La via verso una documentazione di sistema efficace
Come un giardino, la documentazione del sistema di un'azienda richiede cura. Una volta che inizia a crescere, diventa difficile trovare la strada per aggirarlo. Sistematicità, pertinenza e concisione dovrebbero aiutare a mantenere la portata della documentazione di un sistema a un livello utile.
Nessuna cura senza un giardiniere
L'immagine del giardino incolto non è una coincidenza. Chi non conosce la sensazione che i propri documenti stiano crescendo sopra la propria testa e che l'intera documentazione del sistema stia proliferando? Con ogni analisi degli errori, ogni audit e ogni revisione nell'azienda, i documenti esistenti vengono solitamente integrati o ne vengono creati di nuovi. Questo significa che la documentazione del sistema cresce di anno in anno. Questo non è un grosso problema. Lo spazio di stoccaggio elettronico è relativamente economico. I costosi schedari e gli archivi per i documenti cartacei sono necessari solo su piccola scala. I documenti sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo attraverso la rete. Anche la gestione dei documenti è diventata semplice: crearli, rilasciarli e pubblicarli sulla intranet. La crescita della documentazione di sistema è digeribile se non si perde la visione d'insieme.
Mano sul cuore: vedi ancora attraverso? Nel crescente groviglio di informazioni, sta diventando sempre più difficile avere la giusta conoscenza disponibile nel posto giusto al momento giusto. Anche i motori di ricerca nell'archivio e nelle banche dati spesso non aiutano. Il troppo è troppo. Senza cure, senza un giardiniere, non funziona.
Chi mette il recinto del giardino?
Ci sono varie strategie per affrontare la massa di informazioni. Una prima strategia inizia con la documentazione del sistema nel suo insieme. Poiché lo spazio di archiviazione è quasi illimitato, poiché i documenti sono accessibili e quindi rapidamente disponibili indipendentemente dalla stazione di lavoro, e poiché i motori di ricerca in definitiva facilitano il recupero dei documenti e quindi rendono il caos dei documenti apparentemente gestibile, spesso si presta poca attenzione alla portata dell'intera documentazione del sistema. Solo: un giardino troppo cresciuto senza confini diventa un labirinto.
Ma è vero? Il vantaggio del mondo digitale è che siamo molto meno legati dai confini che nel mondo fisico. Il successo dei database di conoscenza su Internet sembra confermarlo. Ma: è facile trascurare che la rilevanza di un contributo non è evidente dal contributo stesso. Fatevi le seguenti domande: è importante per me? O vado dal centesimo al millesimo? Vi rendete conto: la conoscenza è più di un'informazione. Nasce dalla messa in rete delle informazioni. La chiarezza aiuta in questo. E si crea limitando il sistema.
Per questo motivo, i limiti sono importanti nella documentazione del sistema digitalizzato. In termini concreti, questo significa che la documentazione del sistema dovrebbe avere dei limiti in termini di portata: un manuale, per esempio, può essere limitato alla portata di cinquanta pagine, le descrizioni dei processi a una doppia pagina e gli opuscoli a una pagina. Questo dovrebbe essere fatto decisamente per la documentazione del sistema. I limiti portano inevitabilmente alla concisione. Un testo diventa inevitabilmente più denso con lo stesso contenuto e meno spazio. E non di rado, testi più concisi con tabelle o illustrazioni portano a una migliore comprensione.
Naturalmente, la documentazione del sistema deve soddisfare le mutevoli esigenze di un'azienda. Dovrebbe quindi essere adattato, cioè dovrebbe essere possibile allargarlo, ma anche ridurlo. L'obiettivo è quello di raggiungere un optimum tra troppe e troppo poche informazioni. Tuttavia, questo optimum può essere raggiunto solo se qualcuno nell'azienda lo difende. Quindi avete bisogno di giardinieri che sistemino le recinzioni del giardino e le spostino quando è necessario. Idealmente, un team di gestione della qualità e IT - idealmente supportato dalla direzione - analizza le esigenze e definisce il quadro di riferimento. Un sistema comprensibile e principi di documentazione concisi aiutano a rendere il quadro comprensibile per l'implementazione da parte dei dipendenti sul posto.
Chi costruisce i sentieri del giardino?
Una seconda strategia inizia con le strutture del processo. I sentieri del giardino, le aiuole, le aree di seduta, i punti d'acqua e i capanni degli attrezzi devono essere collegati tra loro. Più sono semplici, più velocemente il lavoro in giardino può essere completato. Processi e flussi di lavoro semplici guidano i dipendenti nel loro lavoro ed evitano la necessità di scrivere istruzioni dettagliate in aggiunta al manuale. È importante ricordare che i sistemi sono sempre vicini alla struttura di comunicazione dei loro inventori. Coloro che sono autorizzati a definire una struttura troveranno facilmente il modo di aggirarla. Corrisponde sempre alla sua logica. Guai a chi pensa il contrario. I processi dovrebbero quindi essere sempre pensati in termini di persone che vi lavorano, con tutte le loro differenze e idiosincrasie. I progettisti di processi fanno bene a progettare e mettere in discussione i processi con le persone interessate.
Chi va al compost?
Una terza strategia di ottimizzazione inizia con i singoli documenti. Quando i documenti vivono come le piante, si adattano ai cambiamenti dei processi. Nel processo, nuove cose vengono aggiunte ai documenti: per esempio, la lista di controllo per le visite ai clienti o una fase di test aggiuntiva viene integrata in un'istruzione di lavoro. I cambiamenti in un allegato del documento dovrebbero essere brevemente documentati. Questo rende più facile capire in un secondo momento come si è arrivati alla versione attuale di un documento. La successiva integrazione del testo può rendere necessaria la revisione di passaggi di testo precedenti. Questo richiede tempo. I passaggi esistenti possono anche essere omessi. Ma a volte i passaggi non vengono cancellati per incertezza, perché dopo potrebbe mancare qualcosa. E chi sa perché qualcosa è in un documento? Con l'aiuto dell'appendice di modifica, questo sarebbe molto più facile da capire, per esempio se il documento è stato creato diversi anni fa. Lo scopo e lo scopo di un documento dovrebbero essere brevemente descritti all'inizio. Questo permette di verificare continuamente cosa regola un documento esistente, per esempio un opuscolo, e cosa no.
Spetta quindi ai proprietari dei processi mantenere aggiornati i loro documenti ed evitare un inutile gonfiore. Sono i loro giardinieri, potando le loro piante e portando i rifiuti verdi risultanti al compost. Meta-informazioni come lo scopo, l'ambito e l'allegato di cambiamento li aiutano a fare questo. Dovrebbero essere standard e mantenuti in documenti importanti come manuali, istruzioni di qualsiasi tipo o opuscoli.
I giardinieri intelligenti tagliano regolarmente
Quando il giardino è già troppo cresciuto, un taglio nudo è spesso inevitabile. I giardinieri intelligenti, tuttavia, lavorano in giardino ogni giorno, ma solo brevemente. Con i tagli giusti al momento giusto, lo sforzo di manutenzione può essere ridotto al minimo necessario. Cosa significa questo per la vostra azienda? Date alla documentazione di sistema e alla gestione dei documenti della vostra azienda il peso necessario. Questo eviterà un sacco di tempo inattivo e costi di follow-up.
