Formazione e gestione delle qualifiche strettamente in rete

Le aziende stanno investendo nella formazione continua dei loro dipendenti: Le ragioni che le aziende danno per il loro maggiore impegno sono che si aspettano un maggiore successo negli affari, vogliono essere più avanti nella competizione per i lavoratori qualificati, e che l'ulteriore formazione può migliorare la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti.

Anche nella gestione della qualità, l'attenzione si concentra sempre più sul fattore umano. I processi standardizzati e il controllo sistematico dei documenti sono importanti per una gestione della qualità funzionante, ma la risorsa decisiva è il dipendente: senza personale qualificato, la qualità non può essere garantita. Qui vale la pena che le aziende determinino con precisione la competenza del loro personale per quanto riguarda le attività che devono essere svolte per soddisfare i requisiti del prodotto, per fornire la formazione dove esistono lacune, e per garantire attraverso varie misure che la competenza necessaria sia raggiunta.

Gestione supportata da software dello stato attuale e obiettivo delle qualifiche
Un software innovativo che collega strettamente la gestione della qualità con i dati aziendali legati alla conoscenza fornisce un valido supporto in questo senso. "C'è un'interessante interfaccia tra la gestione della qualità e la gestione delle risorse umane: una stretta collaborazione tra questi due settori rende più facile per le aziende tenere traccia delle qualifiche e delle misure di formazione necessarie o desiderate, essere preparati per tutte le eventualità e, soprattutto, utilizzare le sinergie", spiega la Dr. Iris Bruns della direzione della ConSense GmbH di Aachen. L'azienda è specializzata in soluzioni software innovative per la gestione della qualità e dei processi. Con il software ConSense IMS|QMS|PMS e i moduli supplementari di gestione delle qualifiche e di gestione della formazione, che contengono possibilità versatili di e-learning, la pianificazione e l'esecuzione di formazioni avanzate così come la raccolta sistematica, lo sviluppo e l'uso delle qualifiche e delle competenze sono sostanzialmente semplificati per le imprese.

Con una panoramica trasparente delle misure necessarie
Una caratteristica speciale del concetto della ConSense GmbH è l'alto grado di collegamento tra la qualificazione e la gestione della formazione. Le qualifiche dei dipendenti, suddivise in effettive e target, sono pienamente integrate nella gestione della qualità. Con la gestione delle qualifiche del modulo Con-Sense le conoscenze e le abilità rilevanti esistenti nell'impresa vengono catturate, ka-tegorisiert e valutate. Possono essere classificati in diversi livelli o cinque livelli di abilità - dal principiante all'esperto. Le competenze individuali sono gestite sistematicamente a livello centrale e possono essere valutate secondo vari criteri. Il modulo offre una storia per ogni dipendente, che registra la progressione delle conoscenze e delle competenze acquisite e l'indicazione delle possibilità di sviluppo. Una scadenza inavvertita delle qualifiche temporanee può essere impedita da notifiche e-mail opzionali ai rispettivi dipendenti e ai loro superiori. La valutazione dell'obiettivo e dello stato effettivo può portare direttamente all'avvio della partecipazione alla formazione in caso di qualifiche mancanti attraverso un collegamento con la gestione della formazione ConSense.

"Molte aziende registrano ancora questo settore faticosamente tramite liste Excel. Una gestione centralizzata e sistematica delle conoscenze e delle competenze con la gestione delle qualifiche ConSense rende questo lavoro molto più facile. Assicura che i responsabili possano richiamare le informazioni disponibili in qualsiasi momento e quindi avere sempre una panoramica completa delle qualifiche esistenti. In questo modo, il modulo Qualification Management fa risparmiare tempo nella manutenzione, valutazione e documentazione che è stipulato nella norma dall'obbligo di fornire prove. Inoltre, semplifica la determinazione dei requisiti per le nuove assunzioni o i trasferimenti e consente una rapida valutazione, ad esempio per una ricerca di esperti in più sedi", spiega la dott.ssa Iris Bruns.

Assegnare le conoscenze richieste alle unità organizzative
In pratica, questo funziona come segue: Quando i dati dell'azienda vengono creati nel sistema, le conoscenze e le competenze richieste sono già assegnate a tutte le unità organizzative in uno stretto collegamento tra la qualità e la gestione del personale, ad esempio se è richiesta una qualifica professionale o di maestro artigiano in determinati settori. Se una certa qualifica per un lavoro deve essere acquisita prima, il sistema può determinare rapidamente se la misura corrispondente è già offerta nell'azienda, quando ha luogo e a quali condizioni la registrazione può avvenire collegandola alla gestione della formazione. "Questo rende più facile risparmiare risorse: Diverse sedi possono combinare i loro corsi di formazione e, in caso di assenze dei dipendenti, si può determinare rapidamente se i dipendenti con qualifiche adeguate possono sostituirli", spiega l'amministratore delegato di ConSense.

Poiché si tratta sempre di dati personali sensibili, nello sviluppo del software è stata data la massima priorità a un concetto di ruoli e diritti dedicati: le informazioni riservate delle risorse umane sono protette da diritti di accesso multipli per garantire la protezione dei dati in ogni momento.

Con l'eLearning a formazioni indipendenti dal tempo e dal luogo
Una volta determinato il bisogno di formazione, un'azienda si trova di fronte alle sfide organizzative. Con il modulo Training Management, tutte le misure di formazione di un'azienda possono essere sistematicamente registrate, pianificate e implementate. I bisogni di formazione di ogni singolo dipendente possono essere determinati attraverso la connessione con i dati esistenti dalla gestione delle qualifiche. Al fine di ridurre i costi organizzativi e del personale della formazione, molte aziende si sono recentemente rivolte a misure di eLearning. Questi hanno il vantaggio di poter essere eseguiti in diversi luoghi e in diversi momenti - cioè a seconda della disponibilità dei partecipanti alla formazione. Soprattutto le aziende con molte sedi o un gran numero di personale sul campo apprezzano questi vantaggi. "Il sistema di gestione della formazione ConSense ha recentemente reso possibile creare facilmente unità di e-learning, ad esempio costituite da un tutorial illustrato e da un test online che interroga in seguito le conoscenze impartite", spiega la dottoressa Iris Bruns.

Le offerte di e-learning possono essere progettate individualmente nel sistema, per esempio con certi requisiti di base come la conoscenza dell'inglese, o collegate a qualifiche target definite. I corsi basati sul web possono poi essere completati indipendentemente dai dipendenti in qualsiasi momento. I test online possono essere usati per verificare il successo. Se il dipendente supera il test, la qualifica viene assegnata automaticamente e il profilo del dipendente viene sincronizzato nel sistema in modo che sia sempre aggiornato. Dopo la realizzazione di una misura, le aziende possono anche valutare la qualità e l'efficacia delle unità di apprendimento sia da parte dei partecipanti che dei loro superiori, al fine di ottenere informazioni preziose per migliorare ulteriormente la formazione offerta. "Quanto meglio un'azienda riesce ad acquisire una visione d'insieme delle conoscenze e delle competenze specialistiche di tutti i suoi dipendenti, e a mobilitare pienamente e ad ampliare continuamente queste competenze, tanto più può avere successo nel competere e nel perseguire una politica sostenibile delle risorse umane orientata al futuro", conclude la dottoressa Iris Bruns.