Il servizio verbale non è sufficiente

La gestione elettronica della qualità è spesso venduta come una panacea contro la tristezza del manager della qualità. Motto: Compra il prodotto XY, e tutto sarà molto facile molto rapidamente. È vero? No. È vero che un assistente digitale crea un sacco di tempo dopo una solida alimentazione di dati. È vero che la qualità dei vostri processi aumenta continuamente grazie alla gestione elettronica. Falso è che poi non hai più niente da fare. Falso è che il processo sarà completato per sempre ad un certo punto. E una pura illusione è l'idea di misurare e controllare la qualità se i tuoi superiori non si adeguano.

Volere, sostenere, promuovere, tirare avanti
Allora, come si fa a implementare la gestione elettronica della qualità in un'azienda che non ha mai lavorato con un assistente del genere? Il responsabile della qualità Nick Strub è convinto: "La direzione deve volerlo, sostenerlo, incoraggiarlo e seguirlo. E questo è proprio il caso di Barcol-Air a Schwerzenbach, dove Nick Strub ha assunto il compito di ricostruire completamente i processi di qualità esistenti nel dicembre 2015.

Come pioniere nel campo dei sistemi a soffitto climatizzati, Barcol-Air Group AG sviluppa, produce e vende da oltre 35 anni in Europa e negli Stati Uniti sistemi innovativi di climatizzazione di alto livello. Gli standard di alta qualità fanno quindi parte della cultura aziendale in ogni caso. Ma, secondo Nick Strub: "Sono stati prodotti documenti e ci sono state descrizioni di processi. Era buono, ma non strutturato. La gente si è persa nei dettagli".

La vecchia canzone non così buona
Ciò che Strub descrive vale ancora per molte PMI: producono la migliore qualità svizzera. Ma i processi di monitoraggio di questi servizi sono macchinosi e non esattamente tracciabili. Gli audit di cinque giorni non sono rari in queste aziende, e gli errori sono difficilmente evitabili. Nick Strub: "Si possono fare errori, ma non sempre gli stessi. Ecco perché ho chiesto a Barcol-Air di lanciare il progetto 'Active Quality Management' in modo digitale quando ho iniziato. Questo è stato approvato".

Tutto nuovo con IQSoft
Strub ha scelto il software di gestione della qualità IQSoft della IQS AG di Zofingen per Barcol-Air. L'obiettivo: la certificazione secondo la norma ISO 9001:2015 entro la fine del 2016: "È stata una grande opportunità per poter costruire tutto da zero. Ho richiesto una gestione completa dei documenti, compreso un controllo preciso, un sistema di reporting e una chiara mappa dei processi. Ho valutato altre opzioni, ma non ho trovato quello che stavo cercando".

Dai punti di vista iniziali ai tre processi principali
Primavera 2016: Nick Strub ha esaminato "quello che c'era" alla Barcol-Air. Ha parlato con i capi reparto del suo datore di lavoro e ha creato una cartella dei processi: "Volevo un sistema integrato che non solo rappresentasse adeguatamente gli standard esistenti come ISO 9001 o 14001, ma anche standard nuovi di zecca come ISO 45001".

Alla fine, ha definito tre processi fondamentali per la gestione della qualità di Barcol-Air (Figura 1). Lo scopo del sistema di gestione si estende allo sviluppo, al design, alla produzione, alla consegna e all'installazione di sistemi completi di soffitti e pareti in diverse località.

La certificazione? La meritata ricompensa dopo un intenso lavoro di preparazione
Poco tempo dopo, IQSoft è stato installato alla Barcol-Air. Tutta la documentazione è stata registrata e collegata. Alcuni moduli del programma sono stati personalizzati per Barcol-Air in collaborazione con IQS AG, proprio come voleva Nick Strub: "Un tempo intenso! IQSoft è poi andato 'live' nel marzo 2016. E ci ha subito ripagato il fatto che ci eravamo preparati a fondo per questo passo importante: Barcol-Air è stata certificata secondo la norma ISO 9001:2015 già a novembre."

Il processo di miglioramento continuo (CIP)
A Nick Strub piace il modo in cui IQSoft gestisce i messaggi nel CIP: "Avevamo già i tipi di messaggio - per esempio 'ritardo di produzione' - prima. Non ho dovuto reinventare nulla. IQSoft fornisce ora una struttura e una guida chiare. Mi mostra ciò che deve essere fatto in sequenza - subito e dopo. E poiché questo innesco di azioni è sistematico, è facile da spiegare. Il nostro team capisce che questo processo di miglioramento continuo funziona davvero".

Aggiornato mese dopo mese
Oltre alla revisione annuale della gestione, Barcol-Air si affida anche a riunioni mensili di coordinamento: I problemi di qualità sono sempre discussi per primi. La valutazione viene effettuata tramite IQSoft: "In questo modo non ci sono sorprese. Valutiamo noi stessi in relazione all'intero ambiente di relazione (Figura 2) e sappiamo esattamente dove ci troviamo in termini di qualità in ogni momento.

Pianificare, eseguire, rivedere, agire: Risultati e aspirazioni
Pochi mesi dopo l'introduzione del suo assistente elettronico e il successo della certificazione ISO, Nick Strub definisce i suoi prossimi obiettivi con IQSoft: sul tema della sicurezza sul lavoro, ha un concetto che vorrebbe attuare nel 2017. La registrazione dettagliata e la misurazione della soddisfazione dei clienti inizieranno a luglio 2017: "Stiamo mappando i processi e possiamo assegnare ogni documento a tutte le aree e agli standard. Stiamo eliminando i duplicati. In definitiva, voglio documentare tutto ciò che viene fatto in tutti i settori. E farlo in modo uniforme".

Tutte le opzioni aperte
Quali moduli IQSoft consiglierebbe a Barcol-Air lungo il percorso? Forse BPM, un modulo per la modellazione visiva dei processi. Certamente una gestione dell'audit. E nella produzione, nel test digitale e nella gestione delle attrezzature. Nick Strub è aperto a questi passi: "Non c'è nessuno nella nostra azienda che non sia coinvolto in qualche modo nella qualità. Sono contento che le cose stiano andando avanti qui. Se dovessi rifare tutto da capo, lo farei esattamente allo stesso modo - e di nuovo con IQSoft. Sono molto soddisfatto".