo sono necessari in tutte le industrie, ma il 90% di essi sono gli stessi ovunque, le soluzioni cloud sono raccomandate per le aziende di tutti i settori.

Da provato e testato a completamente automatizzato

Le aziende che hanno già digitalizzato le loro aree di business di solito hanno bisogno solo di dodici settimane per passare dalle vecchie soluzioni on-premise al cloud, ma molti clienti lo trovano troppo veloce. Spesso, l'implementazione è poi estesa a poco meno di sei mesi, ma il cloud funziona pienamente dal primo giorno. Questo significa, per esempio, che i processi operativi interni che richiedono tempo sono controllati o automatizzati centralmente attraverso un'interfaccia digitale. Da questo punto in poi, un parco macchine può essere gestito mobile in un unico programma in cui le spese e i costi sono sempre in vista. E il processo di acquisto è completamente privo di carta. "Utilizzando il cloud, l'intera catena di approvvigionamento viene digitalizzata e automatizzata, rendendo i contratti cartacei, soggetti a errori e non tracciabili, un ricordo del passato", spiega Sommer. Questo significa che tutto, dal sourcing, alla gestione dei fornitori e dei contratti, agli ordini, alla fatturazione e all'elaborazione dei pagamenti, avviene in modo completamente digitale. I vantaggi: il rispetto delle norme operative, contrattuali e legali può essere garantito più facilmente e i dipendenti prendono decisioni di acquisto basate sulle specifiche dell'azienda. Tutte le linee guida per gli acquisti sono automaticamente rispettate.

Integrazione precoce dei fornitori

Nonostante i numerosi vantaggi, molte aziende sono ancora indecise sulle soluzioni cloud. L'alta flessibilità e il controllo illimitato sul sistema sono apprezzati nelle soluzioni on-premise collaudate. Anche la cooperazione con i fornitori gioca un ruolo. "Con le soluzioni cloud, anche i fornitori devono stare al gioco, registrarsi nel programma e specificare i loro prodotti lì. Diventa difficile quando il rispettivo fornitore non è ancora arrivato nell'era digitale", descrive Sommer. Pertanto, è consigliabile raccogliere i fornitori in una fase iniziale con l'aiuto di strumenti di comunicazione come newsletter, formazione o manuali e quindi integrarli nel processo.

Il software giusto è solo il primo passo

Le aziende hanno spesso l'errata convinzione di aver già padroneggiato il processo di digitalizzazione optando per soluzioni on-premise o cloud. Anche se questa è una parte importante della trasformazione, è lontana dalla fine: "Per rendere l'implementazione digitale di successo, tutte le misure specifiche dell'azienda e la loro portata devono essere incluse nel calcolo costi-benefici", sottolinea Sommer. È semplicemente difficile creare roadmap e KPI per qualcosa di cui si ha solo una conoscenza limitata. "Le misure individuali sono molto più facili da definire se il potenziale di ottimizzazione è correttamente quantificato", sottolinea l'esperto. Coloro che mettono in discussione i loro processi hanno già fatto molto bene. 

Fonte: CNT Management Consulting AG