Case study Hauert HBG Dünger AG: sistema di gestione ISO 9001 modernizzato in breve tempo

Il conosciuto in Svizzera Produttore di fertilizzanti è stata fondata nel 1663 sul sito dell'attuale sede di Grossaffoltern BE, in Svizzera. Dall'acquisizione del produttore di fertilizzanti Günther Cornufera di Erlangen nel 2007, Hauert è presente anche in Germania con fertilizzanti di qualità. A livello internazionale, stabiliscono gli standard di qualità per i fertilizzanti organici e organico-minerali. La Hauert impiega 180 persone in quattro sedi diverse.

Hauert: Innovazione per la concimazione

Grazie alla ricerca mirata nella nutrizione delle piante e allo sviluppo nella produzione di fertilizzanti, Hauert è stata ripetutamente in grado di proporre innovazioni rivoluzionarie. L'azienda ha raggiunto il suo ultimo successo con lo sviluppo del processo Sphero: gli ingegneri di processo sono riusciti a sviluppare un processo di granulazione con il quale le sostanze organiche possono essere incorporate in granulati della migliore qualità. Il giardiniere beneficia di una lavorazione senza polvere, la pianta di una fornitura mirata con un mix equilibrato di sostanze nutritive. Hauert utilizza fertilizzanti organici fin dagli anni '30 - nel frattempo, un'intera gamma dei suoi prodotti porta il marchio biologico svizzero, e con Biorga, l'agricoltura biologica ha una propria linea di prodotti. Per l'azienda, la concimazione organica è un obiettivo che sarà tenuto presente in tutte le fasi di sviluppo futuro. La concimazione organica è l'obiettivo, e Hauert terrà presente questo obiettivo nei passi futuri.

Centinaia di liste Word ed Excel

La Hauert ha un sistema di gestione della qualità ISO 9001 esistente da anni, che prima era gestito con lo strumento Viflow/Windream e innumerevoli documenti Word ed Excel. La responsabilità centrale era del responsabile della qualità e richiedeva molto tempo, poiché le informazioni dovevano essere aggiornate in vari sistemi e documenti. Inoltre, la Hauert è obbligata a mantenere un sistema di controllo interno ICS. Con la scadenza del prossimo audit ICS, si cercava una nuova soluzione integrata per la gestione della qualità e l'ICS. Nel processo, Hauert si è imbattuto nel software QM ELIZA. Questa soluzione basata sul cloud combina processi, organizzazione, conoscenza e controllo (ICS) in un'unica interfaccia chiara. Questo suonava convincente e il contatto è stato fatto con Eliza AG. In seguito, è stata creata un'installazione di prova con la quale il project manager e il CEO hanno mappato indipendentemente l'ICS esistente e i processi più importanti.

La soluzione ottimale

La soluzione ha colpito fin dall'inizio per la sua facilità d'uso e il collegamento di tutte le informazioni su rischi, processi, misure, unità organizzative e dipendenti. Dopo una breve fase di test, Hauert ha deciso di introdurre il nuovo software QM passo dopo passo, sostituendo così l'attuale, ingombrante panorama di strumenti. I criteri importanti per la decisione erano:

• Soluzione moderna dal cloud
• Facile da usare
• Combinazione di ICS, qualità e gestione dei processi in un'unica soluzione
• Possibilità di manutenzione decentralizzata da parte di diversi dipendenti con diverse autorizzazioni
• Fornitore locale (brevi distanze, tempi di risposta rapidi)
• Integrazione nell'ambiente IT esistente (collegamento a Microsoft Dynamics Navision, login con Active Directory, collegamento del sistema di archiviazione con Sharepoint)

Introduzione graduale a Hauert

In una prima fase, la mappa del processo è stata creata e il deposito ISO è stato trasferito a ELIZA. Con la costruzione della mappa dei processi, tutti i processi importanti sono stati nuovamente registrati come diagrammi di flusso BPMN. Allo stesso tempo, sono state assegnate le responsabilità dei processi. L'ICS e la gestione dei rischi sono stati implementati in una seconda fase. Inoltre, la connessione a Microsoft Dynamics Navision è stata attivata per sincronizzare automaticamente tutti i dati dei dipendenti dal sistema ERP nel nuovo software. Infine, nella terza fase, tutti i contratti importanti sono stati registrati nel sistema di gestione dei contratti di ELIZA. Anche il miglioramento continuo e la gestione dei reclami dei clienti sono stati migrati da diverse liste Excel al modulo ELIZA "Q messages". Con l'introduzione graduale, sono stati eliminati numerosi documenti Word ed Excel. L'azienda Hauert ha ora un sistema di gestione della qualità moderno e facile da mantenere, che è un grande piacere da usare nel lavoro quotidiano e incontra grande accettazione tra i dipendenti. "ELIZA ci ha impressionato fin dall'inizio. Il funzionamento semplice e i collegamenti intelligenti tra le informazioni ci fanno risparmiare tempo prezioso nella manutenzione dei dati", dice Nicole Kramer, project manager di Hauert.

Importazione di dati esistenti

Per Hauert, era importante importare quanti più dati esistenti possibile nel nuovo software. Così, tutti i dati dei dipendenti da Dynamics Navision potrebbero essere migrati automaticamente. I messaggi Q esistenti potrebbero anche essere trasferiti direttamente da un Excel a ELIZA. Grazie alle diverse interfacce di questo software, è possibile importare o sincronizzare ulteriori stock di dati in futuro.
I seguenti moduli ELIZA sono attualmente in uso a Hauert:

• Organizzazione e risorse umane
• Processi e cifre chiave
• ICS con gestione di rischi, opportunità e obiettivi
• Gestione dei contratti
• Q-messaggi (reclami dei clienti e suggerimenti per il miglioramento)

Successivamente, ELIZA sarà incorporato nel nuovo ambiente informatico. Verrà implementato il single sign-on con Office365. Inoltre, ora è pronta una soluzione per la certificazione ISO delle filiali, che può essere integrata con uno sforzo minimo. Il CEO Philipp Hauert esprime la sua soddisfazione per la nuova soluzione. "Con ELIZA, abbiamo finalmente trovato uno strumento che può tenere il passo con i cambiamenti agili all'interno della nostra azienda. Mi mostra continuamente un quadro aggiornato del panorama dei processi e delle persone responsabili".

Successo dell'audit di sorveglianza ISO 9001 e ICS

Il primo test di ELIZA è stato l'audit di monitoraggio ISO. Questo ha avuto luogo nel dicembre 2020 ed è stato completato con successo. L'audit dell'ICS è seguito poco dopo. In precedenza, il rapporto ICS doveva essere preparato con un noioso lavoro manuale. Grazie alle diverse opzioni di esportazione di ELIZA, questo può essere creato automaticamente come documento Word e messo a disposizione dei revisori. Le esportazioni Excel servono come strumenti di lavoro non solo per l'azienda ma anche per il revisore. Il tempo così guadagnato può essere utilizzato per compiti a valore aggiunto.