La conoscenza vale di più quando è condivisa

La gestione professionale della conoscenza non solo combina la conoscenza esistente con le nuove scoperte, ma rende anche tutto disponibile per i progetti futuri - e quindi aiuta a rendere la gestione del progetto più efficace.

Quali conoscenze ci sono nel progetto?
La conoscenza esiste in molti posti in ogni azienda: Ci sono processi ricorrenti che si sono dimostrati o sono fondamentalmente richiesti, così come la conoscenza metodologica su quale approccio è più adatto per certi progetti. Per esempio, la gestione dei progetti a catena critica, che è strutturata dalla fine del progetto, richiede un approccio molto diverso dallo sviluppo agile del prodotto, che riguarda la riflessione regolare sui risultati parziali. Inoltre, c'è la conoscenza intorno a un progetto stesso: Dove sono i punti di forza e di debolezza dell'azienda? Cosa può fare il prodotto - cosa non può fare? Com'è la situazione del mercato? Tale conoscenza nasce durante un progetto e viene anche costantemente ampliata nel corso dello stesso.

Ma è anche importante sapere come funziona qualcosa: Come funziona la macchina? Come si usa questo software? Tuttavia, questa cosiddetta conoscenza esperta procedurale sulle sequenze di azioni richiede come prerequisito la classica conoscenza dichiarativa dei fatti: cos'è un login? Quali proprietà ha il prodotto? La conoscenza dei fatti fornisce una buona base - ma soprattutto nel lavoro quotidiano di progetto, provare le cose e realizzarle è una fonte di conoscenza molto maggiore. Nel processo, nasce una conoscenza esperienziale che si riferisce a ciò che è stato sperimentato e percepito e contiene un'interpretazione di questo o delle conclusioni da esso. Rendere la conoscenza procedurale ed esperienziale utilizzabile in azienda per il futuro è una delle più grandi sfide che la gestione della conoscenza deve - e può - superare.

Creare processi di progetto standardizzati e adattivi
Per integrare con successo la gestione della conoscenza nella gestione del progetto, sono necessari processi standardizzati. Solo in questo modo è possibile una documentazione trasversale al progetto e una comparabilità. La documentazione del progetto riguarda la creazione di una base per il trasferimento delle conoscenze e la classificazione dei progetti in base a quale conoscenza deve essere conservata da essi. Con il termine "lezioni apprese" si può determinare alla fine di ogni progetto cosa ha funzionato bene e cosa avrebbe potuto funzionare meglio. È importante che questi punti siano elaborati in modo strutturato in modo che possano essere recuperati dai dipendenti in un database, per esempio. Inoltre, la gestione del progetto dovrebbe definire le cifre chiave e usarle per registrare ciò che deve essere migliorato in termini di gestione della conoscenza. I progetti sono limitati nel tempo, ma i processi dovrebbero rimanere adattivi oltre la fine del progetto.

Riconoscere e documentare la conoscenza
Nel caso dei prodotti, è relativamente facile registrare le conoscenze nelle schede tecniche o nei manuali. È più difficile fissare la conoscenza procedurale e i valori empirici in una forma adeguata - e in modo tale che possa effettivamente essere utile ai dipendenti in futuro. Pertanto, l'obiettivo non può essere quello di creare database giganteschi che contengono grandi quantità di informazioni. Senza struttura, nessuna conoscenza può essere generata da essa. Un esempio: molte aziende si sottopongono a un audit di qualità - ma i manuali di qualità associati spesso prendono polvere sugli scaffali. È quindi importante strutturare la conoscenza raccolta e prepararla in una forma attraente, per esempio con l'aiuto di una soluzione software. In linea di principio, le aziende dovrebbero offrire la documentazione invece di forzarla: Le liste di controllo e i modelli hanno più probabilità di essere accettati dai dipendenti rispetto ai moduli rigidi, perché offrono benefici personali, come facilitare il lavoro o migliorare la gestione del tempo. Allora i dipendenti accedono effettivamente alla conoscenza interna dell'azienda e possono usarla in modo vantaggioso.

Rendere disponibile la conoscenza in una forma adeguata
La forma ottimale in cui le aziende rendono disponibile la conoscenza raccolta e preparata dipende dal tipo di conoscenza e dall'uso previsto. Oltre alle forme classiche come i manuali e i modelli, i wiki, per esempio, sono adatti alla condivisione della conoscenza dichiarativa e di progetto. Il vantaggio è che tutti possono contribuire, così che diversi tipi di conoscenza possono essere catturati e condivisi. Inoltre, i wiki offrono la possibilità di creare una directory di esperti con persone di contatto per certe aree specialistiche e tematiche. Attenzione: un wiki non dovrebbe diventare una collezione opaca di contributi, ma dovrebbe fornire una conoscenza veramente rilevante e ben strutturata. Un wiki sarà accettato dai dipendenti solo se rende facilmente accessibili le informazioni richieste. Un wiki è meno adatto alla conoscenza procedurale ed esperienziale. Invece, fare riferimento a un esperto può rendere utilizzabile la sua conoscenza e la sua ricchezza di esperienza.

Le conoscenze difficili o impossibili da mettere per iscritto possono anche essere condivise su altri canali all'interno di un'azienda. I video tutorial sul server aziendale o su YouTube possono mostrare come funzionano i processi di lavoro o i programmi software. I dipendenti possono imparare come eseguire certi compiti passo dopo passo o come usare gli strumenti esistenti. Mentre di solito c'è una formazione per i nuovi dipendenti o applicazioni, i video tutorial sono ottimi per rinfrescare la conoscenza. Gli assistenti elettronici che sono collocati sopra il software guidano anche gli utenti passo dopo passo attraverso le funzioni di un sistema. La funzionalità di chat può anche essere aggiunta a un sistema di gestione dei progetti in modo che i dipendenti possano chiedere supporto ai loro colleghi direttamente dal programma. Tuttavia, le aziende spesso hanno difficoltà a capire che la chat non è più solo un'attività di svago, ma può essere utilizzata anche per la gestione della conoscenza.

Fattore umano di successo
La gestione della conoscenza può rendere più efficaci molti processi in un'azienda: I dipendenti fanno meno errori perché possono trovare rapidamente aiuto quando sono incerti. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma aumenta anche la qualità del lavoro. La condivisione dell'esperienza all'interno dell'azienda crea effetti di apprendimento. In caso di interruzioni o cambiamenti d'ordine, i project manager possono reagire in modo molto più flessibile e istruire misure appropriate. Inoltre, una migliore comunicazione interna e lo scambio professionale con i colleghi aumentano la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti e assicurano un'atmosfera di lavoro piacevole. Ma perché un'azienda raccolga i benefici a lungo, la gestione della conoscenza deve essere sviluppata continuamente. Subito dopo l'introduzione, l'interesse e la motivazione dei dipendenti sono abbastanza alti. Ma una volta che l'euforia iniziale si è placata, tutto viene rapidamente dimenticato. Per contrastare questo, è necessaria una manutenzione regolare della gestione della conoscenza e qualcuno che ne sia responsabile. Idealmente, la gestione della conoscenza si trova nell'ufficio di gestione del progetto e da lì un rappresentante dovrebbe essere responsabile della gestione della conoscenza, motivare i dipendenti e mostrare loro come usare i rispettivi portali o banche dati - e soprattutto, quali benefici ne traggono. In definitiva, le persone sono responsabili del successo della gestione della conoscenza all'interno del project management.