Trovare il software giusto

I fornitori di servizi di qualità - che siano indipendenti o incorporati in una società più grande - gestiscono un ufficio proprio come molte altre imprese. In alcuni aspetti importanti, tuttavia, lavorano in modo significativamente diverso dalle imprese commerciali, dagli artigiani o dalle aziende di altri settori. Questo si traduce in una serie di esigenze speciali che dovrebbero assolutamente essere soddisfatte da un buon software di gestione dei progetti.

Registrazione del tempo e delle attivitàI fornitori di servizi eseguono un lavoro che si misura in tempo. Il monitoraggio del tempo è quindi al centro del processo di creazione del valore e allo stesso tempo rende ogni dipendente un utente del software di gestione del progetto.

Rendicontazione e fatturazione dello sforzoIn un'azienda di servizi, tutti i dipendenti interni ed esterni registrano i loro sforzi, servizi, spese e costi esterni per i vari progetti. Questo deve essere fatto in modo rapido, facile, sicuro e indipendente dal luogo. Alla fine del mese, le fatture dei clienti (o le fatture interne) e i rapporti di attività corrispondenti devono essere generati automaticamente, stampati o anche inviati per e-mail al cliente "premendo un pulsante".

Pianificazione e controllo del progettoPer il pre e post-calcolo, il software di gestione dei progetti deve essere in grado di strutturare e pianificare i progetti in modo logico e monitorarli in modo affidabile anche durante la loro realizzazione. Siamo sulla buona strada? O siamo fuori e se sì, quanto? Dove andremo a finire se continuiamo così?

Gestione dei documenti e delle informazioniIl lavoro di molti fornitori di servizi produce di conseguenza documenti e informazioni di ogni tipo. Questi dovrebbero essere memorizzati nel software di gestione del progetto o - spesso meglio - direttamente in una soluzione di gestione dei documenti adatta e specializzata (un cosiddetto "DMS").

Gestione delle relazioniI fornitori di servizi lavorano per e con le persone. Un adeguato software di gestione dei progetti deve quindi prendere in considerazione la complessità della relazione con il cliente, rendendo le connessioni rilevanti per il business visibili e utilizzabili per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto.

Lavoro decentralizzato e mobileI fornitori di servizi sono lavoratori della conoscenza che non lavorano più solo nel loro ufficio, ma presso il cliente, in uffici condivisi, in viaggio, a casa o in qualsiasi altro luogo. Un buon software di gestione dei progetti per i fornitori di servizi deve permettere questo ovunque e in qualsiasi momento, in modo sicuro e affidabile.

Grande bisogno di digitalizzazione tra i fornitori di servizi di qualità
Molti fornitori di servizi lavorano ancora con un miscuglio di strumenti. Non è raro che alcuni di essi siano ancora fatti di carta, il che comporta un'alta percentuale di lavoro manuale. Allo stesso tempo, i numerosi strumenti sono scarsamente integrati e difficilmente in grado di scambiare le loro informazioni tra loro senza ulteriori interventi da parte dell'utente. Questo rende difficile per i fornitori di servizi far fronte alla crescente pressione della concorrenza e della digitalizzazione. Inoltre, i dipendenti più giovani sono poco entusiasti di queste condizioni e quindi preferiscono cercare datori di lavoro che siano aggiornati anche in termini di tecnologia informatica.

L'accettazione e la sicurezza dell'investimento sono le chiavi del successo
Molti progetti di implementazione di software non hanno portato i risultati che i responsabili avevano previsto, o sono addirittura naufragati. Una delle ragioni più comuni è la scarsa accettazione del software da parte dei dipendenti. Cosa dovete fare per evitare che questo accada a voi?

Dare priorità all'accettazione e trasformare gli interessati in stakeholder coinvolgendo tutti nel processo di selezione del software in modo appropriato. La decisione di acquisto che ne risulta deve essere comprensibile e trasparente per tutti. Pianificare e realizzare la successiva introduzione con serietà e con specifiche realistiche.

Infine, ma non meno importante, valutate il vostro software di gestione dei progetti dal punto di vista del business come un investimento che deve ripagare. Con l'aiuto di un calcolo investimento-beneficio, è possibile determinare il periodo di ritorno. Come regola, questo non dovrebbe essere più di due o tre anni dopo l'introduzione del software.

Il processo di una valutazione efficiente e sicura del software
La valutazione del software è un progetto classico e deve essere gestito come tale. Allo stesso tempo, voi come fornitore di servizi di solito avete poca pratica in esso, così che la metodologia gioca un ruolo decisivo per il successo del progetto. In alternativa, puoi assumere un consulente di selezione esperto, o puoi cercare un fornitore di software che ti possa supportare metodicamente nel processo di selezione. Questo vi darà maggiore sicurezza.

Nessun progetto di implementazione dovrebbe essere iniziato senza obiettivi chiari e scritti. Perché solo gli obiettivi scritti portano la chiarezza necessaria, la struttura e il risultato finale desiderato nel processo di attuazione e costituiscono la base per il successo del progetto. Inoltre, assicuratevi che gli obiettivi siano concreti e vincolanti e, soprattutto, che provengano individualmente dalla vostra azienda.

Una selezione di software senza un catalogo di requisiti è come frugare nella nebbia. O sei fortunato e trovi il tuo obiettivo, nel nostro caso un software di gestione dei progetti adatto, o sei meno fortunato e lo manchi, nel nostro caso un software moderatamente o addirittura mal funzionante. La probabilità per quest'ultima è molto più alta, come la pratica dimostra ancora e ancora. Naturalmente, non esiste la "scrofa che depone le uova". Ma il catalogo dei requisiti è ancora il migliore, se non l'unico mezzo per abbinare in modo affidabile le vostre esigenze con le soluzioni software disponibili sul mercato e per garantire alla vostra azienda un software di gestione dei progetti ottimale alla fine.

Viene stilata una longlist tra tutte le soluzioni software presenti sul mercato. Questo viene poi ridotto a una lista breve, che può contenere solo soluzioni software che sono fondamentalmente adatte all'uso da parte di un fornitore di servizi nelle aree di assicurazione o gestione della qualità, gestione dei rischi, gestione dei processi e dei progetti. Solo ora le soluzioni della lista ristretta saranno analizzate e valutate in profondità in un processo sistematico. Quando si prende una decisione di acquisto, è essenziale non solo mettere alla prova il software, ma anche il fornitore. In seguito darà un contributo significativo al successo dell'introduzione e al funzionamento sicuro del software.

E poi è arrivato il momento. Il processo di selezione è finito, il vincitore è stato scelto, e nulla ostacola l'introduzione del vostro nuovo software di gestione dei progetti. Tuttavia, anche ora, assicuratevi di mantenere la "modalità progetto" e assicurate la fase critica dell'introduzione del software con tempo e risorse sufficienti.