Certificazione a tempo di record

Più di 650000 giovani hanno iniziato a studiare in Germania nel semestre 2010/2011. Gli studenti ricevono un supporto qualificato a tutto tondo nella loro nuova fase di vita da parte degli Studentenwerke: Attraverso il sostegno economico, sociale, sanitario e culturale, questi contribuiscono in modo significativo alla realizzazione delle pari opportunità, sono strettamente collegati tra loro e, in collaborazione con le università e le città, contribuiscono a migliorare le condizioni generali di un corso di studi. Ci sono circa 58 di queste istituzioni senza scopo di lucro nelle varie sedi universitarie in Germania. I moderni sindacati studenteschi si considerano aziende che vogliono offrire servizi di prima classe e danno importanza alla qualità misurabile. In un progetto pilota, dieci sindacati studenteschi hanno richiesto la certificazione secondo la norma ISO 9001:2008 per avere la conferma che il loro panorama di processi interni è corretto e che possono offrire alle università e agli studenti servizi di qualità costante. I sindacati studenteschi partecipanti hanno scelto diverse soluzioni di gestione della qualità e hanno adottato approcci diversi alla loro introduzione.

Certificazione ISO in soli otto mesi

Uno dei partecipanti a questo progetto è lo Studentenwerk Osnabrück, responsabile delle sedi di Osnabrück, Lingen e Vechta, che ha raggiunto la notevole impresa di andare dall'evento di kickoff alla certificazione in soli otto mesi. Con più di 240 dipendenti, è attiva in una vasta gamma di aree di business - dal catering attraverso la ristorazione universitaria come i refettori e le mense, che servono circa 10.000 pasti al giorno, all'affitto di posti in dormitorio e camere private, alla consulenza e al supporto su questioni di finanziamento degli studenti, ai servizi di consulenza psicosociale e all'assistenza all'infanzia nel proprio centro diurno, che è adattato alle esigenze degli studenti. Lo Studentenwerk ha ricevuto il certificato "berufundfamilie" come datore di lavoro favorevole alla famiglia nel 2010.

La ricerca del software giusto

Stefan Kobilke, responsabile delle risorse umane dell'Unione degli studenti di Osnabrück, ha lavorato a questo progetto come responsabile della gestione della qualità insieme a un team di dirigenti e capi dipartimento. Ricorda gli inizi: "Dietro l'introduzione c'era un obiettivo chiaramente definito: la certificazione secondo ISO 9001:2008. Per raggiungere questo obiettivo, stavamo cercando un software che potesse essere utilizzato per modellare facilmente i processi e compensare i 'piccoli sprechi di tempo' nel lavoro quotidiano. Attraverso una raccomandazione, ci siamo imbattuti nella ConSense GmbH di Aachen e alla fine abbiamo deciso per il software ConSense IMS Enterprise, una versione estesa per le aziende con più sedi".

Il segnale di partenza per il nuovo sistema di gestione della qualità è stato dato nell'aprile 2010. Durante la fase di introduzione del ConSense IMS, lo Studentenwerk ha tenuto workshop per i dipendenti coinvolti, in cui i processi in corso nell'azienda sono stati sviluppati per la mappatura nel nuovo sistema. "Questo approccio si è dimostrato particolarmente efficace per noi", spiega Stefan Kobilke. "La maggior parte dei nostri dipendenti sono praticanti che possono fornire informazioni abbastanza precise sui loro processi di lavoro, ma non hanno alcun legame con gli schizzi teorici dei processi. Abbiamo sviluppato la descrizione dei flussi di lavoro insieme nei workshop e li abbiamo modellati 'just in time' con l'aiuto di ConSense IMS".

"Gestione delle misure" semplifica i corsi di formazione obbligatori

Oltre a una rappresentazione conforme agli standard di tutti i processi aziendali, che è un prerequisito per la certificazione, l'introduzione di ConSense IMS ha portato a molti cambiamenti per i dipendenti dello Studentenwerk che rendono il loro lavoro quotidiano più facile. Per esempio, tutte le cucine della Student Union sono state aggiornate con terminali e stampanti a colori. ConSense IMS è ora utilizzato, per esempio, dai facility manager per ricevere i loro programmi di pulizia e per condurre la formazione igienica del personale.

Quando si organizzano le formazioni obbligatorie, che sono prescritte nel settore gastronomico a intervalli regolari, il modulo ConSense "Measures Management" supporta processi fluidi: gestisce le date delle serie ed è collegato al database centrale della formazione, che raggruppa tutti i modelli di misure e assicura un rapido accesso al materiale formativo appropriato. I facility manager ricevono automaticamente informazioni dettagliate sui prossimi corsi di formazione, collegati al materiale di formazione appropriato e dotati di una lista aggiornata dei partecipanti. Il sistema segnala all'amministrazione il completamento di ogni misura di formazione e contemporaneamente prova l'adempimento di tutti i requisiti per i prossimi audit. Tutti i dipendenti dello Studentenwerk hanno accesso a ConSense IMS attraverso i nuovi terminali. C'è solo l'obbligo di fornire informazioni per i dipendenti con postazioni informatiche. Stefan Kobilke apprende dal feedback con suggerimenti di miglioramento da diverse aree dell'azienda che molti altri dipendenti utilizzano comunque il sistema. Il lavoro della direzione dello Studentenwerk è supportato dal modulo delle cifre chiave, che visualizza le cifre chiave rilevanti per l'azienda in una forma semplice.

Orgogliosi della rapida certificazione ISO

Finalmente, il 23 dicembre 2010, era arrivato il momento: lo Studentenwerk Osnabrück ha ricevuto la sua certificazione secondo ISO 9001:2008. Stefan Kobilke è ancora soddisfatto della rapida introduzione: "La certificazione in tempo record ha funzionato solo perché molti standard di qualità erano già vissuti da tempo nell'azienda. Questi dovevano quindi 'solo' essere mappati in un sistema adeguato e conforme alla norma". Un altro vantaggio è stato che lo Studentenwerk ha potuto costruire la documentazione del sistema di gestione della qualità con la nuova soluzione software fin dall'inizio. Il responsabile delle risorse umane è certo che la certificazione è stata ottenuta in tempi record, grazie anche al software ConSense IMS, particolarmente adatto alle esigenze individuali. Inoltre, i molti dipendenti motivati, che hanno lavorato tutti insieme, hanno reso possibile una rapida implementazione. E così Stefan Kobilke è più che soddisfatto del primo audit intermedio, che conteneva solo due piccole raccomandazioni di miglioramento.

Gli studenti di Osnabrück, Lingen e Vechta apprezzeranno gli sforzi del loro Studentenwerk: Questo significa che possono continuare a contare sulla qualità di tutti i servizi, dalla ristorazione all'assistenza ai bambini, anche in futuro.