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Anche se la parola (buzz) digitalizzazione è stata usata solo da pochi anni per descrivere il cambiamento dal lavoro analogico a quello digitale, i pianificatori di progetto in particolare hanno usato strumenti digitali fin dagli anni '80. Questi sono spesso chiamati Microsoft Excel o Microsoft Project. Tuttavia, i piani di progetto creati con questi strumenti sono di solito accessibili solo a una cerchia ristretta del team di progetto, il che crea problemi agli stakeholder:

• Le informazioni sullo stato attuale non sono mai disponibili in tempo reale.
• L'unico che ha una visione completa è il pianificatore del progetto.
• I cambiamenti devono sempre essere ottenuti da tutte le persone coinvolte e comunicati a loro volta.
• Non ci sono collegamenti con altri dati rilevanti per il progetto.
• Lo sforzo di manutenzione manuale è enorme.

Questo mostra il paradosso della digitalizzazione: solo perché si usano strumenti digitali nella gestione del progetto non significa che sia digitalizzato. Questo richiede una mentalità digitale che guarda oltre l'uso del software. Dobbiamo capire cosa significa la digitalizzazione per la gestione dei progetti:

1. le nuove tecnologie portano a un nuovo modo di lavorare.

Gli strumenti digitali devono supportare la comunicazione e la collaborazione interdipartimentale e rompere i silos di conoscenza.

3. il mondo digitale (lavorativo) è più veloce e richiede un maggior grado di responsabilità personale da parte di tutti.

Digitalizzazione e lavoro 4.0
Informazioni, notizie, aggiornamenti di stato - non importa in quale parte del mondo succeda qualcosa, possiamo scoprirlo e commentarlo immediatamente. Oggi, anche noi poniamo questa esigenza sulle nostre informazioni di progetto. Voglio sapere in tempo reale a che punto è il progetto, quali compiti sono stati completati, quali documenti mancano e chi sta lavorando su cosa. E voglio saperlo indipendentemente dal fatto che io sia in ufficio, con un cliente o su un aereo. Allo stesso modo, voglio comunicare i cambiamenti del progetto in modo rapido e affidabile alle persone responsabili. Per raggiungere questo obiettivo, gli strumenti digitali devono essere integrati nei processi di lavoro e non solo collegare le persone, ma anche i dati.

La gestione dei progetti supportata da software porta i migliori risultati quando i singoli sistemi sono in rete: La pianificazione, la gestione delle risorse o dei documenti sono attualmente gestite in molte aziende in applicazioni indipendenti. Questo porta inevitabilmente a rotture del sistema e a perdite di attrito. Questa inefficienza può essere ridotta attraverso una digitalizzazione intelligente e persino eliminata attraverso l'automazione. A cosa serve se un collega nel progetto ha completato un compito due giorni prima del previsto, ma io non ne vengo informato? Mentre prima il collega scriveva un'e-mail al riguardo, nella gestione digitale del progetto il software mi dice che il compito di livello superiore è stato completato e che posso iniziare presto la fase successiva. Se il collegamento in rete è ben avanzato in tutta l'azienda, il completamento del processo porta alla notifica alla contabilità e i costi parziali possono già essere saldati. Un'automazione parziale di questo tipo si è affermata da tempo nell'industria. Nella gestione dei progetti, questo dovrebbe anche diventare uno standard grazie alle possibilità della digitalizzazione.

Solo il networking permette l'innovazione
Le innovazioni sono create - contrariamente all'immagine glorificata del genio che armeggia nel garage - attraverso lo scambio di conoscenze attraverso i silos di esperti. La forza della digitalizzazione sta nelle possibilità di mettere in rete persone e dati attraverso i confini dei dipartimenti. Questo crea la base per portare gli esperti che possono contribuire meglio al successo del progetto. Ma questo significa anche che le competenze "lasciano" il precedente silo dipartimentale, almeno temporaneamente. Lo scambio di conoscenze lo democratizza. Questo è spesso accompagnato da una perdita di potere e può portare a un appiattimento delle gerarchie. I conflitti sono inevitabili. Qui è utile per dare priorità ai progetti e quindi giustificare l'uso di esperti in progetti ad alta priorità. La priorità può essere data, per esempio, sulla base della forza innovativa. BUSINESS EXCELLENCE 11 Image: Countrypixel - fotolia.com Solo perché si usano strumenti digitali nella gestione del progetto non significa che sia digitalizzato. dovrebbe essere pensato non solo come la creazione di un nuovo prodotto o servizio, ma come qualcosa di utile per i clienti. Non appena il beneficio è in primo piano, la classifica o la posizione di potere degli individui non può più essere usata come giustificazione per dare priorità ai progetti.

Il nocciolo della responsabilità personale
Proprio come il modo di lavorare nella vita quotidiana del progetto sta cambiando a causa della digitalizzazione, anche i ruoli dei project manager, dei membri del team di progetto e delle parti interessate stanno cambiando. Tuttavia, per tutti vale quanto segue: più responsabilità personale. La digitalizzazione è un catalizzatore per una nuova comprensione della responsabilità nel progetto. Se tutti hanno a disposizione le informazioni che li riguardano attraverso un software in rete, non sono solo responsabili di ottenerle, ma anche di metterle a disposizione degli altri. Nella gestione digitale dei progetti, non è più solo una questione di trasparenza supportata da un software su chi deve completare i compiti e quando. Piuttosto, si tratta di alimentare le informazioni rilevanti nel sistema e di alimentare il ciclo dell'informazione. In questo modo, la conoscenza accessibile del progetto viene costruita passo dopo passo, il che può portare più facilmente e rapidamente a decisioni migliori e quindi permettere a tutti i membri del progetto di lavorare effettivamente in modo indipendente.

Gli errori capitano...
Un fattore decisivo per il successo del lavoro autonomo è la tolleranza ai guasti. Non si tratta della questione se l'approccio agile, classico o ibrido debba essere perseguito nella gestione dei progetti, ma piuttosto di come affrontare il fatto che esigere la responsabilità personale dai dipendenti può talvolta portare a una "svolta sbagliata". Una cultura dell'errore non si afferma. Ma anche qui la digitalizzazione offre un'opportunità. Perché se il processo che ha portato alla svolta sbagliata è comprensibile grazie alla digitalizzazione, si può chiarire rapidamente perché, per esempio, un progetto sta prendendo più tempo del previsto. Impariamo dalle cattive decisioni. Nel migliore dei casi, i progetti falliti possono essere rivisitati e completati con successo grazie ai risultati della documentazione.