Audit su chiamata: documenti sempre aggiornati

Dl trattamento di adulti, bambini e adolescenti nelle cliniche psichiatriche o nelle cliniche di psichiatria forense è il compito principale del gruppo Vitos GmbH. Con 3363 posti e letti di degenza e diurni, Vitos è il più grande fornitore dell'Assia di trattamenti ambulatoriali, diurni e di degenza completa per i malati mentali. 9400 dipendenti trattano e curano 33000 pazienti interni/pazienti parziali e 170000 pazienti esterni ogni anno. Parte del gruppo Vitos è la Vitos Haina gemeinnützige GmbH. Comprende due cliniche psichiatriche, case residenziali per persone con malattie mentali e/o handicap mentali e un ambulatorio forense. Un totale di circa 1200 persone sono impiegate. Le cliniche hanno un sistema di gestione della qualità secondo ISO 9001. "Attualmente sono in corso quattro certificati ISO 9001 e uno secondo KTQ", spiega il coordinatore della gestione della qualità Jörg Imbeck. Attualmente sono in corso i preparativi per adattarsi agli ultimi standard, il che comporterà la fusione di tutti i certificati esistenti in un unico certificato ISO.

Gestione dei documenti supportata da software

Il sistema software MS QDS della Management Software Quality Development Systems AG (vedi box) dovrebbe fornire servizi preziosi in questo processo. Vitos Haina utilizza il modulo MS LDS per la gestione dei documenti. Tutti i manuali e gli altri documenti rilevanti per la gestione della qualità così come per le certificazioni sono accessibili per mezzo di questo software attraverso un'interfaccia utente basata su Windows. MS LDS persegue l'obiettivo di mantenere tutti i documenti sempre aggiornati - sempre coordinati con la mappa dei processi del rispettivo cliente e con il rispettivo standard di qualità, sia esso ISO 9001:2008, OHSAS o ISO/TS 16949, a seconda del settore, come principio organizzativo. Tutti i documenti possono essere richiamati, letti e, se necessario, adattati tramite menu ad albero. E qui sta una caratteristica speciale di MS LDS: il software "ricorda" quali altri documenti devono essere adattati in caso di cambiamento. Questo significa che non si dimentica nulla se, per esempio, è necessario un nuovo standard. Inoltre, l'intera storia dei cambiamenti può essere tracciata per ogni documento. Questo rende il processo comprensibile ai revisori a prima vista.

Funzionamento facile da capire

Questi sono solo alcuni degli argomenti che hanno portato alla decisione a favore di MS LDS. Il funzionamento semplice e intuitivo è anche convincente, come sottolinea Jörg Imbeck. Un altro grande vantaggio è la possibilità di eseguire diverse strutture in parallelo (per esempio, secondo la vecchia e la nuova standardizzazione). Ogni documento esiste fisicamente solo una volta e può essere assegnato a diverse strutture di cartelle tramite l'applicazione del database. L'amministratore può tracciare esattamente quali documenti sono consultati, con quale frequenza e da chi. Questo permette di trarre conclusioni su eventuali esigenze di formazione.

Come venivano gestiti in passato i compiti che MS LDS assume ora? "Prima di MS LDS, usavamo MS Doku di Martin Stumpe AG. Da questo punto di vista, è stato effettivamente un aggiornamento. Anche prima di MS Doku, lavoravamo più o meno con mani e piedi, cioè con documenti Word ed Excel. Inoltre, ho programmato io stesso una soluzione HTML, in modo che ci fosse almeno una sorta di interfaccia web-based per la lettura. Ma un giorno questo non era più sufficiente", spiega.

Integrazione con Microsoft Office

Pertanto, era necessaria una soluzione professionale. Nel team, sono stati formulati i requisiti che un software deve soddisfare, ed è stata creata una specifica completa dei requisiti. I membri del team hanno iniziato a cercare individualmente le soluzioni che corrispondevano al profilo dei requisiti. "Abbiamo invitato diversi produttori a presentarci le loro soluzioni", ricorda Jörg Imbeck. "Abbiamo certamente esaminato dieci soluzioni software. Alla fine, ne rimasero due, tra cui MS Doku". Tra i requisiti chiave c'era una chiara separazione tra la pagina di sola lettura e la pagina per gli editori. La pagina di sola lettura consiste in una pagina web che può essere pubblicata sulla intranet tramite un server web. Questo assicura un rapido accesso al manuale QM per ogni dipendente senza dover inserire ulteriori dati di accesso. Inoltre, il software doveva integrarsi bene con il mondo Office con Excel, Word e PowerPoint. "E deve anche permetterci di programmare, cioè personalizzare, parti della pagina di lettura noi stessi", continua Imbeck. Questo evita di dover dipendere dal fornitore per ogni cambiamento, nel bene e nel male. E ultimo ma non meno importante: Il tutto non poteva nemmeno costare troppo. E così la decisione è stata presa a favore del prodotto Martin Stumpe AG e MS LDS della Management Software Quality Development Systems AG come soluzione successiva.

Documenti chiaramente collegati

L'implementazione, compresa la formazione dei dipendenti, ha avuto luogo nel più breve tempo possibile. "È andato tutto liscio", dice Jörg Imbeck, "specialmente il passaggio da MS Doku a MS LDS. Le persone che lavorano direttamente con il software ne apprezzano la stabilità e la facilità d'uso. "Gli utenti hanno subito notato che il programma rende il loro lavoro più facile", risponde Imbeck quando gli si chiede dell'accettazione tra i dipendenti. E sta già pensando ai prossimi passi: "Attualmente stiamo testando i moduli MS MDS per la gestione delle cifre chiave e MS ADS per un migliore controllo degli audit". Jörg Imbeck attribuisce un'importanza particolare allo sforzo di poter automatizzare il maggior numero possibile di standard. Un software basato su database come MS QDS, in cui i documenti possono essere collegati non per nome ma per ID unico, forma una buona base per questo. Può solo raccomandare alle altre aziende di tenerne conto nella scelta di un prodotto. È anche necessario definire in anticipo esattamente quali caratteristiche di controllo devono essere registrate nel software per i propri documenti. Un'altra raccomandazione basata sulla sua esperienza personale: "Un produttore di software deve offrire un servizio veloce ed essere in grado di reagire rapidamente alle richieste dei clienti". Un punto che Jörg Imbeck vede realizzato da MS QDS