Un rapporto sul campo

Fo INOVAMED GmbH, un sistema di gestione della qualità certificato secondo ISO EN DIN 9001:2008 e ISO 13485- 2012-11 Dispositivi medici è standard da anni. Il sistema QM serve per il rispetto costante dell'alta qualità, la soddisfazione del cliente, la riduzione dei costi, la riduzione dei rifiuti, e infine per il miglioramento successivo e la competitività di un'azienda.

Sistema QM subottimale

Per molto tempo, la documentazione dei documenti rilevanti per la qualità a INOVAMED è stata mappata con file Word, Excel e PDF in una struttura di directory secondo il modello di qualità di Donabedian. I singoli documenti sono stati codificati come A 3.1.1.7.0, dressing boxes.docx. Se questo modello mostra forse delle designazioni di documenti chiaramente strutturate, i due ufficiali del QM Yvonne Krämer e Jörg Sevenich non riuscivano a scrollarsi di dosso la sensazione di essersi affidati finora a un'amministrazione QM troppo astratta.

"Molti dei nostri dipendenti non riuscivano a trovare la loro strada attraverso la giungla di file di descrizioni dei processi, istruzioni di lavoro, liste di controllo e altri aiuti al lavoro, e c'erano molte domande ai funzionari del QM. Uno scenario tipico. Perché lo sforzo di amministrazione e manutenzione dei documenti Q cresceva di giorno in giorno all'infinito. Tanto che la direzione ha tirato il freno d'emergenza e ha messo completamente alla prova la precedente gestione dei documenti Q", spiega il rappresentante QM Jörg Sevenich.

Per trasformare il sistema QM in un sistema vivente che supporti i dipendenti, è stata fatta un'analisi spietata. Quali sono i problemi più comuni, quali sono i requisiti che le parti interessate si aspettano da un sistema ottimale? Come al solito in un processo, alcune difficoltà dovevano essere risolte prima:

• elevato sforzo amministrativo dei Q-documenti, soprattutto per il controllo dei documenti e delle registrazioni - l'aggiornamento del servizio su carta è costoso
• La ricerca di documenti con il contenuto desiderato richiede tempo
• Stress prima dell'audit
• I suggerimenti di miglioramento vengono attuati solo lentamente
• Il lavoro rimane quasi sempre con il QMB
• I dipendenti non hanno alcun vantaggio riconoscibile del sistema QM

Parallelamente all'identificazione delle difficoltà, tuttavia, sono stati definiti i requisiti che un sistema di MQ vivo e benefico dovrebbe soddisfare tra i dipendenti e la direzione.

Conclusione: "Dopo l'analisi, ci è stato subito chiaro che un sistema QM facile da usare con una semplice funzione di ricerca e accesso in ogni posto di lavoro, così come una semplice amministrazione, erano i criteri principali", dice Sevenich. Soprattutto, un QM promuove processi di informazione rapidi, per cui i documenti, le istruzioni di lavoro, le liste di controllo non devono essere trascurati.

C'è un numero ingestibile di fornitori di tali sistemi sul mercato, che spesso hanno prezzi per le aziende più grandi. Per le aziende più piccole, l'investimento nel software, i costi di implementazione e di aggiornamento sono spesso sproporzionati ai benefici.

Un database con Microsoft Access

Così a INOVAMED venne l'idea di programmare il proprio database con Microsoft Access, ma senza alcuna conoscenza di database e Access. Pertanto, l'amministratore delegato Tibbeke Neumann si è rivolto al team babel AG di Herzogenrath, una società di consulenza per la QM e l'efficienza in azienda. In una lunga discussione, divenne subito chiaro che lo sforzo per uno sviluppo in-house sarebbe stato troppo alto, perché non c'era nessun know-how disponibile in azienda.

WikiWiki - la soluzione

Come alternativa, è stato messo in gioco "WikiBabel", che il team babel aveva precedentemente presentato con successo alle aziende come piattaforma QM.

Un wiki è una piattaforma online facile da usare per lo scambio di informazioni e documenti. Tutto ciò di cui hai bisogno è un browser per scrivere e modificare i contributi o per caricare interi file sul wiki. Il nome Wiki deriva dalla lingua hawaiana e significa "veloce". Gli autobus veloci lì sono chiamati WikiWiki, dove il raddoppio in hawaiano sta per l'aumento "molto veloce".

L'idea di base del wiki è il lavoro collaborativo sui testi, integrato da foto o altri media se necessario.

L'idea di base del wiki è il lavoro collaborativo sui testi, integrato da foto o altri media se necessario. Il fatto che ogni partecipante possa contribuire facilmente tramite il browser permette una raccolta collaborativa di conoscenze. Ognuno può memorizzare le proprie conoscenze nel wiki e aggiungere altre conoscenze. Aggiungendo parole chiave e categorizzazioni, si costruisce una struttura che rende facile la ricerca della conoscenza "conservata". Probabilmente l'esempio più noto e più grande è l'enciclopedia libera online Wikipedia.

Per un sistema QM WikiBabel porta molti vantaggi:

1. Wiki-Babel fornisce la piattaforma perfetta per cercare, trovare e collaborare rapidamente.
2. Wiki-Babel offre un alto grado di facilità d'uso perché le pagine sono facili da creare e collegare, le strutture sono facili da progettare e la quantità di formazione richiesta è bassa.
3. Wiki-Babel offre molte estensioni, design e interfacce.
4. Wiki-Babel offre una sofisticata gestione delle versioni (tutte le modifiche sono registrate) e la gestione dei diritti.

In collaborazione con il team babel, Wiki-Babel è stato poi installato anche a INOVAMED sul server dell'azienda. Viene usato il sistema libero Dokuwiki, che è promosso e supportato dalla berlinese Cosmocode come progetto open source.

"In un workshop di due giorni, insieme al team babel, abbiamo definito la struttura dell'interfaccia wiki per un primo dipartimento. Inoltre, è stata progettata la pagina di accesso (il portale). Nelle due settimane successive, abbiamo poi iniziato a creare le altre sezioni del nuovo Wiki QM, che si chiama "Ino-Wiki". Infine, abbiamo presentato il wiki ai circa 66 dipendenti delle due sedi di Aachen e Augsburg", continua Jörg Sevenich.

La nuova struttura di QM Wiki

Per promuovere l'idea del processo di miglioramento continuo, ogni divisione è stata anche dotata di speciali pagine Ino-Wiki che possono essere utilizzate dai dipendenti per suggerimenti di miglioramento, idee, attività. Inoltre, è stata introdotta una cosiddetta funzione postit. Ogni dipendente può postare suggerimenti, consigli e pensieri generalmente utili sul wiki aziendale, a cui può accedere qualsiasi altro dipendente.

"A pochi mesi dall'introduzione, la prima conclusione provvisoria che posso trarre è che Ino-Wiki è stato accolto molto bene da tutti i dipendenti - curiosamente, anche dagli utenti più anziani che non sono così esperti di PC. Tutti hanno i documenti aggiornati sulla loro postazione di lavoro e le modifiche apportate dai supervisori responsabili e approvate dai QMB sono immediatamente disponibili", dice Jörg Sevenich, facendo il punto della situazione.

Fondata nel 1989, INOVAMED si è distinta come fornitore di servizi logistici per studi medici e cliniche, così come per le piccole imprese.

Informazioni su INOVAMED GmbH

INOVAMED GmbH è stata fondata nel 1989 ed è un fornitore di servizi logistici per studi medici, cliniche e strutture mediche. L'azienda gestisce una rete nazionale con più di 120 dipendenti, 300 magazzini esterni e molti negozi specializzati regionali per un'alta accessibilità al cliente.

INOVAMED GmbH è certificata secondo ISO EN DIN 9001:2008 e ISO 13485-2012-11 Dispositivi medici. Il sistema QM è una garanzia per una qualità costantemente alta, la soddisfazione del cliente, la riduzione dei costi, l'eliminazione degli sprechi, il miglioramento continuo e la competitività.