DIN EN ISO 9001: 2015: capi, convincete i vostri dipendenti!

Tutte le mani sul ponte: per la qualità in azienda, non sono solo i capi ad essere richiesti, ma soprattutto i dipendenti. Anche il miglior sistema di gestione della qualità non serve a niente se non è vissuto e messo in pratica dai dipendenti nel loro lavoro quotidiano. Il coinvolgimento attivo dei dipendenti nella gestione della qualità non è solo sensato, ma anche indispensabile in vista della nuova DIN EN ISO 9001: 2015. Questo perché gli auditor ora controllano esplicitamente se i processi descritti nel sistema di gestione della qualità sono anche implementati nella pratica. E qui l'essere umano, cioè il dipendente, è il fattore decisivo. La società di coaching e consulenza Reinert & Friends, con sede a Besigheim (Baden-Württemberg), ha sviluppato un nuovo concetto: Ottimizzazione del processo con TransferCoaching di Transfer Assurance. Questo concetto si concentra sull'interazione di persone e processi - per il successo sostenibile e la qualità nell'azienda.

Top management in carica

Il nuovo standard per la gestione della qualità DIN EN ISO 9001: 2015 è rilevante a livello internazionale e in tutti i settori per aziende di tutte le dimensioni e deve essere implementato dal 14 settembre 2018. Per le aziende, questo significa che devono rinnovare tutte le certificazioni che sono state create secondo il vecchio standard (DIN EN ISO 9001: 2008) se vogliono rimanere valide. Con la norma riveduta, le aziende si trovano di fronte a una serie di innovazioni e di inasprimenti decisivi: Il top management ha ora una responsabilità personale per la gestione della qualità. Tra le altre cose, il nuovo standard richiede una gestione completa dei processi. Questo include anche che i risultati attesi dei processi sono determinati in anticipo. Il raggiungimento dei risultati viene verificato, tra l'altro, negli audit.

DIN EN ISO 9001: 2015 si concentra sull'interazione tra persone e processi

"Il problema è che in molti posti il nuovo standard dice solo cosa deve essere fatto, ma non spiega come. È qui che entriamo in gioco noi con la nostra ottimizzazione del processo attraverso il TransferCoaching. Diamo un'occhiata da vicino ai processi all'interno dell'azienda e vediamo come possiamo ottimizzarli e stabilizzarli. Così facendo, coinvolgiamo attivamente anche i dipendenti in modo che diventino la base del cambiamento. Perché solo se possono identificarsi con il processo, lo vivranno nel loro lavoro quotidiano. Ed è proprio questo - l'implementazione pratica - che viene controllato durante gli audit per la certificazione QM", spiega Marcus Reinert, formatore e proprietario di reinert & friends.

Ciò che è speciale nel concetto a prova di trasferimento di Reinert & Friends è che l'attenzione non è solo sul processo, ma soprattutto sulla persona, cioè il dipendente coinvolto nel processo. "Solo le persone e il processo in perfetta interazione portano al successo. Per questo motivo effettuiamo l'analisi del processo insieme a tutti i dipendenti coinvolti e, sulla base di questo, elaboriamo insieme a loro un design di processo appropriato", dice Reinert. L'intero processo è controllato e supervisionato dallo specialista di processo Bernd Kühme.

Attuazione in quattro fasi

L'ottimizzazione del processo con TransferCoaching si svolge in quattro fasi. Nella prima fase, la strategia aziendale viene trasferita in una strategia di produzione e logistica. Questo tiene conto anche della norma DIN EN ISO 9001: 2015. Richiede che la gestione della qualità sia integrata nell'orientamento strategico dell'organizzazione o dell'azienda nel futuro. In una seconda fase, lo specialista dei processi analizza i processi nell'azienda insieme ai dipendenti interessati. Su questa base, i rispettivi processi vengono adattati e ottimizzati nella terza fase. Le misure sviluppate congiuntamente sono registrate in un catalogo di misure corrispondente. Nella quarta fase del processo, i cosiddetti specialisti del trasferimento controllano che i dipendenti attuino anche le nuove misure sviluppate nella pratica. Accompagnano i dipendenti nel loro lavoro quotidiano, sia presso il cliente che nelle riunioni dei dipendenti, e danno un feedback aperto, non giudicante e costruttivo alle persone coinvolte nel processo. Così facendo, l'assicuratore del trasferimento si attiene ai corridoi di osservazione precedentemente concordati. In questo modo, gli errori vengono rapidamente identificati e migliorati, e si previene la ricaduta in vecchi schemi. "Con TransferCoaching, iniziamo esattamente dove di solito è difficile: nel vissuto, nella pratica quotidiana", sottolinea Reinert.

Benefici multipli

Per le aziende, l'ottimizzazione dei processi con TransferCoaching dovrebbe essere utile sotto diversi aspetti, promette Reinert. Grazie all'approccio orientato alla pratica, il concetto assicura in modo sostenibile la qualità nell'azienda, il che è decisivo per la certificazione secondo il nuovo standard di gestione della qualità DIN EN ISO 9001: 2015. Inoltre, il nuovo concetto di reinert & friends fa risparmiare tempo e denaro. Questo perché coloro che partecipano al processo sono coinvolti nell'analisi e nella progettazione del processo fin dal primo giorno. Questo evita la necessità di corsi di formazione lunghi e costosi in seguito. Il coinvolgimento precoce dei dipendenti e il loro conseguente alto livello di identificazione con il processo aumenta anche il tasso di implementazione nella pratica. E ultimo ma non meno importante: Il transfer coaching integrato come parte del concetto assicura un know-how pratico e quindi un successo di apprendimento sostenibile.

Ulteriori informazioni: Reinert & amici