Lontano dalla tigre di carta

rau Ruprecht, quali sono state le ragioni della ristrutturazione del sistema di gestione?

La tempistica per l'ulteriore sviluppo è derivata dalla crescita dell'azienda nel corso degli anni, dai cambiamenti nell'organizzazione e nei processi, nonché dalle nuove nomine a posizioni dirigenziali, ad esempio anche il responsabile della gestione della qualità.

In che modo la crescita dell'azienda ha influenzato i requisiti del sistema di gestione?

Le strutture più complesse con diverse sedi e nuovi processi hanno portato al fatto che la routine quotidiana è cambiata sempre più dal

Strutture sempre più complesse

sistema e quasi nessuno si identificava più con esso. Inoltre, l'integrazione delle nuove filiali di Yverdon e Sierre, aggiunte nel 2010, ha portato nuove sfide: anch'esse dovevano far parte del sistema e quindi essere certificate. Un sistema di gestione bilingue è diventato quindi un'esigenza.

Come ha reagito Bardusch a questa realizzazione?

Ci siamo posti una domanda fondamentale: "Come azienda di servizi, abbiamo bisogno di un sistema di gestione?". Nel corso di una riunione di gestione, abbiamo concordato all'unanimità un sistema di gestione. Tuttavia, le condizioni generali per tutti erano chiare: doveva essere "un sistema di gestione vitale", snello, pragmatico, facile da capire e applicabile per tutti.

Quali sono i requisiti specifici che il vostro sistema di gestione contemporaneo e vitale deve soddisfare?

Il sistema mappa la vita quotidiana ed è bilingue in tutto. La manutenzione dei processi e dei documenti è semplice e una funzione di ricerca aiuta a trovare i documenti. Inoltre, la rappresentazione del processo tiene conto delle esigenze delle diverse funzioni nell'azienda e riflette il ciclo PDCA. Il processo di miglioramento continuo è facile da gestire e documentare. La portata del sistema di gestione si basa sul principio centrale: quanto necessario - il meno possibile.

Come avete realizzato questi obiettivi?

La prima domanda era quale software avremmo usato per mappare il sistema di gestione. Abbiamo valutato varie soluzioni software e alla fine abbiamo deciso per IMS PREMIUM.

Perché avete scelto IMS PREMIUM?

La maggior parte delle soluzioni software sono limitate alla gestione dei processi e dei documenti. IMS PREMIUM ci ha offerto la possibilità aggiuntiva di rappresentare l'organizzazione dell'azienda, gestire il processo di miglioramento continuo e mappare i rischi. La ragione più importante, tuttavia, era che IMS PREMIUM è un software pragmatico, facile da capire e da usare e quindi costituisce la base ideale per implementare un sistema di gestione orientato alla pratica. Abbiamo adottato un approccio classico dall'alto verso il basso, cioè abbiamo iniziato rivedendo la dichiarazione di missione e, sulla base di questa, abbiamo definito la mappa dei processi e l'organizzazione. Su questa base, ho condotto un'analisi dei processi con i rispettivi proprietari dei processi. Insieme abbiamo strutturato per ogni

Riunire

Il processo ha ridefinito la struttura e definito il futuro contenuto del processo. I nuovi processi sono stati sviluppati in workshop con i team di processo e poi trasferiti immediatamente a IMS PREMIUM. Così facendo, abbiamo seguito naturalmente la struttura del software; la sua semplicità ci è stata molto utile. Una volta che il contenuto dei documenti è stato rivisto, è stato dato loro un nuovo layout e anche trasferito a IMS PREMIUM. Dopo aver creato le basi e le specifiche, abbiamo costruito anche l'organizzazione e i moduli CIP "lungo la strada". Infine, abbiamo tradotto i nuovi contenuti dei processi e dei documenti svizzeri in francese e li abbiamo anche integrati.

... e tutto questo in poco più di un anno

Sì, la tempistica per sviluppare e implementare il nuovo sistema di gestione era ambiziosa, ma abbiamo avuto successo. A maggio abbiamo ottenuto la ricertificazione del sistema di gestione nella Svizzera tedesca e a settembre Yverdon è stato ricertificato e Yverdon BCS e Sierre. Il successo dell'implementazione è stato raggiunto grazie all'impegno di tutti i dipendenti coinvolti. Tuttavia, l'ampio sostegno al progetto all'interno dell'azienda è stato certamente un fattore che ha contribuito. Il top management era unito dietro il progetto fin dall'inizio e mi ha sostenuto ovunque fosse necessario. Sia il nuovo sistema che IMS PREMIUM sono stati accolti molto bene da tutte le persone coinvolte.

Qual è la sfida attuale dopo l'implementazione del sistema di gestione?

Con il nuovo sistema di gestione basato su IMS PREMIUM, abbiamo raggiunto gli obiettivi che ci eravamo prefissati. Il Gruppo Bardusch ha creato un sistema di gestione moderno, pragmatico e snello. Ma naturalmente sarebbe sbagliato riposare sugli allori; ora è più importante assicurare il trasferimento alla vita quotidiana. I processi definiti devono ora essere vissuti e applicati. Con il modulo CIP, ora gestiamo centralmente il nostro processo di miglioramento; qui, è importante rimanere sulla palla in modo disciplinato e documentarlo. Attualmente siamo ancora in una fase di formazione per assicurare un'implementazione di successo fino alla base. Tuttavia, l'esperienza iniziale mostra che il nuovo sistema viene utilizzato attivamente.