Alte prestazioni per tradizione

"L'auditor è rimasto visibilmente impressionato da quanto ben strutturato siamo in grado di soddisfare i maggiori requisiti delle norme", dice Michael Viete della ricertificazione di successo secondo le norme DIN ISO 9001 e 14001. Il responsabile della gestione della qualità alla Türmerleim GmbH è responsabile della gestione della qualità e del mantenimento del sistema di gestione integrato. Il tecnico chimico formato ha una forte affinità con l'informatica: "Il mio piano originale era di lavorare insieme al nostro responsabile IT per sostituire il precedente sistema di gestione.

"L'accettazione è fantastica, i colleghi lodano soprattutto la funzione di ricerca".

con una piattaforma informatica sviluppata in proprio". Questo era necessario per rispondere alle revisioni 2015 di ISO 9001 e ISO 14001 e per continuare con successo le certificazioni esistenti.

Ancora prima di iniziare a mettere in pratica il suo piano, Viete sente parlare del software orgavision e ordina l'accesso di prova gratuito. "Abbiamo tutti i

Abbiamo implementato documenti e moduli del nostro ufficio acquisti - come descrizioni di processi, istruzioni procedurali e di lavoro - nella versione di prova per verificare quanto il sistema sia pratico per noi", dice il rappresentante di QM. Dopo la fase di prova di quattro settimane, non solo lui, ma anche il suo collega dell'IT e la direzione sono convinti: Orgavision è esattamente ciò di cui abbiamo bisogno in questo momento. "I requisiti standard che sarebbero stati molto complessi per noi nella programmazione del nostro sistema possono essere implementati molto facilmente con orgavision", dice Viete - e fa un esempio:

Implementare facilmente i requisiti standard con un software moderno
Il responsabile della qualità aveva pianificato di strutturare tutti i documenti che descrivono la qualità e la gestione ambientale come file PDF all'interno di un sistema. Questo doveva essere fatto in modo che tutti i processi di lavoro e di ispezione, comprese le modifiche apportate durante gli audit, potessero essere visualizzati. L'azienda voleva anche implementare il requisito di ISO 9001 e ISO 14001 per il controllo dei documenti in un modo facile da usare. Secondo questi standard, la storia di un documento deve essere tracciabile, compresa la storia delle versioni, la revisione e l'approvazione. La sfida qui è che se i processi o le procedure cambiano, di solito non è solo un documento che deve essere cambiato. Tutti i processi associati, le istruzioni di lavoro e i moduli devono essere rivisti. Documentare questo secondo gli standard sarebbe un processo che richiede molto tempo senza il giusto supporto informatico.

"Con orgavision, questa sfida è stata risolta", spiega Viete. L'approvazione e il controllo vengono effettuati tramite un flusso di lavoro: i responsabili del processo ricevono una e-mail e - se necessario - vengono ricordati dei loro compiti. Una volta aggiornato, orgavision trasferisce i nuovi dati a tutti i file collegati e documenta chi ha cambiato cosa e quando. Un altro vantaggio: nell'azienda di 130 dipendenti, ci sono alcuni documenti riservati che non devono essere accessibili a tutti. "In

"Se i processi o le procedure cambiano, di solito non è solo un documento che deve essere cambiato".

orgavision, siamo stati in grado di mappare il nostro sistema di ruoli e diritti", dice il manager di QM. Ora è definito con precisione chi è autorizzato a leggere o cambiare cosa, e chi non lo è.

Alta accettazione da parte degli utenti
Ogni dipendente di Türmerleim con una postazione PC ha accesso a orgavision. "L'accettazione è alta, e i colleghi lodano particolarmente la funzione di ricerca", riferisce Viete. Simile a Google, il sistema funziona con la ricerca di parole chiave e il completamento automatico. Mentre in passato i ricercatori dovevano passare del tempo a cercare un documento su dischi in diverse strutture di cartelle, oggi possono trovarlo in pochi secondi. Anche la funzione di commento sta diventando sempre più popolare: se, per esempio, l'assistente di laboratorio ha un'idea su come ottimizzare un metodo di prova, può commentare la descrizione memorizzata nel sistema di conseguenza. I commenti sono poi inviati via e-mail alle persone responsabili, come il rispettivo proprietario del processo e il rappresentante della gestione della qualità.

Questo rende facile per i dipendenti dare suggerimenti per il miglioramento. Sempre più colleghi di Türmerleim usano la funzione e apprezzano il fatto di poter determinare individualmente la priorità dei loro commenti. Inoltre, tutti possono tracciare cosa diventa il loro suggerimento, perché i responsabili del processo raccolgono e documentano tutti i risultati in orgavision. Dalla prima idea alla documentazione e al monitoraggio delle misure concrete.

Brillare negli audit
Türmerleim è ora certificata secondo ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 per la gestione della qualità e dell'ambiente. Il responsabile della qualità è orgoglioso del primo audit effettuato con orgavision: la ricerca full-text intelligente, per esempio, ha supportato notevolmente il processo di certificazione, perché tutti i documenti appartenenti al processo appaiono immediatamente dopo aver inserito un metodo di prova. "Con orgavision, posso guardare ai futuri audit con fiducia", dice Viete.