Precisione totale

Persino il nome dell'azienda esprime il fatto che "alta precisione" è un termine chiave e un'importante esigenza del cliente alla Diener AG. "Dato che siamo posizionati come appaltatore generale e offriamo soluzioni complete, è ancora più importante per noi soddisfare la capacità di processo richiesta dal cliente", spiega il CEO Rolf Diener. L'assistenza nello sviluppo di prodotti e processi, attraverso processi comunemente convalidati e fornitori approvati, porta all'alto grado di sicurezza previsto.

Il concetto TQM è da tempo ancorato alla Diener AG, guidato in particolare dagli standard del settore medico. Oltre al certificato ISO 9001, l'azienda è quindi conforme alla norma EN ISO 13485, che richiede un sistema di gestione completo per la progettazione e la fabbricazione di prodotti medici, così come il certificato SQS CE 1250 per i prodotti dentali che Diener commercializza. Inoltre, l'azienda è conforme ai requisiti della norma ISO 14971, che regola l'applicazione della gestione dei rischi ai prodotti medici.

Perché valutare un nuovo software QM?
"Nel 2014, la nostra soluzione Word VB ha finalmente raggiunto i suoi limiti", dice Rolf Lössl, responsabile della qualità alla Diener. "La prioritizzazione era quasi impossibile, la soluzione generava un sacco di lavoro di ricerca, era soggetta a malfunzionamenti e, soprattutto, era legata a una sola persona", spiega.

Nell'ambito della valutazione di un nuovo software QM, due campi di soluzioni erano in primo piano:

• la mappatura pulita dei processi, compresa la gestione dei documenti/il manuale della qualità
• la gestione affidabile ed efficiente dei reclami

La decisione a favore dello strumento QM Improve di Synprovis (Eich LU) si è basata su sei criteri:

• tutti gli aspetti Q coperti
• Prossimità e sostegno diretto invece di essere seguiti da agenzie e sub-agenzie
• Possibilità di personalizzazione delle proprie prestazioni
• buona connessione ERP
• nessuna dipendenza, per esempio nell'area delle licenze
• Costi

Diener AG lavora con Improve dal 1° gennaio 2015. "Abbiamo già ottenuto molte ottimizzazioni, e questo con poca manutenzione richiesta dal dipartimento IT", dice il responsabile IT Patrick Maag, riassumendo l'esperienza fino ad oggi. Fedele alla filosofia TQM, l'azienda ha acquistato tutti i moduli Improve e li ha applicati successivamente:

• Reclamo del cliente
• Errore interno
• Errori dei fornitori
•  Miglioramenti
• Cambiare il messaggio
• Gestione dei compiti
• Sondaggio tra i clienti
• Valutazione dei fornitori
• Manutenzione
• Programma di formazione
• Documenti della D
• Gestione del rischio
• Audit
• Sicurezza sul lavoro

Ottimizzazioni centrali
Secondo Rolf Lössl, tra i miglioramenti ottenuti nella gestione della qualità, i maggiori benefici sono stati raggiunti nelle aree della gestione dei documenti, del monitoraggio delle questioni in sospeso e dell'archiviazione dei documenti.

• "Al Controllo dei documenti Con Improve, la storia dei cambiamenti delle descrizioni dei processi, delle istruzioni di lavoro, dei moduli, delle liste di controllo, ecc. viene risolta in modo estremamente semplice", sottolinea il responsabile della qualità. La Diener AG considera particolarmente preziosa la possibilità di assegnare date di validità ai documenti, assicurando così che gli aggiornamenti siano sempre aggiornati.
• Il sito Monitoraggio della pendenza è dotato di tutte le caratteristiche rilevanti. Per i dipendenti è chiaro in qualsiasi momento quali compiti sono in sospeso. I promemoria arretrati inviati dal sistema via e-mail, definiti in un ritmo settimanale alla Diener AG, sono un aiuto efficace al servizio del rispetto delle scadenze.
• "Al Archiviazione di documenti sarebbe meglio parlare della funzionalità Search & Find", spiega il responsabile IT Patrick Maag, "perché con Improve

"Abbiamo già raggiunto molte ottimizzazioni".

Cerca tempi di storia". Tutti i tipi di documenti concepibili, compresi i video, possono essere memorizzati in un unico posto, compresa la cronologia. Inoltre, Diener ha ulteriormente raffinato il sistema di ricerca con l'opzione Improve di progettare da soli le maschere di input.

Molti dipendenti coinvolti
Dei circa 150 dipendenti della Diener, 30 lavorano intensamente e 70 occasionalmente con Improve. "Attraverso schermi informativi distribuiti in tutta l'azienda, ogni dipendente si confronta in definitiva con il software", spiega Rolf Lössl. "Questo forte coinvolgimento può funzionare solo perché lo strumento è incredibilmente facile da usare", dice Patrick Maag con convinzione. Improve può essere appreso con poca energia e utilizza lo stesso principio metodologico di "registra, decidi, fai, migliora" in tutto. Questa analogia con il famoso cerchio di Deming (ciclo PDCA) fa parte dell'approccio fondamentale del software tanto quanto il suo approccio basato sugli eventi.

"Funziona", Rolf Lössl condensa la sua valutazione dello strumento QM in due parole. "Con la nostra soluzione precedente basata su Word, il sistema AEG veniva utilizzato in caso di problemi: Spegnimento/accensione/buono. Per fortuna, questo appartiene al passato", sorride.

Soluzione orientata al cliente
"Il fatto che la software house Synprovis sia molto vicina ai suoi clienti è evidente anche nel caso di richieste di miglioramento o preoccupazioni funzionali", dice il responsabile IT Maag. L'input dei clienti è preso sul serio e viene incluso nella prossima versione del software quando possibile. La conferenza annuale dei clienti a Eich serve anche a promuovere un intenso scambio con gli utenti. "In questo modo, perseguiamo gli stessi obiettivi del software stesso, cioè una maggiore trasparenza e una notevole semplificazione", sottolinea il CEO di Synprovis Hubert Geisseler.