Prima pensa, poi guida

Con circa 380 dipendenti (336 a tempo pieno), l'azienda familiare HUG produce circa 8.500 tonnellate di prodotti da forno pregiati ogni anno. Tra le altre cose, HUG è il più grande produttore mondiale di tartellette. 40 milioni di pezzi in tutte le varianti sono usciti nel mondo nel 2016. In altre parole, i marchi HUG (HUG, DAR-VIDA e Wernli) rappresentano la classica PMI svizzera di successo.

Hanspeter Lüthi, HUG sta per Cordiale, Imprenditoriale, Coscienzioso. Che cosa significa?
La nostra azienda familiare - la quinta generazione si è unita di recente a noi - dà grande valore alla qualità, all'apertura e all'onestà. Uova, burro e farina provengono dal quartiere. Le 1000 tonnellate di cioccolato lavorate ogni anno sono certificate UTZ. Tutto il grasso di palma proviene da una coltivazione sostenibile. Siamo certificati IFS (International Food Standard), abbiamo ISO 9001, l'etichetta biologica per alcuni prodotti e produciamo "Dalla regione, per la regione". Ci sottoponiamo anche ad audit etici nell'ambito del pilastro 4 di SMETA SEDEX (sostenibilità etica nelle catene di approvvigionamento e sistemi di produzione sostenibili).

Alcuni anni fa, Wernli AG è entrata a far parte della famiglia HUG. Questo ha avuto conseguenze sulla gestione dei documenti.
Quando abbiamo rilevato Wernli, l'obiettivo era quello di armonizzare i dipartimenti e i processi. Volevamo avvicinarci e presentarci in modo uniforme. Alla HUG di Malters, avevamo già un sistema di gestione dei documenti che funzionava bene. La Wernli di Trimbach, invece, utilizzava il programma di gestione della qualità IQSoft della IQS AG di Zofingen. Non eravamo sicuri di volere questo sistema.

Come avete valutato e deciso?
Abbiamo chiesto molto. Volevamo qualcosa di molto, molto buono che gli utenti potessero anche usare rapidamente. Dal punto di vista funzionale, abbiamo richiesto una rappresentazione grafica del processo e la presentazione visiva secondo i nostri desideri. Volevamo una gestione semplice dei nostri circa 2000 documenti, compresa la ricerca full-text. Inoltre, ci aspettavamo un'età definibile del documento, il periodo di validità liberamente definibile per ogni documento e la tracciabilità di tutte le modifiche. Importante anche: protezione automatica dalla scrittura, gruppi di distribuzione per documento, livelli di autorizzazione liberamente selezionabili e molto altro. Un chiaro argomento a favore di IQSoft era la possibilità di espansione oltre il controllo dei documenti. Apprezziamo il fatto che i singoli nuovi moduli possono essere attivati come richiesto.

E così l'impresa familiare HUG AG ha scelto l'impresa familiare IQS AG.
Questo era effettivamente un problema. Stiamo pianificando a lungo termine. Così abbiamo visitato la IQS AG a Zofingen. Abbiamo avuto modo di conoscere un'azienda familiare fortemente consolidata che ci aspettavamo di avere a disposizione per molto tempo.

Come è stata ed è la cooperazione con la IQS AG?
Con Colin Kost abbiamo un interlocutore di prima classe. Si può dire che lui

"Se vuoi costruire qualcosa di così buono, dovresti investire".

si diverte a lavorare con noi, anche quando si tratta di dettagli. Era ed è una collaborazione molto creativa. Colin voleva conoscere le nostre idee e implementarle.

Dicono che di solito ci vuole 95% del tempo per definire e capire i processi e 5% per implementare il sistema digitale. Come vi siete preparati all'introduzione del vostro nuovo software?
Abbiamo passato ore a discuterne internamente in team e così abbiamo creato lo stipendio. Dovete assolutamente farlo se volete mappare i processi. La possibilità di rappresentanza gratuita con IQSoft è stata un grande vantaggio per noi. La IQS AG ci ha inviato un campione. L'abbiamo elaborato e Colin l'ha progettato in poco tempo sul posto. Siamo stati in grado di imparare molto.

È un investimento significativo per ottenere un consiglio personalizzato come questo.
Se volete costruire bene qualcosa del genere, dovreste investire. E dopo un'attenta preparazione, è meglio iniziare a installare la documentazione a un certo punto, anche se non tutto è ancora perfetto. Andiamo avanti e impostiamo alcuni interruttori lungo la strada. Certe incongruenze emergono comunque solo sul campo.

Com'è la vita quotidiana?
Chi è responsabile di cosa?
Il sistema ci informa il lunedì quali documenti sono scaduti o quali processi devono essere controllati. I proprietari del processo sono membri del consiglio di amministrazione. Io stesso sono coinvolto in qualità di consulente. Sono anche responsabile del rispetto delle norme. Il Q-Team modula i processi e li approva insieme ai dipartimenti corrispondenti. Diverse persone nell'azienda sono responsabili della gestione dei documenti. Se qualcuno modifica qualcosa, IQSoft informa tutti gli interessati.

Nella vostra azienda, il sistema di gestione della qualità si chiama "Compass". Perché?
Perché non è un sistema Q, ma un sistema di gestione e dovrebbe aiutarci nell'orientamento. Questo è importante per me! Siamo responsabili delle questioni di qualità nei nostri tre siti di Malters, Willisau e Trimbach in un team di otto persone. Ma la bussola è apertamente disponibile per tutti i dipendenti. Non è un sistema di ispezione, ma descrive ciò che deve essere fatto. Per questo motivo, diamo anche molta importanza a renderlo visivamente attraente. Vediamo la bussola come un mezzo per avvicinare la famiglia HUG. In ogni caso, voglio uniformità. Per esempio, la nostra mappa dei processi è blu, proprio come la nostra homepage.

La bussola è ben accolta?
C'è un vivace scambio tra i dipendenti. Tuttavia, c'è sempre resistenza a un tale sistema. Pubblico regolarmente dei consigli su come usare la bussola. Voglio conquistare le persone e motivarle a usare la bussola. Supporta la sostenibilità. Definisce i campi d'azione ed è integrato nel sistema generale. Non deve più succedere che il know-how importante finisca su qualche hard disk personale. Se i documenti sono resi disponibili in modo completo e centralizzato, non c'è perdita di conoscenza in caso di cambiamenti di personale.

Cosa c'è dopo?
Cos'altro è integrato?
Attualmente, la bussola include "solo" processi, documenti e le loro definizioni. Tuttavia, questi sono molto ben strutturati. Ora stiamo lavorando all'ottimizzazione del sistema in corso. Si tratta ancora di armonizzare le nostre operazioni e i nostri processi. Vorrei integrare la gestione in sospeso. Oggi, devo ancora farlo in Excel e altrove. Ulteriori moduli IQSoft sarebbero quindi una buona optio-

"Non dovrebbe più esserci un know-how così importante che finisce in qualche hard disk personale".

nenti. Come ho detto, abbiamo scelto IQSoft per poterci espandere in qualsiasi momento. Gli obiettivi a lungo termine sono l'integrazione e la semplificazione. Meno sistemi il nostro IT deve mantenere - e ce ne sono ancora tanti - meglio è. E alla fine tutto sarà uguale. Mi piacerebbe molto raggiungere questo obiettivo.