Trasparenza attraverso gli archivi

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L'Archivio federale svizzero (AFS) è ospitato in un imponente edificio. È qui che si fa la storia svizzera nel vero senso della parola. L'SFA serve alla certezza del diritto e alla "gestione amministrativa continua e razionale". Rende possibile la trasparenza e l'azione di governo in primo luogo - come si dice in breve su Wiki-pedia.

Wikipedia ha tenuto una residenza al BAR dal 2013 al 2014. Il tema: 100° anniversario della prima guerra mondiale. L'archivio, che è amministrativamente collegato al Dipartimento federale degli affari interni (DFI), sembra un po' reticente in questi giorni quando si tratta di progetti "Wikipedia in Residence". Wikimedia Svizzera e i partner di Wiki-pedia si incontrano ora con un alto livello di risposta in luoghi prestigiosi come la British Library di Londra e il Metropolitan di New York. L'obiettivo di Wikimedia Commons, l'ufficio centrale per i file multimediali liberi, è quello di continuare l'idea open-source pubblicando quanto più materiale d'archivio possibile da istituzioni e autori volontari.

Riassumere e digitalizzare le enciclopedie - quale modo migliore di farlo se non tramite Wikipedia? Perché i nostri colleghi in Svizzera non mostrano interesse per maggiori sinergie? L'Archivio federale svizzero ha indubbiamente aperto i fondi archivistici federali a certi gruppi da tempo immemorabile.

Informazioni preziose
L'Archivio federale offre l'archiviazione digitale a cantoni, comuni e altre istituzioni. Il Consiglio federale l'ha autorizzata con un mandato di prestazione ai sensi dell'articolo 18 della legge federale sull'archiviazione (LDA, RS 152.1). Tuttavia, questo è successo solo di recente - nel maggio 2014. Le autorità pubbliche vogliono contrastare "i propri sviluppi ad alta intensità di costi" e allo stesso tempo garantire "un funzionamento economico".

A grandi linee, l'Archivio federale contiene circa 60.000 metri lineari di documenti analogici e più di 15 terabyte (ndr: 1 TB di memoria corrisponde a 2000 ore di registrazioni su CD) di documenti digitalizzati. Poiché la potenza di calcolo dei chip raddoppia ogni 18 mesi - per abbreviare la legge di Moore - la Confederazione svizzera si trova di fronte a grandi sfide informatiche. Soprattutto perché la società mobile invia milioni di dati ogni giorno.

Per questo motivo, il contenuto dell'archivio dell'AFS sarà ora elaborato e sincronizzato in forma digitale con il sistema di gestione aziendale della Confederazione (GEVER).

I fondi che sono particolarmente richiesti vengono sempre più spesso digitalizzati nella Archivstrasse 24 a Berna e resi disponibili online.

I documenti degli archivi federali sono già oggi "beni preziosi". Le informazioni, che provengono da banche dati e sistemi amministrativi secolari, devono garantire "originalità", "integrità" e utilizzabilità a lungo termine dei dati (vedi box informativo) secondo il mandato di prestazione. - Tuttavia, per garantire l'azione dello Stato, l'AFS deve poter mantenere una sovranità interpretativa sulle istituzioni private.

Dati governativi aperti
Un tipico processo di archiviazione dello SFA va dalla consulenza pre-archiviazione alla mediazione di documenti, per esempio attraverso copie di vecchie mappe o estratti di beni dormienti. Tale processo include sempre aspetti organizzativi e tecnici.

"Nell'archiviazione digitale, le informazioni contestuali (Meta-dati) sono importanti. Questi sono disaccoppiati dai loro specifici ambienti IT durante il trasferimento (Database e sistemi operativi), separati dalle applicazioni e dall'hardware vero e proprio, per esempio, e conservati in formati adatti all'archiviazione", spiega un responsabile della comunicazione SFA. "Se è necessario per mantenere la leggibilità, vengono anche convertiti in nuovi formati (processo di migrazione).

In collaborazione con altre istituzioni, l'Archivio federale sviluppa soluzioni per l'archiviazione di dati speciali, come geodati o siti web. Tuttavia, la Confederazione è anche particolarmente attenta alle proprie pubblicazioni di dati aperti, per esempio sul portale pilota opendata.admin.ch. Qui, i cittadini svizzeri possono scaricare gratuitamente i dati ufficiali.

In particolare, i dati dei servizi cartografici dell'Ufficio federale dell'ambiente e dell'Ufficio federale della sanità pubblica sono nuovi. Mentre il portale pilota continua a funzionare, si sta sviluppando una Open Government Data Strategy Switzerland sotto la guida del Federal IT Steering Committee.

Diritto di possedere una copia
In questo contesto, il "diritto di copia" gioca un ruolo non trascurabile nell'autodeterminazione dei cittadini svizzeri.

Requisiti legali: Art. 13 BV (protezione della privacy)

1) Ogni persona ha diritto al rispetto della sua vita privata e familiare, del suo domicilio e della sua corrispondenza, posta e telecomunicazioni.

2) Ogni persona ha diritto alla protezione dall'uso improprio dei suoi dati personali.

Art. 107a BV (uso di dati personali e digitali)

1) La Confederazione emana un regolamento sull'utilizzo dei dati personali ottenuti dall'uso delle reti digitali da parte di privati.

2) L'uso di questi dati è considerato come tutte le attività in cui i dati personali sono raccolti, memorizzati o ulteriormente utilizzati allo scopo di creare un valore aggiunto economico, scientifico o ideale.

Dichiarazione del problema: Di per sé, non ci dovrebbe essere una "raccolta di dati" di dati personali nella Confederazione. La direzione della protezione (dell'art. 13 par. 2 BV) attraverso un reclamo contro lo Stato (non contro i privati) è ancora aperta. L'uso dei dati da parte dei fornitori commerciali non è attualmente un "reato". (Fonte: Associazione Dati & Salute Zurigo)

Digitalizzazione del lavoro legale
La Basilese Assicurazioni rende il mondo più sicuro da più di 150 anni. Il Gruppo Baloise, con sede a Basilea, opera come assicuratore e fornitore di pensioni. Al servizio legale aziendale del Gruppo Baloise, tutti i contenuti legali sono stati recentemente unificati attraverso tecnologie di ricerca. Il dipartimento legale e fiscale della Basilese utilizza il motore di ricerca "Lawsearch Enterprise" dalla primavera 2017. Avvocati e specialisti fiscali possono usarlo per trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno: "Il software aziendale di Weblaw può essere adattato perfettamente alle esigenze dei nostri clienti", dice Andreas Burki, responsabile del settore legale e fiscale.

I documenti e i dossier interni, così come i testi legali e le decisioni dei tribunali possono ora essere coordinati attraverso un sistema di gestione dei dossier (CRM e sistema ERP) chiamato Vertec. Il dipartimento legale e fiscale utilizza l'ultima versione 3 del motore di ricerca. Questa versione include una ricerca sfaccettata con filtri grafici e funzionalità di ricerca personalizzata. Collega tutte le fonti interne di dati (tramite il repository di Windows, documenti campione, e-mail, ecc.) e può anche cercare i documenti legali più importanti da Internet (ad esempio leggi federali e cantonali e decisioni dei tribunali).

Naturalmente", dice Christoph Gee ring, un project manager del dipartimento Digital Transformation @Baloise, "possiamo limitare il motore di ricerca a un gruppo di persone chiaramente regolato". La Basilese, che è anche un fornitore di assicurazioni contro i danni informatici, controlla il suo archivio digitale e in generale la sua infrastruttura informatica separandola in sotto-aree - e infine anche per mezzo di registri digitali memorizzati (attraverso il riconoscimento degli utenti).

Tuttavia, il responsabile del progetto ritiene anche che un certo numero di rilanci con ruoli definiti devono ancora essere effettuati prima che la "trasparenza nel cambio analitico" end-to-end (attraverso le analisi dei cluster IoT) sia possibile alla Baloise.

"Punto di ricerca unico"
"Un unico punto di ricerca" al posto degli scaffali è ora il motto: gli avvocati e gli specialisti fiscali della Basler Versicherung AG beneficiano della digitalizzazione avanzata. Un unico punto di riferimento SPoS per tutte le informazioni accelera l'efficienza e facilita il lavoro quotidiano. Geering, il responsabile del progetto Baloise, è positivo riguardo al futuro in rete:

"I dipendenti sono liberati da confronti frustranti e possono concentrarsi sui loro compiti effettivi". Il nuovo motore di ricerca aumenta notevolmente la collaborazione. Certo, alcuni dati dovrebbero ancora essere ristrutturati, ma alla fine tutti avrebbero un accesso più facile - parola chiave: "self-service" - agli archivi importanti.