Automazione delle fatture: superare cinque sfide

Dati di settore Secondo oltre due terzi delle aziende, si verificano errori in più dell'1% del volume totale delle fatture e il 20-30% di tutte le fatture deve essere elaborato manualmente. È quindi fondamentale migliorare questo processo soggetto a errori. L'automazione della gestione delle fatture offre una soluzione semplice e a prova di futuro. Utilizzando l'intelligenza artificiale e la tecnologia cloud, le aziende possono ottimizzare il processo e sgravare il reparto finanziario. I dipendenti hanno così più tempo per svolgere attività più strategiche. Ma quali sono le sfide che i reparti finanziari devono affrontare nella gestione delle fatture? Quando può essere utile un software di automazione?

Sfida n. 1: fatture cartacee e processi manuali

Secondo l'American Istituto di Finanza e Management IOFM l'azienda agricola media riceve ancora 63% delle sue fatture in forma cartacea. La dipendenza dalle fatture cartacee ha un impatto significativo sull'efficienza dell'elaborazione delle fatture: oltre la metà delle aziende elabora manualmente più del 75% delle fatture cartacee. Ciò comporta un inserimento dei dati costoso e soggetto a errori, ritardi nei pagamenti, mancati sconti, rischi per la conformità e la sicurezza, elevati costi di archiviazione e recupero, ritardi nel caricamento delle fatture approvate nei sistemi a valle e lunghe interrogazioni con i fornitori.

I dipendenti devono inserire e riconciliare manualmente le informazioni relative agli ordini di acquisto, alle fatture e ai pagamenti, rendendo il processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Il 28% dei dipendenti che si occupano di contabilità ha difficoltà a far coincidere le voci delle fatture con i dati del sistema degli ordini di acquisto e ad approvare manualmente le fatture. Il 17% ritiene che l'inserimento dei dati delle fatture sia la sfida più grande, mentre il 15% cita la codifica delle fatture come una delle principali preoccupazioni. Inoltre, il 20% delle aziende ha difficoltà a ottenere i documenti di consegna per la riconciliazione. Secondo la ricerca dell'IOFM, una percentuale analoga ha difficoltà a gestire fatture duplicate quando si tratta di fatture cartacee.

Soluzione: Con le moderne soluzioni cloud è possibile automatizzare completamente i processi di gestione delle spese, compresa l'elaborazione delle fatture. Le fatture cartacee vengono scansionate o caricate sulle piattaforme appropriate. In questo modo, la maggior parte dei campi (numero della fattura, data, data di scadenza, numero dell'ordine, valuta o nome del fornitore) viene estratta automaticamente. Se la soluzione è dotata di tecnologia AI, i dati acquisiti vengono assegnati in modo indipendente alle categorie di prenotazione desiderate, i vari documenti vengono riconciliati tra loro e trasferiti in tempo. A tal fine, la soluzione deve essere perfettamente collegata al panorama dei sistemi esistenti, compresi i sistemi ERP. Questo non solo riduce il tempo necessario per l'elaborazione delle fatture, ma garantisce anche prenotazioni corrette e di alta qualità, in quanto il rischio di errore umano è notevolmente ridotto.

Sfida n. 2: dati imprecisi o incompleti

Un'altra sfida nella gestione delle fatture è la gestione di dati imprecisi o incompleti. Ciò è dovuto all'inserimento manuale dei dati, soggetto a errori, e alla mancanza di processi standard per l'inserimento delle fatture. Il risultato è l'incoerenza nell'inserimento dei dati, soprattutto quando il processo è accompagnato da ricevute cartacee e fogli Excel.

Soluzione: Il riconoscimento automatico del testo e l'estrazione dei dati evitano gli errori associati all'inserimento manuale dei dati. Se la soluzione è dotata di tecnologia AI, può convalidare i dati delle fatture lette, confrontarli con gli ordini di acquisto dei fornitori e automatizzare la codifica delle voci di riga, comprese le categorie, gli oggetti di costo e l'IVA. In caso di errori (ad esempio, fatture duplicate o dati che sembrano fraudolenti o non corrispondono ai dati ERP), la piattaforma invia avvisi ai ruoli utente preimpostati. In questo modo si garantisce che i dati anomali vengano controllati singolarmente. In questo modo si evitano violazioni delle politiche e doppi pagamenti e si riduce al minimo l'intervento manuale.

Sfida n. 3: flussi di lavoro di approvazione complessi

Spesso il processo di approvazione della contabilità fornitori è complesso e manca di chiarezza e coerenza. Ciò può essere dovuto a differenze nella struttura organizzativa, ad esempio in organizzazioni globali in cui ogni unità utilizza un sistema contabile diverso, processi indipendenti o soluzioni software differenti. Inoltre, l'uso di processi aziendali cartacei può complicare ulteriormente i flussi di lavoro di approvazione e portare a ritardi ed errori.

Le conseguenze di flussi di lavoro di approvazione complessi includono tempi di elaborazione più lunghi, costi più elevati dovuti all'intervento manuale, potenziali problemi di conformità e difficoltà di tracciamento delle fatture. Le fatture che richiedono più livelli di approvazione a volte si perdono tra i sistemi, con conseguenti ritardi nei pagamenti e mancati sconti per pagamenti anticipati.

Soluzione: Una soluzione automatizzata consente di utilizzare diversi flussi di lavoro di approvazione per diverse entità o tipi di fatture, ad esempio approvazioni basate sui fornitori, approvazioni per unità di costo o approvazioni personalizzate. I flussi di lavoro basati sui fornitori assegnano un'approvazione predefinita del fornitore al momento dell'invio. In questo caso, la fattura può essere instradata automaticamente per la revisione.

Un'altra opzione è quella di implementare flussi di lavoro per i supervisori con approvazione automatica. In questo caso, tutte le fatture vengono approvate automaticamente se sono inferiori a una certa soglia. Anche i flussi di lavoro basati sulle unità di costo possono essere automatizzati. Nei casi più complessi, è possibile utilizzare un mix di flussi di lavoro di approvazione, ad esempio flussi di lavoro di approvazione basati sulle unità di costo con flussi di lavoro automatizzati basati sui fornitori.

Un software appropriato permette anche di definire ruoli e responsabilità per ogni stakeholder coinvolto nel processo di approvazione. In questo modo si riduce il rischio di approvazioni doppie o contraddittorie.

Sfida n. 4: mancanza di standardizzazione

C'è un altro grande ostacolo all'automazione della contabilità fornitori: la mancanza di standardizzazione del formato e del contenuto delle fatture. I fornitori talvolta utilizzano metodi di fatturazione diversi, ad esempio un misto di elaborazione manuale delle fatture e fatturazione elettronica. A questo si aggiunge talvolta un software di elaborazione delle fatture diverso per le varie aziende. Questo porta facilmente a una mancanza di coerenza dei dati, rendendo difficile l'estrazione e l'elaborazione automatica delle informazioni richieste.

La mancanza di standardizzazione dei flussi di lavoro per l'elaborazione delle fatture aumenta il rischio di errori e ritardi che possono influire sull'intero ciclo di pagamento.

Soluzione: L'introduzione di una soluzione AP (AP è l'acronimo di Accounts Payable) si traduce in formati di dati uniformi e in un numero ridotto di soluzioni software perfettamente collegate tra loro. Con questa soluzione, le aziende non solo sono in grado di leggere qualsiasi formato di fattura, ma anche di ricevere le fatture attraverso canali diversi, come e-mail, Peppol o portali dei fornitori. I dati vengono elaborati direttamente nella soluzione AP e inoltrati al sistema ERP collegato. Ulteriori tecnologie o strumenti, come scanner di documenti o soluzioni di workflow, sono superflui. Questo crea una vera trasparenza e un vero controllo end-to-end. Inoltre, si eliminano i silos di dati, consentendo un'analisi in tempo reale delle spese e previsioni più accurate.

Sfida n. 5: Mancanza di informazioni sul flusso di cassa

I direttori finanziari senior attribuiscono grande importanza alle analisi dei flussi di cassa. Tuttavia, molte aziende faticano a prevedere con precisione i propri flussi di cassa a medio termine. Secondo KPMG, solo il 23% delle aziende rientra nel 5% delle previsioni, con dati imprecisi che rappresentano un problema importante per dirigenti e CFO. Inoltre, il 34% delle aziende non ha visibilità sui dati delle fatture e dei pagamenti. In un ambiente di elaborazione delle fatture basato sulla carta, i reparti finanziari non hanno una visione completa del flusso di lavoro, rendendo difficile il miglioramento del capitale circolante.

Una gestione inefficace del denaro può avere un impatto negativo sull'intera azienda, tra cui un aumento dei costi di finanziamento e l'impossibilità di investire nella crescita. Ecco perché il 58% delle aziende dichiara di aver bisogno di informazioni in tempo reale sui dati finanziari dei debiti. Tuttavia, in un ambiente basato sulla carta, i dati importanti cadono nel dimenticatoio e a volte arrivano informazioni non aggiornate.

Soluzione: Un sistema AP previene i ritardi nei pagamenti grazie all'automazione e alle integrazioni end-to-end. In un processo manuale, è frequente che i debiti si blocchino nella ricezione delle fatture, con conseguenti ritardi nei pagamenti delle fatture dei fornitori.

Il software di automazione semplifica l'implementazione di approvazioni automatiche per fornitori specifici, fornendo alla contabilità fornitori informazioni in tempo reale sui pagamenti in sospeso e sui tempi di pagamento. Grazie al modulo di analisi, il team finanziario è in grado di determinare i tempi di elaborazione per ciascun fornitore in meno di un minuto. Inoltre, riceve notifiche in tempo reale per identificare e risolvere facilmente i colli di bottiglia. Le fatture arrivano automaticamente alle parti responsabili per ridurre i tempi di elaborazione.

Inoltre, il software migliora la visibilità delle spese e consente alle aziende di prendere decisioni basate su dati in tempo reale. Monitora il flusso di cassa, tiene traccia dello stato dei pagamenti e rafforza le relazioni con i fornitori grazie a pagamenti tempestivi e accurati.

Autore:
Lars Mangelsdorf è cofondatore di Yokoy e guida il team tedesco con sede a Monaco. La fintech svizzera fornisce una piattaforma di gestione delle spese guidata dall'intelligenza artificiale per aziende di medie e grandi dimensioni.