Ridurre i costi di approvvigionamento

Nella letteratura specialistica relativa alla gestione dei materiali, si può leggere che i costi effettivi del processo (selezione dei fornitori, elaborazione degli ordini, logistica) possono talvolta essere il doppio del valore della merce. Le ragioni sono complesse: la selezione dei fornitori richiede molto tempo e l'assortimento degli articoli deve essere mantenuto. Spesso ci sono diversi fornitori coinvolti, il che significa un gran numero di ordini e consegne, più l'alto costo dell'elaborazione delle fatture. E non tutti i pazienti hanno semplicemente bisogno di un prodotto standard: l'ordinazione e la distribuzione specifica per il paziente aumenta ancora di più lo sforzo. Con così tanto lavoro amministrativo, il compito principale passa in secondo piano: la cura del paziente.

Più tempo per i compiti principali
Le misure sono ovvie: meno fornitori, un assortimento più snello, un sistema di ordinazione specifico per il paziente, una consegna consolidata dell'intero assortimento con meno ricevute di merce, processi logistici interni ottimizzati ed eventualmente anche un servizio di liquidazione delle scorte. Questo desiderio era il comando del produttore svizzero di materiale di consumo medico IVF HARTMANN AG: Nell'ottobre 2017, l'azienda di Neuhausen a. Rheinfall ha lanciato una piattaforma di approvvigionamento digitale chiamata HARTMANNeasy. Attraverso un ordine centralizzato e ottimizzato di tutti i materiali di consumo medici, una consegna consolidata e una fattura mensile consolidata, i processi logistici sono ottimizzati in modo tale che il personale infermieristico possa concentrarsi maggiormente sul suo compito principale, la cura. Inoltre, i costi possono essere risparmiati a lungo termine. "Grazie all'ottimizzazione dei processi e a HARTMANNeasy, siamo stati in grado di ridurre di un buon terzo i costi e gli sforzi amministrativi legati all'intero processo di ordinazione e alla gestione delle scorte", afferma Ingrid Markart, direttore generale della casa di cura PeLago vicino a Rorschach. "Prima avevamo troppi fornitori diversi, spesso dovevamo pagare supplementi per piccole quantità e avevamo molti magazzini. Di conseguenza, molte persone erano coinvolte, ma nessuno aveva una visione completa. Duplicazioni e 'economia di carta' erano il risultato".

HARTMANNeasy può essere adattato alle esigenze del rispettivo destinatario. La variante più semplice: l'ordine di uno o più destinatari di merci viene consegnato direttamente al magazzino centrale ad un indirizzo centrale. L'ordine è contrassegnato con i singoli destinatari delle merci e può quindi essere assegnato direttamente. Opzionalmente, questa consegna del magazzino centrale può anche essere ordinata secondo i reparti, e per un supplemento di servizio del 10 per cento, è anche possibile un servizio a corriere singolo: il servizio a corriere singolo arriva a un orario concordato, disfa la merce e la consegna direttamente ai singoli reparti. Questo sgrava il personale al massimo e lascia ancora più tempo per le cure.

Moduli aggiuntivi lanciati
Ma non è tutto: per migliorare i processi interni nelle case di cura e di riposo è stato sviluppato il modulo HARTMANN easyCare. Si tratta di un sistema digitale di gestione dei residenti e del reparto. I clienti possono usarlo per pianificare una settimana per ogni residente o reparto e ordinare prodotti digitalmente. Sono supportati da una vasta gamma di funzioni come i suggerimenti automatici degli ordini, la generazione di liste di distribuzione o opzioni di consegna personalizzate. Naturalmente, easyCare è direttamente collegato alla piattaforma di approvvigionamento HARTMANNeasy. Più del 95% dei materiali di consumo medici e dei prodotti per l'igiene necessari in una casa di cura possono essere trovati su questa piattaforma. Non vengono offerti solo prodotti di IVF HARTMANN AG, ma anche di altri fornitori.

L'ultima aggiunta è un sistema di gestione automatizzata degli scaffali per cliniche e ospedali. La soluzione easyShelf di HARTMANN controlla il processo di ordinazione e logistica tramite sensori e attiva automaticamente l'ordine richiesto in base a parametri predefiniti. Se necessario, i prodotti sono anche collocati direttamente sugli scaffali. Anche qui, il personale infermieristico è liberato da alcuni compiti amministrativi e può dedicare più tempo alle cure. Grazie al collegamento con HARTMANNeasy, lo strumento può essere utilizzato anche per la gestione del magazzino e i compiti di inventario.

Ottimizzare la cura quotidiana attraverso la digitalizzazione
"La piattaforma di servizi digitali deve essere continuamente ottimizzata e ampliata in futuro sulla base dell'esperienza acquisita, al fine di soddisfare i nostri clienti a lungo termine e in uno spirito di collaborazione", afferma Edward Mulder, responsabile della digitalizzazione presso IVF HARTMANN AG (vedi intervista). Tali innovazioni possono dare un contributo significativo alla ristrutturazione sostenibile del sistema sanitario svizzero, per esempio aiutando a ridurre i costi di approvvigionamento.

Come è andata l'implementazione a PeLago? Ingrid Markart ha trovato importante coinvolgere il suo staff nella valutazione della soluzione fin dall'inizio. "Il personale ha annunciato ciò che non ha funzionato nei sondaggi e ha valutato da solo i suggerimenti per il miglioramento". Ecco perché l'accettazione tra gli utenti è assicurata oggi, e la soluzione funziona senza problemi. Ancora di più: Ingrid Markart vede il successo dell'introduzione di HARTMANNeasy come un elemento di una solida gestione della qualità.