Realizzare l'organizzazione di apprendimento

LLe lezioni apprese (LL) comprendono la registrazione scritta e la raccolta sistematica, la valutazione e la condensazione di esperienze, sviluppi, indicazioni, errori e rischi nei progetti. Osservarli ed evitarli può rivelarsi utile per i progetti futuri. Le lezioni apprese fanno parte dei documenti di completamento del progetto, ma possono anche essere usate per qualsiasi altro processo in un'organizzazione o azienda e sono solitamente fornite in una forma strutturata e accessibile archiviata.

Apprendimento e lezioni apprese - il pericolo di una considerazione isolata

Guardando le lezioni apprese nella pratica, varie carenze e lacune diventano evidenti. Per esempio, si possono trovare le seguenti situazioni:

• Le lezioni apprese fanno parte della procedura di progetto definita, ma vengono fatte solo perché è obbligatorio.
• Le lezioni apprese scompaiono nella documentazione del progetto e non vengono più utilizzate.
• Il project manager prepara la documentazione da solo, in modo che il progetto possa essere completato.
• Le lezioni apprese non si trovano generalmente nei processi di produzione.
• Non c'è una raccolta e una valutazione sistematica delle lezioni apprese.
• Il beneficio delle lezioni apprese non è riportato.

Nella maggior parte dei casi, le lezioni apprese sono intese come un singolo evento e quindi non sono ancorate nell'organizzazione né sono una componente dell'apprendimento organizzativo. Così, l'impatto è anche molto limitato e di solito avviene solo nelle rispettive squadre. Per superare queste carenze e lacune, l'attenzione non deve essere solo sulle lezioni apprese, ma deve essere vista nel contesto dell'organizzazione che apprende.

apprendimento ad anello

Un'organizzazione che apprende è idealmente un sistema che è permanentemente in movimento. Gli eventi sono ricevuti come stimoli e utilizzati per i processi di sviluppo al fine di adattare la base di conoscenza e il campo d'azione ai nuovi requisiti. L'apprendimento nell'organizzazione può avvenire solo se anche le persone che ne fanno parte vogliono imparare e si creano le condizioni quadro per questo. I cicli di apprendimento di Argyris e Schön sono un buon modello per verificare i processi di apprendimento per il loro effetto e la loro integrazione nelle organizzazioni. La figura 1 mostra questi cicli di apprendimento, che sono annidati l'uno nell'altro. Si parla anche di apprendimento di primo, secondo e terzo ordine. L'apprendimento di secondo ordine non può avvenire se non è presente quello di primo ordine.

1. Loop singolo: Stiamo facendo le cose bene? Tutti eseguono questo ciclo in modo continuo. Nel Single Loop, l'apprendimento individuale avviene quando i risultati delle nostre azioni si discostano dalle aspettative.
2. Doppio anello: Stiamo facendo le cose giuste? In questo ciclo, apprendimento di secondo ordine, mettiamo in discussione i nostri presupposti: a. Perché le nostre soluzioni precedenti non raggiungono i risultati desiderati? b. Perché crediamo che possano produrre i risultati attesi? Correggendo i presupposti si ottengono azioni completamente diverse che possono poi produrre i risultati desiderati.
3. Triplo anello: Come decidiamo cosa è giusto? Triple LoopLearning comporta dei principi. L'apprendimento riguarda l'intuizione e i modelli al contesto. Il risultato crea un cambiamento nella nostra comprensione, nella nostra visione delle cose. Questa forma di apprendimento ci sfida a capire come i problemi e le soluzioni sono collegati. La connessione tra struttura organizzativa e comportamento è fondamentalmente cambiata perché l'organizzazione impara ad imparare.

L'apprendimento a doppio ciclo deve essere ricercato, poiché questo implica la messa in discussione dell'azione. Nel contesto delle lezioni apprese, questo significa che non solo le azioni sono migliorate, ma le specifiche e le ipotesi possono essere continuamente adattate ai requisiti.

Implementazione nell'ambiente del progetto IT di una banca

Al Credit Suisse IT, per ottenere una maggiore qualità ed efficienza nei progetti IT, lo sviluppo del software è stato implementato e certificato secondo il modello di riferimento CMMI (Capability Maturity Model Integration; Level 3). Le pratiche incluse nel CMMI per lo sviluppo coprono la gestione dei progetti, la gestione dei processi, lo sviluppo dei sistemi, lo sviluppo del software e altri processi di supporto. All'interno di questa definizione, l'applicazione delle lezioni apprese è richiesta e quindi menzionata più volte. Secondo questa definizione, le lezioni devono essere memorizzate in una "biblioteca di risorse di processo" da utilizzare per migliorare questo ambiente. L'implementazione di questo requisito è aperta e viene fatta individualmente.

Il nuovo processo di conoscenza Lessons Learned è collegato al processo Project Management (PM). L'innesco per la creazione di lezioni apprese è ancorato nel processo PM e le lezioni sono recuperate da questo processo e utilizzate direttamente o trasmesse alla disciplina appropriata. La figura seguente mostra schematicamente il processo.

Dalla figura, è chiaro quali passi avvengono all'interno del processo PM e in cui il team di progetto non ha alcun coinvolgimento o ne ha molto poco. Questo processo di conoscenza è stato implementato nell'organizzazione e insieme alle specifiche CMMI con il seguente flusso:

1. All'interno del processo PM, il project manager è tenuto a convocare una sessione di lezioni apprese. A tal fine, ottiene il sostegno del team centrale di gestione della conoscenza, che gli assegna un moderatore neutrale.
2. In una riunione moderata di circa tre ore, le lezioni sono create con i membri del team del progetto (Create). Attraverso un brainstorming strutturato con successiva valutazione, le questioni principali vengono filtrate e discusse con le seguenti domande: a. Cosa sarebbe dovuto succedere? b. Cosa è successo realmente? c. Perché è andata così? d. Cosa si farà diversamente la prossima volta?
3. Il facilitatore crea un rapporto da questo, che di solito contiene tre o quattro lezioni (Organizzare). È rivisto e approvato dai partecipanti.
4. Ora le lezioni possono essere memorizzate in un repository centrale e sono quindi disponibili a tutti gli utenti autorizzati (Distribute).
5. Il processo PM specifica che in certe fasi il repository viene cercato per lezioni applicabili (Apply).
6. Le lezioni sono utilizzate dagli individui (Reuse) e adattate e modificate alla situazione attuale (Personal Evolve). Inoltre, le lezioni memorizzate sono valutate ogni sei mesi e assegnate ad aree tematiche definite. Questi vengono poi trasmessi ai responsabili delle aree di processo, che li usano come base per il miglioramento del processo (Organizational Evolve). Di conseguenza, gli stessi argomenti non dovrebbero apparire più o meno frequentemente nelle lezioni apprese.

Il disegno del processo era volto a stabilire l'apprendimento individuale e l'apprendimento organizzativo nell'ambiente del progetto IT. Così, il ciclo singolo e il ciclo doppio sono stati implementati nell'organizzazione. Insieme a questo, sono stati stabiliti i necessari processi operativi dell'ambiente LL.

Effetto e beneficio

Attraverso il processo aperto, specialmente nella creazione delle lezioni (create), si è potuto ottenere molto a livello individuale. L'organizzazione gerarchica è stata rotta attraverso il processo di conoscenza e sono stati introdotti nuovi elementi. Il risultato è stato un piccolo cambiamento culturale. I partecipanti al LLMeetings hanno potuto beneficiare nelle seguenti aree: -.

• Costruzione della squadra e comprensione comune
• Approfondimenti aggiuntivi dal progetto da parte di altri ruoli
• Esperienza in una riflessione di gruppo aperta con un moderatore neutrale
• Miglioramento dei risultati del progetto attraverso l'applicazione delle lezioni apprese in diverse situazioni
• Stabilire contatti e una rete per situazioni di progetti simili
• Sviluppo personale e professionale

L'accettazione a livello organizzativo era molto più bassa, anche se un ambiente LL è uno dei requisiti di un'implementazione CMMI. Le valutazioni delle lezioni raccolte sono state consegnate al responsabile del processo in modo che potessero confluire nell'area di processo corrispondente come miglioramenti. Sono stati elaborati solo molto lentamente - se mai lo sono stati. Il doppio ciclo "Stiamo facendo le cose giuste?" è stato implementato solo debolmente e ha avuto un impatto molto basso.

Le prime lezioni in questo ambiente sono state create nel 2006. Il rollout dell'ambiente CMMI è durato fino a novembre 2010, quando il livello di maturità 3 è stato raggiunto con successo. Il funzionamento dell'ambiente LL ha avuto luogo principalmente in una fase in cui l'ambiente di destinazione era ancora in fase di cambiamento. I responsabili del progetto avevano l'impressione di poter apportare cambiamenti duraturi e migliorare l'ambiente di lavoro. Tuttavia, poiché questo non era visibile nel corso degli anni, si è sviluppata una certa stanchezza. Le lezioni apprese continuavano ad essere create perché era obbligatorio.

Approcci al miglioramento

Gli approcci per migliorare l'impatto delle lezioni apprese sono stati limitati. Si è cercato di semplificare la struttura delle lezioni apprese, di adattare l'infrastruttura di conseguenza e di coinvolgere meglio i responsabili dei processi. Tuttavia, queste misure hanno portato solo piccoli progressi. Sono state tratte le seguenti conclusioni:

• Il processo LL ha ancora bisogno di aggiunte per quanto riguarda l'attuazione delle raccomandazioni.
• Il campo d'azione delle raccomandazioni è troppo ampio e quindi non possono essere attuate o possono esserlo solo in misura limitata.
• L'implementazione dei risultati delle lezioni apprese richiede un maggiore ed elevato potere decisionale in questo ambiente.

Pertanto, il concetto è stato modificato in modo che tutto si svolgesse in un solo reparto. L'effetto era molto migliore, perché le decisioni sui cambiamenti e le azioni potevano essere prese immediatamente e localmente.

Opportunità e prospettive per implementazioni future

Dalle esperienze e dai risultati scientifici dell'apprendimento, si possono trarre alcune lezioni per i futuri ambienti LL. Le lezioni apprese possono essere applicate in diversi ambienti, non solo nei progetti IT. Pertanto, l'ambiente di destinazione è uno dei più importanti influenzatori nell'implementazione. La seguente lista non pretende di essere esaustiva e non è intenzionalmente valutata, né l'ordine deve essere considerato in alcun modo.

• L'influenza della cultura e dell'organizzazione esistenti in un'azienda non può essere sottovalutata. 
• Non appena le lezioni apprese sono collegate a un'altra iniziativa, c'è un'alta probabilità che anche le lezioni apprese muoiano.
• I processi di apprendimento sono processi ricorrenti e dovrebbero essere cicli chiusi.
• I processi di apprendimento dovrebbero essere integrati nei processi quotidiani. In un ambiente guidato dai processi, l'approccio attraverso la gestione della conoscenza orientata ai processi è altamente raccomandato perché permette anche ai processi adiacenti di essere visti da una prospettiva di gestione della conoscenza.
• I cicli di apprendimento di Argyris e Schön sono un buon modello per verificare se l'apprendimento sta avvenendo e quanto è profondo.
• È sempre più difficile incorporare un ambiente di lezioni apprese in una grande organizzazione che in un'area gestibile come un dipartimento o una divisione.
• La fonte (creatore della lezione) e il lavandino (implementatore dei risultati delle lezioni) delle lezioni apprese sono i pilastri più importanti di un'implementazione. Se uno di loro è debole, l'intero ambiente non può funzionare correttamente, perché si può stare in piedi in modo sicuro solo su due gambe.
• Per le lezioni apprese, si dovrebbe puntare almeno all'apprendimento a doppio ciclo per garantire un beneficio ottimale.