Esperienza pratica con l'etichetta NPO

La buona volontà è guadagnata solo da coloro che agiscono in modo responsabile e degno di fiducia. Questa fiducia deve essere guadagnata, per esempio, attraverso la qualità dei servizi forniti, attraverso la soddisfazione dei membri, dei donatori, dei beneficiari e dei dipendenti, attraverso la conservazione della missione data, attraverso l'uso attento delle risorse disponibili, attraverso la garanzia dell'equilibrio finanziario, e molto altro. Chi dice che le organizzazioni non profit non hanno nulla a che fare con la gestione aziendale? È vero il contrario, proprio perché le aspettative delle NPO sono così alte, queste istituzioni richiedono una sana gestione aziendale che combina prudenza e lungimiranza. Perché: la gestione delle NPO è sempre un lavoro sulla propria reputazione, una buona reputazione a sua volta stabilisce la fiducia, e solo la fiducia rende pienamente capaci di agire.

Modello di gestione di Friburgo come base

I dirigenti esperti delle NPO applicano questo ciclo in modo continuo sulla base di un approccio speciale di gestione aziendale - il Label NPO per la Management Excellence - che è stato creato congiuntamente dall'Associazione svizzera per i sistemi di qualità e di gestione (SQS) in collaborazione con l'Association Management Institute (VMI) dell'Università di Friburgo. L'etichetta NPO deriva dal "Fribourg Management Model for Non-Profit Organisations" (FMM), il sistema di gestione più sviluppato e meglio documentato per le NPO. Tiene conto delle loro esigenze specifiche di gestione e si basa sui principi di gestione per obiettivi e di gestione per eccezione (MbO/MbE). L'etichetta NPO illustra questa teoria di gestione di Friburgo in modo pratico.

Tre campi di gestione sono definiti e collegati tra loro:

• Gestione del sistema: leadership, organizzazione, controllo, innovazione.
• Gestione del marketing: pianificazione del marketing, marketing dei servizi, advocacy, self-marketing e comunicazione.
• Gestione delle risorse: personale a tempo pieno, volontari, membri e finanze.

L'etichetta NPO supporta la gestione

Coloro che gestiscono la loro impresa sociale secondo l'etichetta NPO dimostrano di utilizzare strumenti di gestione integrati e completi che possono garantire il successo a lungo termine. I requisiti del marchio NPO possono essere adattati alle esigenze delle diverse organizzazioni. Le istituzioni per le persone con disabilità, per esempio, hanno l'opportunità di integrare le loro questioni specifiche, come la gestione dei clienti e dei loro parenti, la cooperazione con il settore pubblico nel quadro dei contratti di servizio, le donazioni e le sponsorizzazioni, il reclutamento e la cura dei volontari. Infine, ma non meno importante, l'etichetta NPO comprende anche criteri relativi al significato sociale dell'istituzione e al suo ruolo nella società. L'etichetta NPO è quindi principalmente uno strumento per gestire le strategie, la struttura e la cultura di un'organizzazione non profit. Attuato con prudenza, migliora il funzionamento dell'organizzazione al servizio dei suoi stakeholder.

Esempio 1: Fondazione MBF in Fricktal

La Fondazione MBF ha introdotto l'etichetta NPO nel 2009 e da allora ha apportato numerosi miglioramenti visibili. Sulla base del modello di gestione di Friburgo, è stato sviluppato un insieme di regolamenti aziendali. Questi stabiliscono strutture chiare tra il livello strategico e quello operativo, definiscono i compiti, le competenze e le strutture dell'area operativa e stabiliscono un ritmo di gestione uniforme. Dopo due anni di funzionamento, si può dire che il nuovo ritmo di gestione ha liberato considerevolmente le risorse e che l'assegnazione più chiara dei compiti e delle competenze promuove l'indipendenza e la responsabilità personale dei dirigenti a tutti i livelli. La gestione si basa sul concetto di "gestione per obiettivi e per eccezione" (MbO/MbE). Questo rafforza la capacità di azione e di adattamento dei dipendenti, così come la loro soddisfazione, che a sua volta ha un impatto positivo sull'atmosfera di lavoro.

Il concetto di marketing definisce l'interazione e la cooperazione con tutte le parti interessate. Questo riguarda, tra molti altri, soprattutto la cooperazione con le persone con disabilità, ma anche i loro rappresentanti legali, così come le autorità e il pubblico.

È stato definito un posizionamento chiaro con l'affermazione che questo deve essere differenziato per il mercato sociale ed economico. In questo modo, è ora possibile comunicare adeguatamente con i rispettivi gruppi target e rafforzare la fiducia di entrambi i mercati nella Fondazione MBF. Grazie a un concetto di fundraising - compresi i processi necessari - la raccolta di fondi è stata professionalizzata e la fiducia dei donatori esistenti, ma anche potenziali, è stata rafforzata.

In conformità con i requisiti del marchio NPO, anche i processi HR sono stati ponderati di conseguenza. Per esempio, sono stati fatti investimenti nella formazione e nel perfezionamento e i benefici aggiuntivi per i dipendenti sono stati presentati in modo trasparente, il che ha avuto un effetto positivo sulla professionalità e l'attrattiva come datore di lavoro. La Fondazione MBF riceve la maggior parte delle sue entrate da fondi pubblici. L'introduzione del marchio NPO e la contabilità secondo le Swiss GAAP FER 21 assicurano un uso responsabile delle risorse finanziarie.

Il vero valore aggiunto dell'etichetta sta nei seguenti aspetti:

• Essere in grado di confrontarsi con altre organizzazioni sulla base di un parametro definito (benchmarking).
• Mantenere una certa pressione sul processo di miglioramento continuo attraverso valutazioni annuali.
• Essere compatibile e rimanere compatibile con le norme classiche (per esempio ISO 9001) o le etichette specializzate (per esempio INSOS Q, SODK Ost+).
• Documentazione sistematica e aggiornata dei processi e degli strumenti, riduzione sostanziale dello sforzo di ricerca e quindi realizzazione di risparmi di costi e di tempo.
• Staccare la conoscenza dalle prestazioni e dai processi di lavoro e dagli impiegati che ne sono responsabili. Migliorare e facilitare i passaggi di consegne in caso di cambiamenti di personale o di assenze del personale.
• Creare trasparenza a tutti i livelli all'interno e all'esterno dell'istituzione per tutte le parti interessate.
• Costruire l'immagine, la fiducia e l'accettazione tra i clienti e i loro parenti, tra i dipendenti, ma anche tra i clienti, il settore pubblico, gli appaltatori in generale e il pubblico in generale.

Esempio 2: Fondazione Pestalozzi per l'infanzia (SKP), Trogen

Il marchio NPO è stato introdotto nel 2009 con l'obiettivo di realizzare un sistema di gestione integrato che coordina e soddisfa i requisiti di tutti i marchi e gli accreditamenti (ZEWO, Codice NPO, DSC, Catena della Solidarietà). Influenze interne ed esterne hanno spinto all'introduzione dell'etichetta: esternamente, la pressione dei donatori, delle fondazioni che assegnano i premi, delle istituzioni, delle autorità e anche della legge (ICS, EKAS, ecc.) era in costante aumento per quanto riguarda la professionalità, la trasparenza e la sicurezza di una ONP. Anche la concorrenza tra le organizzazioni di aiuto si è intensificata. A causa della complessità e della varietà delle procedure e dei processi di comunicazione, un'insoddisfazione interna è sorta tra gli impiegati qua e là. Desideravano più orientamento, efficacia ed efficienza, gestione rigorosa delle risorse e volevano essere coinvolti nella formazione della cultura SCP in modo orientato alle soluzioni.

In primo luogo, bisognava sviluppare una comprensione comune di "qualità e processi". Questo ha avuto successo; oggi contribuisce significativamente al miglioramento continuo. I processi e i regolamenti sono più chiaramente definiti e i fatti hanno la precedenza sulle valutazioni soggettive delle procedure. Inoltre, nei dipartimenti è stato creato un glossario dei termini applicabili per poter utilizzare un linguaggio comune all'interno e all'esterno che sia correttamente compreso dai partner più diversi nell'ambiente della Fondazione. Le definizioni uniformi e trasversali dei processi (gestione dei progetti, acquisti, misurazione dell'impatto, ecc.), che prima erano definiti individualmente, ora facilitano la cooperazione. Il controllo del sistema e il coordinamento di tutti i requisiti di certificazione sono effettuati dalla persona responsabile dei sistemi di gestione, che è integrata nella Direzione come unità di personale.

L'esame dei requisiti del marchio durante la sua introduzione ha portato a una maggiore proprietà da parte della direzione, dei responsabili di processo e dei dipendenti, il che ha un effetto positivo sull'identificazione così come sull'assunzione di responsabilità e l'aspetto come modello di ruolo. Inoltre, l'etichetta è anche un incentivo a migliorare il sistema, che non è mai percepito come completo e finito, poiché l'SKP è un'organizzazione che apprende con processi che sono costantemente in movimento. La pianificazione e il reporting a tutti i livelli - strategico e operativo - servono visibilmente alla trasparenza. Una piattaforma di comunicazione promuove la trasparenza degli obiettivi e dei risultati della fondazione.

I seguenti cinque vantaggi sono in primo piano nell'effetto interno:

• Sensibilizzazione di tutta l'organizzazione al pensiero di processo
• Identificazione proattiva di potenziali problemi
• processi più efficienti
• Riduzione dei rischi e
• più efficienza grazie al bundling nell'unità dei sistemi di gestione

In termini di impatto esterno, la Fondazione beneficia di un buon feedback da parte dei donatori grazie alla sua comunicazione chiara e al suo lavoro professionale.