eseguire le istruzioni

Meno regole e specifiche portano più impegno e motivazione nella squadra. Nella comunicazione c'è una gradazione con chiare differenze. Il livello inferiore è il desiderio del capo su come deve essere fatto un lavoro. Con il suo "desiderio" mostra al dipendente come immagina il lavoro da svolgere e lascia all'interessato la libertà di muoversi entro i limiti di tolleranza. I valori limite devono comunque essere mantenuti. Tipica delle conversazioni è la formulazione "vorrei...", "immagino...", "vorrei...". C'è ancora spazio di manovra nel completamento del lavoro, solo il risultato del lavoro e la data finale sono specificati. Un'istruzione non lascia spazio di manovra. Si tratta di criteri fissi, che devono essere mantenuti, altrimenti ci possono essere delle conseguenze. Una violazione di questo è una chiara cattiva condotta. Frasi tipiche sono: "Ti ordino di...", "Devo chiederti di...", "Devi prestare attenzione a...". Le istruzioni si basano anche su norme che devono essere osservate per legge.

Il metodo del "caso peggiore" descrive lo scenario peggiore che si verifica se il regolamento non viene seguito ("Immagina gli effetti/svantaggi che possono verificarsi se il regolamento non viene seguito"). Le conseguenze negative del mancato rispetto di un'istruzione fanno nascere paure tra i dipendenti. La conformità diventa quindi obbligatoria. Il capo dovrebbe iniziare con il "caso migliore", cioè i vantaggi della conformità.

"Binari di guardia" invece di regole rigide
In molte aziende, non c'è troppa poca, ma troppa regolamentazione. Questo limita il pensiero indipendente dei dipendenti, e la maggior parte di loro ha la sensazione di ricevere ordini. Per questo esiste il termine "guard-rail", all'interno del quale ognuno può muoversi quando svolge il proprio lavoro. I guard rail possono essere paragonati al traffico stradale. Se si tocca una barriera d'urto, di solito a causa di un errore di guida, si verifica un danno. Mostrano la strada, ma lasciano ancora spazio di manovra; ognuno può muoversi liberamente all'interno delle barriere di protezione, ma deve rispettare i valori limite. È come nel traffico stradale: a differenza delle regole fisse, non ci sono specifiche rigide per le barriere antiurto che devono essere rispettate a tutti i costi, quindi la squadra si assume una certa responsabilità per se stessa.

Le istruzioni devono stare in piedi e non essere ritirate o cambiate di nuovo in breve tempo. La rielaborazione non è esattamente vantaggiosa. Esempio: un orario di lavoro o di pausa cambiato. Le decisioni spontanee sono rischiose, spesso le decisioni devono maturare prima di essere attuate. In alternativa, un'istruzione può essere esplicitamente designata come "test" per un certo periodo di tempo dopo aver consultato il personale (prova).

"Ogni eccezione a una regola dovrebbe essere definita come un caso individuale".

Non ci dovrebbero essere eccezioni per la conformità, si applica a tutti, senza eccezione, compreso il capo stesso. Più la squadra è coinvolta in una direttiva, meglio è. Chi può partecipare si sente coinvolto. Certo, non si può accontentare tutti, alcuni sono sempre contrari e hanno le loro ragioni. Con ogni istruzione, tra i dipendenti sorge la domanda su quale sia il suo beneficio. Più un'istruzione tiene conto degli interessi dei dipendenti, meglio è. Se i cambiamenti arrivano improvvisamente e inaspettatamente, il capo deve aspettarsi una resistenza.

violazione di un ordine
Se una sola persona viola un'istruzione, questo di solito ha un impatto sui colleghi. Poi nasce il cosiddetto "effetto valanga". Se i colleghi notano che qualcuno sta violando le istruzioni, c'è il rischio che anche loro non rispettino l'istruzione e aspettino di essere presi e interpellati. Anche piccole violazioni di un'istruzione causano grandi costi e possono interrompere la logistica. La notifica tempestiva dell'impossibilità di rispettare una scadenza dovrebbe far parte dei doveri dell'impiegato, prima è meglio è. Se l'informazione è data in tempo utile, può essere possibile trovare una soluzione alternativa per il lavoro in scadenza.

Il supervisore non è solo responsabile della conformità, ma deve anche comandare il rispetto e far rispettare le istruzioni. Il personale deve quindi rispettare le regole senza eccezioni. Ogni eccezione a una regola dovrebbe essere definita come un caso individuale e, nel contesto di un trattamento uguale per tutti, dovrebbe essere raramente riconosciuta. Se il superiore cede in un caso individuale, questo mina la sua autorità. Il mancato rispetto di un'istruzione deve essere seguito da una discussione critica con la persona interessata.

Se la discussione sulle critiche non ha successo, è necessario un avvertimento scritto. Il riferimento ai passi del diritto del lavoro è di grande importanza quando si emette un avvertimento. In termini di diritto del lavoro, il superiore, come rappresentante della direzione, ha l'autorità di istruire e controllare nella sua area di competenza. Il dipendente ha un "dovere di obbedienza" nei suoi confronti.

La strategia 4-B per i regolamenti:

1.) Rendere noto
Le istruzioni date all'improvviso e senza preparazione sono accolte con scetticismo. Quindi: prima discutere e dibattere, poi introdurre ufficialmente.

2.) Descrivere
Le formulazioni imprecise sollevano domande e generano confusione. Quindi: dare informazioni chiare e non ambigue (chi fa cosa, quando, come e dove?), senza diverse interpretazioni.

3.) Giustificare
I regolamenti che sembrano arbitrari sono di solito respinti. Quindi: Mostra la necessità e i vantaggi e spiega perché sono necessari.

4.) Partecipa
Considerare i regolamenti, nella cui pianificazione e realizzazione sono coinvolti i dipendenti, come affari propri. Quindi: opinioni, suggerimenti
È essenziale permettere e prendere in considerazione qualsiasi suggerimento e proposta.