Benchmarking

Spesso si pagano prezzi molto diversi per gli stessi beni e servizi, e le grandi aziende non sempre hanno i migliori accordi. Una ragione è certamente l'insufficiente formazione di alcuni acquirenti nelle capacità di negoziazione. Incomprensibilmente, più venditori sono ancora addestrati a vendere con successo che acquirenti a negoziare con successo.

Previsioni sull'andamento dei prezzi

Tuttavia, la ragione dei prezzi troppo alti è un monitoraggio inadeguato dei mercati volatili. Ma i deficit di formazione e di osservazione del mercato sono facili da rimediare. L'Associazione svizzera per la gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti procure.ch sostiene le aziende in entrambe le aree. (vedi riquadro).

I responsabili degli acquisti hanno già utilizzato con successo i benchmark nei processi strategici e operativi per molti anni e li usano per monitorare le tendenze attuali e i rischi di prezzo nei rispettivi mercati. Per quanto riguarda la situazione attuale del mercato e gli sviluppi precedenti dei prezzi, vengono fatte previsioni a breve e a lungo termine sull'ulteriore sviluppo dei prezzi, che permettono raccomandazioni concrete per la selezione di una strategia di acquisto adatta e il tempo di acquisto più favorevole.

Strumenti di monitoraggio del mercato Offerte e bandi di gara

L'osservazione classica del mercato si effettua ottenendo offerte per telefono o per iscritto. Sempre più spesso, questo strumento viene integrato o sostituito da bandi di gara via Internet. A causa del tempo e delle spese necessarie, molti beni e servizi sono messi in gara solo una o due volte all'anno. Nei mercati volatili, questo è un rischio da non sottovalutare.

Indici di prezzo e benchmark

Questo è un grande svantaggio delle gare d'appalto, così che sempre più aziende usano anche indici di prezzo e benchmark.

Indici dei prezzi

Gli indici dei prezzi forniscono una rapida panoramica della situazione attuale del mercato. Per quanto riguarda l'origine dei dati, ci sono due tipi di indici: quelli alimentati dai venditori o quelli alimentati dai compratori. Questi ultimi includono, per esempio, gli indici per le materie prime, l'acciaio, l'elettricità, il gas o il trasporto nei rispettivi specchi dei prezzi della BME. I fornitori di dati per i prezzi effettivamente pagati sono membri delle associazioni d'acquisto BME o procure.ch. Gli indici dei prezzi dovrebbero contenere solo i tassi di contratto o solo i tassi spot, perché si tratta di due diversi sottomercati.

Gli indici dei prezzi sono formati da valori medi; i prezzi individuali non possono essere identificati. Tuttavia, sono molto utili perché si può vedere rapidamente se i propri prezzi sono ancora vicini ai prezzi correnti del mercato, cioè se si è ancora "in tendenza". L'utilità degli indici di prezzo esterni è particolarmente elevata se si dispone di indici interni che hanno una struttura simile a quelli esterni. È abbastanza facile creare indici interni perché tutti i dati necessari sono disponibili. In futuro, il confronto degli indici esterni con quelli interni dovrebbe far parte del toolkit di osservazione del mercato di ogni acquirente. Tuttavia, per indagini più fini che tengano conto di prezzi e quantità individuali, è necessario anche lo strumento del benchmarking.

Analisi comparativa dei prezzi

Il benchmarking dei prezzi confronta i prezzi pagati dagli acquirenti, al contrario delle quotazioni e delle offerte. La pratica comune è che gli acquirenti forniscano a BME, per esempio, i loro prezzi netti concordati per l'acciaio, l'energia, le parti C, i trasporti, i servizi di pacchi ed espressi, e la gestione della flotta e dei viaggi. La BME salva i dati, li confronta tra loro e prepara i risultati del confronto in modo che ogni partecipante possa vedere a che punto del mercato si trova per ogni prodotto o servizio (Figura 1).

Un confronto dettagliato dei prezzi è significativo solo se il valore rispettivo dei clienti dei partecipanti al benchmark è incluso nell'analisi dei risultati. Pertanto, l'informazione sui prezzi deve essere collegata all'informazione sulla quantità in un periodo di tempo. In pratica, questo periodo è prevalentemente l'anno civile.

Per il benchmarking, un ritmo trimestrale si è dimostrato efficace, a meno che i prezzi non fluttuino fortemente. In questo caso, un confronto dei prezzi più frequente può essere utile, soprattutto se le riduzioni di prezzo superano i costi del benchmarking.

Cifre chiave come indicatore di performance per gli acquisti

Anche la vista interna è necessaria. Con un sistema di cifre chiave, la gestione, il controlling e gli acquisti ricevono un insieme di strumenti che non solo riflette la performance degli acquisti, ma la controlla anche. Il benchmarking può essere uno strumento per sviluppare gli acquisti in una variabile aziendale strategica, in una funzione che non solo esegue l'elaborazione degli ordini, ma apporta anche contributi di valore.

Le cifre chiave degli acquisti sono spesso raccolte in modo irregolare e non sono analizzate sistematicamente. Inoltre, l'attenzione è di solito concentrata sulle figure chiave operative, mentre i sistemi di figure chiave strategiche sono trascurati. Questo è il motivo per cui si dovrebbero usare le cifre chiave: 

• Determinazione dello status quo: una valutazione quantitativa e qualitativa dell'organizzazione di acquisto attraverso figure chiave neutrali porta a una maggiore trasparenza riguardo ai processi e ai costi negli acquisti.

Acquisti - dimensione strategica

• Misurazione dell'efficienza: Il confronto anonimo con aziende dello stesso gruppo industriale e delle stesse dimensioni fornisce affermazioni neutrali e affidabili sulla qualità della propria organizzazione di acquisto.
• Ottimizzazione: "Guardare oltre la fine del proprio naso" permette di identificare rapidamente il potenziale di miglioramento.

In questo modo, l'adempimento di certi criteri può essere definito come un fattore di successo per un rendimento più elevato e gli strumenti operativi possono essere utilizzati per aumentare l'efficienza nel senso delle migliori pratiche.

Controllo continuo

Oltre alla sua funzione di informazione e controllo, il sistema KPI serve anche come meccanismo di allarme preventivo, monitorando l'evoluzione dei processi e dei costi, permettendo di identificare i punti critici nelle prestazioni di acquisto.

Dal 2007, il BME determina le "cifre chiave TOP" per misurare l'efficienza e l'efficacia degli acquisti (Figura 2). Oltre ai valori medi per settore e classe di fatturato, nel 2010 sono stati creati anche i valori best-in-class, che forniscono informazioni preziose per la derivazione della "best practice". L'attenzione è stata posta sugli indicatori chiave di performance. La significatività dei risultati aumenta quando i valori medi vengono confrontati con il best-in-class. Come si è scoperto, le organizzazioni best-in-class a volte hanno valori che sono circa il 50% migliori della media.

Con 176 partecipanti che rappresentano un volume di acquisti di quasi 200 miliardi di euro e circa 20.000 dipendenti negli acquisti di tutti i gruppi industriali e di tutte le dimensioni delle aziende, le "TOP key figures in purchasing" hanno un ri

Rappresentativo e ad alto beneficio

carattere di presentazione. Gli sviluppi significativi degli ultimi cinque anni includono due valori in particolare:

1. costi di acquisto come percentuale del volume di acquisto

Questa cifra chiave riflette molto bene l'efficienza dei processi di approvvigionamento e i costi associati. Rispetto all'inizio del sondaggio, questo valore è migliorato notevolmente. Anche se il valore è aumentato di circa il cinque per cento nell'anno di crisi 2009, ciò è stato dovuto non da ultimo al minor volume di acquisti. Nel 2010, questo valore è migliorato di circa il dieci per cento rispetto all'anno precedente; attualmente è sotto il livello del 2008. Le misure introdotte nel 2009 sono entrate in vigore solo nel 2010 e il volume degli acquisti è aumentato di circa il cinque-dieci per cento nello stesso periodo. Insieme alla cifra chiave "costo del processo di ordinazione", questo è l'indicatore di performance chiave per l'efficienza dei processi di acquisto.

2. tasso di reclami e rispetto delle date di consegna

È imperativo che queste metriche siano utilizzate per la definizione degli obiettivi da parte degli acquirenti. Mostrano un chiaro legame con il contributo di profitto degli acquisti e la loro capacità di riconoscere e promuovere la performance dei fornitori. Il tasso di reclami del cinque per cento (valore di picco nell'industria automobilistica) significa circa cinque milioni di euro per una cattiva prestazione in un volume di acquisti di 100 milioni di euro, per i quali si potrebbe facilmente finanziare personale adeguato per la qualificazione dei fornitori. Nel 2011, il tasso di consegna puntuale di circa l'80% era allarmante, il che dovrebbe portare a misure di sviluppo dei fornitori che possono essere rapidamente ammortizzate.

Oggi, i servizi di benchmark del BME sono uno standard uniformemente riconosciuto per misurare l'efficienza dei processi e dell'organizzazione negli acquisti e allo stesso tempo un'espressione della performance del settore. Il beneficio dell'osservazione regolare del mercato e la misurazione dell'efficienza dell'azienda ripaga in ogni caso, perché è molto al di sopra dei loro costi.