Tutto da una sola fonte

Dl Gruppo Hochdorf è uno dei leader del mercato svizzero nello sviluppo, produzione e commercializzazione di alimenti e ingredienti di valore a base di latte, cereali e semi oleosi. Fondata nel 1895, l'azienda di lunga data è attiva nei settori Dairy Ingredients, Baby Care e Cereals & Ingredients e impiega oltre 625 persone. Con clienti dell'industria alimentare e del commercio all'ingrosso e al dettaglio in 90 paesi, l'azienda ha generato un fatturato di 551 milioni di franchi nel 2015. Nel corso di una riorganizzazione delle strutture aziendali, il software di gestione dei progetti utilizzato per i progetti di sviluppo dei prodotti stava raggiungendo sempre più i suoi limiti a causa dei cambiamenti organizzativi e di processo. Inoltre, il sistema di gestione della qualità Qualiguide aveva raggiunto il suo "fine vita" - il fornitore dello sviluppo interno ha terminato il supporto per l'applicazione invecchiata. Quest'ultimo è stato il motivo che ha spinto Kaspar Stiep, responsabile IT & Services di Hochdorf, a iniziare a cercare una nuova soluzione nel 2013. Dopo aver valutato varie opzioni, alla fine ha deciso per Sharepoint come piattaforma centrale per tutte le informazioni e le applicazioni di collaborazione in azienda. "La maggior parte delle soluzioni si sono rivelate rapidamente inadatte ai nostri scopi completi. L'unico che si è imposto è stato un software svizzero per sistemi di gestione integrati, dice. "Se avessimo dovuto rifare solo la gestione della qualità, le possibilità di soluzione sarebbero state buone". Ma poiché Stiep voleva anche mappare la gestione dei progetti e varie altre applicazioni sulla nuova piattaforma, la decisione era chiaramente a favore di Sharepoint. Inoltre, Stiep persegue una strategia di approvvigionamento basata sulle tecnologie Microsoft, quando possibile. Stiep giustifica la scelta di IOZ come fornitore di servizi IT per i prossimi progetti con il feedback costantemente positivo dalle referenze dei clienti e il fatto che IOZ è fortemente ancorato all'ambiente Sharepoint. "Ma ci siamo anche trovati bene con i rappresentanti dell'azienda fin dall'inizio, e la vicinanza fisica alla sede IOZ di Sursee è un altro effetto collaterale positivo".

Intranet e gestione della qualità
Quindi la prima cosa da fare era mettere la gestione della qualità su una nuova base. Allo stesso tempo, la costruzione della intranet è stata avviata alla fine di maggio 2014, che è destinata a servire come punto di ingresso centrale per tutti i dipendenti per le informazioni aziendali e le singole applicazioni basate su SharePoint. Una caratteristica speciale della piattaforma è un centro di notizie per la comunicazione interna, che, con l'aiuto dell'app Infoscreen sviluppata da IOZ, raggiunge anche i dipendenti senza una postazione PC sugli schermi, per esempio nelle sale comuni. All'inizio di dicembre 2014, il vecchio sistema intranet è stato finalmente chiuso e il nuovo è stato lanciato.

Poco è cambiato nella Qualiguide per quanto riguarda i flussi di lavoro di rilascio. Le definizioni sono state adattate congiuntamente alle condizioni di SharePoint e implementate da IOZ in termini di amministrazione e manutenzione. Le rappresentazioni dei processi sono state trasferite dal vecchio sistema da Hochdorf stesso all'estensione di Sharepoint Visio. Il pulsante Qualiguide porta l'utente al panorama del processo rappresentato visivamente, che raffigura l'intera azienda. Prima del progetto, Stiep aveva già stabilito una mentalità di processo tra i suoi dipendenti, in modo che fossero abituati a navigare verso le istruzioni di lavoro desiderate e già memorizzate, le liste di controllo, i documenti applicabili, ecc, non attraverso uno slot di ricerca, ma selezionando il processo appropriato. Una caratteristica speciale della Qualiguide è che offre una visione basata sulla posizione. In Sulgen, per esempio, i processi disponibili vengono visualizzati direttamente. Con il successo della certificazione secondo ISO 22000:2005 FSSC alla fine del 2015, l'applicazione Qualiguide ha potuto essere trasferita all'uso operativo.

Un potente strumento chiamato in
Per la mappatura dei processi di approvazione, è stata utilizzata la soluzione di automazione del flusso di lavoro Nintex, per la quale IOZ è la prima azienda svizzera con dipendenti certificati in questa tecnologia e prodotti. Nintex non solo fornisce uno strumento molto facile da usare per l'acquisizione di processi e flussi di lavoro, ma viene anche utilizzato laddove l'editor di flussi di lavoro standard fornito con SharePoint non è più sufficiente. Questo è il caso, per esempio, dei compiti e della manutenzione o del versioning. I flussi di lavoro possono essere creati manualmente e collegati tecnicamente senza conoscenze di sviluppo. O quando una nuova lista di controllo viene creata utilizzando un modello, i metadati vengono memorizzati nel documento stesso. Questo definisce chiaramente, per esempio, chi è il proprietario del processo o del documento e chi può o deve controllare, rifiutare, delegare e rilasciare le modifiche di conseguenza. Solo allora i nuovi processi definiti e i documenti di specifica vengono pubblicati in Qualiguide. Grazie a Nintex, è facile creare una libreria di progetti in cui tutte le versioni e le persone coinvolte sono documentate. Una tracciabilità completa è quindi garantita in qualsiasi momento. Nella nuova Qualiguide vengono memorizzate tutte le documentazioni dei processi, compresi i documenti applicabili e i modelli di documenti, nonché tutte le responsabilità dei processi. Inoltre, viene mappato un processo di rilascio e approvazione supportato da un flusso di lavoro. Per il futuro, Stiep si è posta l'obiettivo di gestire ulteriori lavori di QM come la gestione degli audit, la gestione dei reclami o la gestione dei contratti tramite SharePoint.

La fine della gestione incontrollata dei progetti
L'implementazione della soluzione di gestione dei progetti è iniziata nell'agosto 2014. Questa applicazione si occupa principalmente della gestione delle attività per i rilasci e le approvazioni con flussi di lavoro per i progetti di Hochdorf relativi a ricette, processi, imballaggi e controllo della qualità, fornendo camere di progetto e gestendo le informazioni relative al progetto. La gestione dei progetti di formulazione è stata la prima ad essere affrontata. Invece di avere a che fare con documenti, cartelle e liste Excel, l'utente ora accede all'applicazione tramite il portale Sharepoint e inizia un nuovo progetto. Come per la Qualiguide, i moduli e la logica di business sono implementati con Nintex. Lo strumento utilizza anche qui il motore Sharepoint e permette all'utente di costruire da solo dei flussi di lavoro e di organizzarsi in modo mirato. Prima dell'inizio del progetto, l'approvazione viene elaborata con il coinvolgimento di tutti i dipartimenti coinvolti e poi il coordinamento viene gestito per mezzo di flussi di lavoro e la registrazione dei compiti. Tutto sommato, il progetto è andato molto bene, dice Stiep. "I colleghi di IOZ si sono dimostrati molto pragmatici nel loro approccio. Per esempio, hanno registrato i requisiti direttamente con i dipartimenti e hanno consegnato proposte pronte per la decisione. Non sono mai stato fermato per delle banalità", dice felicemente. Naturalmente, ci sono stati anche incidenti imprevisti, per esempio perché Hochdorf non ha trasmesso le specifiche o i concetti con sufficiente attenzione. "Abbiamo fatto qualche giro qua e là", dice. Tuttavia, questa applicazione è stata anche produttiva da agosto 2015. "Oggi abbiamo una piattaforma per le future esigenze di gestione delle informazioni e della collaborazione", dice Stiep. Attualmente si sta implementando la gestione degli audit, seguita dalla gestione dei reclami e dei contratti. L'intranet di Hochdorf non è quindi solo una piscina di informazioni. Si sta sviluppando in una piattaforma interattiva di informazione e collaborazione per tutta l'azienda.