Erbe della Svizzera - Software della Germania

La Ricola AG di Laufen BL è considerata un pioniere nella coltivazione di erbe naturali e vanta una lunga storia. L'azienda è di proprietà della famiglia da tre generazioni. Nel 1930, la fabbrica di dolci Richterich & Co. fu fondata da Emil Richterich. Si occupò intensamente del potere curativo delle erbe e nel 1940 sviluppò la prima ricetta di 13 erbe usata ancora oggi per il prodotto Ricola più popolare al mondo, lo zucchero alle erbe. I prodotti sono ora esportati in più di 50 paesi. Le erbe per questi prodotti provengono ancora originariamente dalla Svizzera. Ogni anno, oltre 100 agricoltori svizzeri di montagna forniscono 1400 tonnellate di erbe fresche Ricola.

Standard elevati per una buona qualità

Per l'ulteriore lavorazione delle erbe e la fabbricazione dei prodotti finali, Ricola persegue elevati standard di qualità e si affida a norme stabilite. Per esempio, l'azienda è certificata secondo la norma ISO 9001:2015 e IFS Food - secondo la quale devono essere rispettate specifiche norme come azienda di produzione alimentare. Inoltre, i prodotti a base di erbe sono soggetti ai requisiti di qualità di "Good Manufacturing Practice for Pharmaceuticals" (GMP) a causa del loro provato effetto medicinale. Oltre agli standard, Ricola garantisce gli alti standard autoimposti, per esempio, attraverso i propri controlli a campione basati sul rischio. Questo è l'unico modo in cui Ricola può garantire una qualità senza soluzione di continuità lungo l'intero processo e la catena di produzione - dall'ispezione delle merci in entrata a quelle in uscita.

L'altro lato della medaglia: un alto carico amministrativo

Tuttavia, un alto livello di qualità significa anche un alto carico amministrativo per un gran numero di documenti. "Il nostro sistema di gestione della qualità comprende ora più di 6000 documenti", spiega Gabriel Hugenschmidt, vicepresidente della gestione della qualità di Ricola. "Per la gestione e l'amministrazione dei documenti, usavamo già due sistemi di gestione dei documenti (DMS) prima di roXtra. Tuttavia, con questi c'era una dipendenza da programmi IT di livello superiore, tra le altre cose, quindi abbiamo cercato un cambiamento di sistema".

Il requisito era che il nuovo sistema fosse impostato nel modo più semplice e veloce possibile, basato sul DMS esistente, e che i documenti potessero essere migrati facilmente.

Trovata una soluzione convincente

"roXtra ci ha convinto su vari livelli: Il software è molto user-friendly e facile da usare e gestire. Inoltre, è caratterizzato da un alto livello di affidabilità durante il funzionamento. Anche il servizio clienti di Roxtra merita una menzione speciale. Fin dal primo contatto, è stato garantito un supporto eccellente e affidabile", riferisce Gabriel Hugenschmidt. "Il sistema si è quindi rapidamente affermato nella nostra azienda e le richieste degli utenti interni sono diminuite notevolmente. Siamo stati anche in grado di ridurre significativamente il numero di documenti errati con roXtra. Questo è stato notato positivamente anche durante le ispezioni e gli audit".

Roxtra ha lavorato a stretto contatto con Ricola per l'implementazione. Il project manager responsabile della Roxtra ha accompagnato e supervisionato il progetto durante tutto il suo svolgimento e ha sostenuto il team del progetto Ricola attraverso consultazioni e formazione regolari. Tutto si è svolto secondo un piano chiaramente strutturato: Roxtra si è occupata dell'installazione tecnica e ha supportato il trasferimento dei dati. L'IT interno di Ricola ha poi eseguito l'ulteriore impostazione amministrativa, compresa la creazione di vari gruppi di utenti in roXtra. Questo ha permesso all'azienda svizzera di implementare il nuovo software in azienda in modo strutturato e al proprio ritmo.

Implementazione di soluzioni speciali

"Anche i requisiti speciali e le soluzioni speciali non sono stati un problema e siamo stati in grado di svilupparli e implementarli insieme al nostro contatto alla Roxtra. Per esempio, abbiamo sviluppato un flusso di lavoro speciale per i documenti che sono disponibili in forma cartacea nella produzione, come i piani di pulizia e le istruzioni di produzione. Inoltre, ora abbiamo un flusso di lavoro che ci permette di compilare i moduli direttamente in roXtra, approvarli e salvarli", dice Hugenschmidt.

Convalida del software nell'ambiente GMP

Un'altra caratteristica speciale era la convalida conforme alle GMP di roXtra: "La convalida è spesso una sfida: aumenta lo sforzo del progetto di circa il 20%, a condizione che siano disponibili dipendenti esperti e specifiche stabilite. La convalida accompagna il progetto dall'idea al suo completamento. È quindi difficile quantificare lo sforzo assoluto che comporta. Si stima che siano circa quindici giorni lavorativi, che possono essere divisi equamente tra compiti concettuali e puramente documentari. Tuttavia, questo sforzo è più che compensato da un sistema stabile e funzionante", spiega Hugenschmidt. Grazie alla stretta collaborazione e al coordinamento tra la Roxtra GmbH e la Ricola AG, la convalida di roXtra ha funzionato senza problemi: l'azienda svizzera ha potuto così attingere a precedenti esperienze con altri DMS e sistemi IT, mentre la Roxtra ha supportato l'implementazione e ha creato e fornito la corrispondente documentazione tecnica richiesta.

Grazie all'implementazione di successo e - come si dice - all'usabilità convincente di roXtra presso la sede centrale di Ricola a Laufen, l'introduzione del software è attualmente allo studio anche presso la filiale negli USA. Una versione inglese del sistema è già in uso: "Diversi dipendenti della nostra sede di Laufen stanno lavorando con la versione inglese di roXtra", dice Gabriel Hugenschmidt. "Il prodotto ha chiaramente soddisfatto le nostre aspettative e siamo in procinto di testare altre offerte della Roxtra GmbH".