Gestione del progetto in tempo reale

La gestione dei progetti aiuta a gestire i compiti in modo più efficiente. Ecco perché gli strumenti e i metodi sono necessari in molte aree di un'azienda oggi: nello sviluppo dei prodotti e nei progetti dei clienti, così come nella pianificazione delle fiere e nella ristrutturazione dei processi aziendali.

Più di semplici liste di cose da fare e appuntamenti

Per la gestione dei progetti, le aziende possono scegliere tra una varietà di applicazioni. Ma con la maggior parte dei programmi, oltre alla pianificazione dei compiti e degli orari, anche i costi e le ore di lavoro devono essere aggiunti manualmente e aggiornati continuamente. Il doppio inserimento di cifre in diversi sistemi diventa rapidamente un onere aggiuntivo per i dipendenti. Le informazioni sono quindi spesso incomplete e non aggiornate.

Tuttavia, i project manager hanno bisogno di dati precisi e aggiornati per una gestione integrata di tempi, costi e, soprattutto, risorse. Quest'ultimo include, in particolare, una pianificazione completa delle risorse. Questo perché gli impiegati sono spesso coinvolti in diversi progetti. Pertanto, le risorse devono essere pianificate in tutti i progetti. Questo può essere ottenuto con l'aiuto della gestione di più progetti.

Questo è l'unico modo per evitare ritardi massicci e, in caso di colli di bottiglia, per trovare alternative in tempo utile.

Tutti i cicli if-then sotto controllo

Solo un project manager che ha un occhio sulle dipendenze tra le risorse e i reparti può reagire sensatamente ai cambiamenti del progetto. Quale ordine può essere anticipato in caso di ritardo? La produzione può iniziare solo quando le parti e le materie prime necessarie sono arrivate. L'acquisto tempestivo dipende a sua volta dalle liste di parti approvate dal dipartimento di progettazione.

Soprattutto i corridori lunghi devono essere ordinati il più presto possibile. Specialmente quando molte cose accadono in parallelo, uno strumento professionale di gestione dei progetti aiuta a mantenere una visione d'insieme. Questo alto grado di trasparenza può essere raggiunto solo integrando i dati attuali di ordini, tempi e risorse - condensati in visualizzazioni chiare, dal piano della struttura al grafico di Gantt.

Trasparenza per le parti interessate

Se tutti i dipartimenti lavorano con un sistema comune, molto è già stato raggiunto. Tuttavia, fornire a tutti i partner del progetto uno strumento di gestione del progetto separato non è né pratico né efficiente in termini di costi. Questo perché la maggior parte delle parti interessate ha bisogno solo di una sezione delle ampie informazioni del progetto. Idealmente, la gestione dei progetti è integrata nel sistema ERP. Poi i dipendenti hanno tutte le informazioni necessarie a portata di mano nel loro ambiente di lavoro quotidiano: la preparazione del lavoro nella pianificazione della produzione, il controllore nel sistema finanziario.

Oltre alle cifre e ai dati, i progetti generano anche una vasta documentazione, dai disegni ai documenti contrattuali e agli accordi di riservatezza. La gestione dei documenti, anch'essa integrata, aiuta a mantenere tutte le informazioni rilevanti a livello centrale e ad archiviarle dopo che il progetto è stato completato.

Identificare i rischi del progetto in tempo reale

Una delle componenti fondamentali di una buona gestione del progetto è il controllo continuo dei costi. È importante registrare continuamente le spese e gli sforzi e confrontarli con le cifre pianificate. Con una stima dei costi correnti, i project manager tengono sotto controllo tutti i costi del progetto e della produzione. È importante prendere in considerazione non solo le spese già effettuate, ma anche l'impegno, cioè gli obblighi già assunti.

Su questa base, è facile determinare se i costi totali sono all'interno della gamma prevista. Un ulteriore vantaggio: se la gestione del progetto è integrata direttamente nel sistema ERP, come nel caso di proALPHA, per esempio, i costi sostenuti sono assegnati al progetto in tempo reale e contabilizzati nella contabilità dei costi allo stesso tempo.

Ottimizzare le risorse, riprogrammare rapidamente in caso di ritardi, fornire a tutti i dipendenti informazioni rilevanti e tenere sempre sotto controllo tutti i costi: La gestione dei progetti integrata nel sistema ERP facilita e accelera il coordinamento dei progetti. Questo perché tutti i dati sono sempre disponibili in tempo reale. I rischi del progetto possono così essere identificati ed evitati in una fase iniziale.

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