Sistema di qualità e gestione integrata di scala adeguata

"Siamo certificati secondo la norma DIN EN ISO 9001 dal 2000 - all'epoca questo era molto insolito e innovativo per un'azienda del nostro settore", spiega Samuel Aubin, responsabile della gestione della qualità alla mt-g dal 2011. Da allora, lo sforzo nell'area QM è aumentato continuamente a causa dell'aumento del numero di dipendenti, della formazione di nuovi team specializzati in base ai campi medici e di processi impegnativi dovuti all'introduzione di sistemi di editing e traduzione. Un sistema di gestione della qualità inizialmente esisteva solo in forma cartacea. "L'amministrazione e la documentazione del flusso di lavoro e del paesaggio dei processi hanno finalmente riempito diversi metri di scaffali. C'era il pericolo che ci saremmo occupati solo di amministrazione", spiega Aubin. Ecco perché mt-g ha deciso di riorganizzare completamente la sua gestione della qualità. L'obiettivo definito era quello di voltare le spalle alla pura gestione dei documenti e di assicurare un processo di miglioramento continuo.

Sistema scalabile in modo flessibile per esigenze di qualsiasi dimensione aziendale
Per le esigenze dell'azienda è stato redatto un foglio di specifiche, che è stato utilizzato alla fiera Control 2012 per cercare una soluzione adatta per un sistema di gestione a controllo elettronico. "All'inizio eravamo piuttosto disillusi, perché i grandi attori del settore ci hanno fatto capire rapidamente che eravamo caduti nella loro trappola con le nostre dimensioni aziendali e le nostre esigenze. Molti sistemi erano follemente complessi e quindi inappropriati e inaccessibili per un'azienda delle nostre dimensioni", ricorda il manager di QM. Con le soluzioni software per la gestione dei processi e della qualità e i servizi della ConSense GmbH di Aachen, la mt-g ha finalmente trovato un sistema adatto. Sia in termini di dimensioni che di funzionalità offerte, la soluzione ConSense IMS selezionata dopo ampie consultazioni rispondeva esattamente alle esigenze del fornitore di servizi di traduzione: non sovradimensionata, ma comunque orientata alle esigenze future grazie alla sua scalabilità flessibile.

HandsOn Workshop fa pendere l'ago della bilancia
In uno degli "HandsOn Workshops" gratuiti e non vincolanti tenuti dagli sviluppatori del software con sede ad Aquisgrana, Samuel Aubin, insieme a Bernd Mayer, responsabile delle vendite e della gestione dei progetti e membro del comitato esecutivo di mt-g, ha potuto conoscere in dettaglio le funzioni di ConSense IMS|QMS|PMS e i vari moduli, e anche utilizzare immediatamente il software stesso con un progetto campione. "Sperimentare il software ConSense nell'uso pratico ci ha dato l'opportunità di un prezioso scambio con altre parti interessate sulle loro esperienze con i diversi sistemi QM disponibili sul mercato. L'evento è stato un importante aiuto decisionale per noi, spiega Mayer.

mt-g utilizza il sistema di gestione integrata ConSense IMS dall'estate 2013. Combina le diverse norme e regolamentazioni di cui l'azienda tiene conto - oltre alla norma QM ISO 9001, ad esempio la registrazione secondo DIN EN 15038 e la certificazione "Across v6 certified" e come fornitore di servizi di traduzione TIM-RS - sotto un'interfaccia uniforme e offre un collegamento elettronico sistematico di processi e dati.

La modellazione dei processi offre la possibilità di aggiornare
Samuel Aubin ha utilizzato la modellazione e l'implementazione dei processi in ConSense IMS per sistemare le cose: "Non abbiamo semplicemente spostato tutto da A a B quando abbiamo mappato i processi, ma abbiamo rivisto tutti i processi con un occhio critico, li abbiamo valutati, ne abbiamo snellito alcuni e abbiamo fatto molti miglioramenti. Nel corso degli anni, per esempio, sorgono molte sovrapposizioni. La modellazione dei processi per un nuovo sistema è un'opportunità unica per mettere tutto alla prova". Quando ConSense IMS è entrato in funzione nell'ottobre 2013, tutti i processi principali erano nel sistema.

Una componente importante del nuovo sistema è il controllo elettronico degli elementi QM. Questo permette di creare, gestire e valutare processi di ispezione e rilascio intelligenti e dinamici per qualsiasi scopo. I moduli vengono eseguiti attraverso flussi di lavoro predefiniti e assicurano così un flusso semplice e veloce di informazioni all'interno dell'azienda. Questo ha reso il lavoro di Aubin, responsabile del QM, molto più facile. "Un grande esempio è l'area degli avvisi. In precedenza, distribuivamo le nostre istruzioni di lavoro come PDF e dovevamo sempre pensare attentamente a quale area di applicazione riguardavano, creare manualmente una lista dei dipendenti interessati e assicurarci di non dimenticare nessuno. I dipendenti interessati hanno poi firmato il loro riconoscimento di persona nel dipartimento QM".

I giorni in cui Samuel Aubin doveva inseguire le firme mancanti sono finiti con ConSense IMS. Diverse aree di validità sono già create in ConSense. Premendo un pulsante, si seleziona l'area appropriata, il sistema invia automaticamente le informazioni e il responsabile può essere sicuro che la lista dei destinatari sia completa. Sulla sua pagina panoramica personalizzata, ogni singolo dipendente vede le informazioni che sono importanti per lui e conferma elettronicamente di averne preso nota. Il sistema invia in modo affidabile promemoria e solleciti per controlli e approvazioni in sospeso o misure e scadenze scadute. Tutti i processi sono anche completamente documentati e possono quindi essere rintracciati in qualsiasi momento.

La semplicità d'uso assicura un'alta accettazione
Oltre a Aubin e Mayer, anche altri due dipendenti destinati a fungere da moltiplicatori hanno ricevuto la formazione introduttiva di ConSense, che è durata diversi giorni. "Questo è stato molto importante, perché loro due hanno contribuito molto all'accettazione del sistema nella nostra azienda", ricorda Aubin. Un fattore decisivo per l'accettazione positiva del nuovo sistema da parte dei dipendenti è stato, soprattutto, l'alto livello di facilità d'uso. ConSense IMS compila automaticamente tutti i processi e i documenti rilevanti per ogni dipendente, fornendo un accesso diretto a tutte le informazioni necessarie. I colleghi di lunga data, in particolare, erano entusiasti del recupero rapido dei vari documenti e della certezza di avere sempre accesso diretto alla versione corrente e valida del documento pertinente.

Anche i primi audit dei clienti dopo l'introduzione di ConSense IMS sono stati molto soddisfacenti. "Tutti i revisori hanno riconosciuto immediatamente che tutta la documentazione è gestita in modo professionale. La qualificazione dei traduttori e dei fornitori è notevolmente semplificata. Naturalmente, un sistema QM funzionante ha un effetto positivo sulla qualità dei nostri servizi", si rallegra Aubin.

Grande vantaggio: orientamento speciale al cliente
Per il responsabile, il setup di successo, l'introduzione senza complicazioni e la rapida integrazione del sistema nella routine lavorativa quotidiana sono dovuti anche al supporto completo del team ConSense. Per Aubin, questo include le discussioni preliminari approfondite con il suo referente personale degli sviluppatori di software e la consulenza completa fin dal primo momento. "Siamo sulla stessa lunghezza d'onda con ConSense quando si tratta di orientamento al cliente - come risultato, la cooperazione funziona in modo ottimale", sottolinea Aubin. Lo stretto contatto con ConSense è durato fino ad oggi. Le persone di contatto diretto sono rapidamente disponibili per rispondere a tutte le domande di mt-g. Nel frattempo, il sistema è stato ampliato con successo per includere i moduli Gestione delle misure, Gestione delle qualifiche e Gestione della formazione.

"Coprire la nostra gestione della qualità con un sistema di gestione integrato completamente elettronico è stata la decisione giusta: L'entusiasmo con cui il nostro riallineamento viene accolto da colleghi e clienti è una bella conferma del nostro lavoro", trova Samuel Aubin. Il responsabile QM è felice di condividere un'intuizione di questo progetto con altre aziende per progetti simili: "Si è rivelato un successo il fatto di aver preso il tempo necessario per l'introduzione di ConSense IMS. È meglio farlo con attenzione, gradualmente e correttamente che tutto in una volta - alla fine ne vale la pena".