Monitoraggio dei pacchi con sistema

Come per il trasporto e la consegna dei pacchi, anche l'affidabilità e la qualità giocano un ruolo decisivo nell'organizzazione di un'azienda. DPD Svizzera ha mantenuto un sistema di gestione della qualità funzionante fin dalla sua fondazione, rispettando i requisiti di gestione della qualità di ISO 9001.

DPD opera in Svizzera da oltre 20 anni ed è oggi il più grande fornitore privato di servizi pacchi con 10 depositi logistici e 470 veicoli di consegna. Consegna oltre 16 milioni di pacchi all'anno con un team di 900 dipendenti e autisti. Come parte del DPDgroup, ha accesso a più di 16.000 punti locali di ritiro e consegna dei pacchi in tutta Europa e consegna in 230 paesi del mondo.

Richieste crescenti di gestione della qualità

A causa della continua crescita dell'azienda, la differenziazione delle esigenze dei clienti e i cambiamenti strutturali che ne derivano, sono aumentate le richieste alla gestione della qualità dell'azienda stessa. Ciò che all'inizio poteva essere implementato con mezzi semplici, richiedeva sempre più risorse. La mancanza di standard e l'aumento delle interfacce tra i dipartimenti hanno reso il mantenimento dei cambiamenti di processo visibilmente più complesso. La pressione sui costi e la mancanza di trasparenza hanno portato al desiderio di analizzare i processi in modo fondamentalmente orientato al valore aggiunto e di incorporare la loro continua ottimizzazione nella cultura aziendale.

Per ottenere un miglioramento a lungo termine e per soddisfare le esigenze future di una gestione efficiente della qualità e dei processi, DPD Svizzera ha deciso di istituire un sistema olistico di gestione dei processi. I seguenti obiettivi sono stati definiti per l'attuazione del progetto "Lean Office":

• Processi critici per l'azienda presenti secondo norme uniformi
• Processi organizzare in modo efficiente, eliminare i duplicati
• Orientamento al cliente interdipartimentale garantire (controllo delle interfacce di processo)
• Strumento di modellazione dei processi introdurre un sistema che supporti l'ulteriore sviluppo dell'organizzazione
• Gestione dei processi istituzionalizzare
• Creare una base comune per la formazione dei dipendenti
• Ottenimento della certificazione AEO, ulteriore sviluppo della gestione della qualità (ISO 9001)

L'ancoraggio organizzativo come chiave del successo

Il via libera per l'attuazione è stato dato nell'aprile 2013. Come approccio metodologico è stato scelto un modello di processo, che dovrebbe garantire che l'obiettivo sia compreso e sostenuto da tutta l'azienda. L'organizzazione del progetto dovrebbe quindi corrispondere alle dimensioni e alla complessità di DPD e promuovere così l'accettazione del progetto e la partecipazione attiva a tutti i livelli. Questo requisito è stato soddisfatto con un'organizzazione del progetto definita in modo snello. Era composto da un team di gestione del progetto e da un team centrale, che comprendeva anche il CEO e il CFO. A seconda del processo, i singoli dipendenti sono stati coinvolti nei workshop caso per caso.

Modello di processo dinamico con percorsi decisionali brevi

All'inizio, le interviste con le persone chiave hanno permesso un'analisi dei processi, da cui si è potuta ricavare un'architettura dei processi composta da circa 50 processi di gestione, creazione di valore e supporto. I proprietari dei processi sono stati nominati in base alle loro responsabilità. Parallelamente, una valutazione ha avuto luogo per trovare il sistema software appropriato per lo sviluppo e l'implementazione. Nella fase successiva, i processi A e B sono stati sviluppati con i proprietari dei processi, i proprietari dei processi e altre persone coinvolte. Questi processi sono stati poi discussi e approvati dal core team e dalla direzione. Il rilascio e quindi l'entrata in vigore dei processi è stato scaglionato. In parallelo, il concetto di formazione per l'introduzione e il mantenimento della gestione dei processi è stato sviluppato e rilasciato. Nella fase finale del progetto, è stato nominato un responsabile di processo che ha familiarizzato completamente con l'argomento e ha accompagnato la modellazione dei processi C.

Sistema di gestione integrato che cresce con voi

Fin dall'inizio del progetto DPD Svizzera ha riconosciuto che l'implementazione di un sistema di gestione integrato sarebbe stato possibile solo con l'aiuto di un supporto software completo. Oltre alla trasparenza che promuove, dovrebbe anche fornire un facile accesso alle informazioni desiderate per tutti i dipendenti. Nel processo di selezione, IMS PREMIUM di IMS Integrierte Managementsysteme AG è stato convincente.

La soluzione basata sul web permette la registrazione e l'elaborazione decentralizzata, il che significa che non è necessaria alcuna installazione di software sulle singole stazioni di lavoro. Il risultato è una visualizzazione uniforme dei processi e dei documenti che possono essere organizzati in modo ottimale attraverso il versioning e l'archiviazione e rilasciati secondo le linee guida attraverso flussi di lavoro individuali. Le funzioni di monitoraggio automatico e le e-mail di informazione aiutano i proprietari dei processi a tenere traccia degli intervalli di revisione e permettono una manutenzione efficiente del sistema di gestione. Oltre alla metodologia di lavoro sostenibile, la struttura modulare del software è stata un fattore decisivo. Permette di aggiungere in un secondo momento la gestione dei rischi, le cifre chiave e il miglioramento dei processi, permettendo al sistema di crescere in linea con lo sviluppo di DPD Svizzera.

Integrazione di successo nella cultura aziendale

Dopo due anni, il progetto "Lean Office" è stato consegnato con successo al responsabile del processo. L'organizzazione del progetto e l'approccio metodico hanno dato prova di sé. Il mix tra la gestione interna del progetto, la continua consulenza esterna e il continuo supporto di IMS Integrierte Management AG ha contribuito molto al successo. Anche il project manager di DPD Tobias Clemens è soddisfatto: "Dopo che in passato i tentativi iniziali di istituire una gestione olistica dei processi non sono riusciti a portare alcun miglioramento sostenibile, con il progetto 'Lean Office' siamo finalmente riusciti a dissipare lo scetticismo iniziale".

L'ulteriore sviluppo e aggiornamento dei processi continuerà ad essere richiesto e promosso dalla direzione dell'azienda per ancorare saldamente la filosofia associata nell'azienda. A questo scopo la direzione, insieme al responsabile del processo, definisce un piano annuale con numerose misure per migliorare il sistema complessivo. Per DPD Svizzera è importante che possa contare su un software efficiente e affidabile per questo compito, che non solo mappi lo stato attuale, ma che supporti attivamente questo ulteriore sviluppo del sistema di gestione.