I sistemi di gestione integrata (IMS) dal cloud sostituiscono le soluzioni isolate

I sistemi di gestione sono uno strumento importante per le aziende e le loro parti interessate per raggiungere gli obiettivi prefissati in considerazione di tutte le condizioni quadro. Oggi, però, un sistema di gestione non può più essere impostato come una soluzione isolata, ma deve essere trasformato in un sistema di gestione integrato attraverso l'uso delle più moderne tecnologie, che permette una comunicazione più diretta e metodi di lavoro più efficienti possibili.

I sistemi di gestione integrata (IMS) dal cloud sostituiscono le applicazioni isolate.

 

La gestione conforme dei requisiti assicura che sia specificato chi, cosa, quando, come, dove e con che cosa deve essere fatto in modo che gli obiettivi fissati siano raggiunti. Inoltre, la persona che agisce deve essere consapevole di ciò a cui deve prestare attenzione nelle varie attività. Queste possono essere condizioni quadro esistenti, obblighi vincolanti (leggi, standard, regole di mercato) o requisiti specifici del prodotto e del cliente.

Integrazione dei requisiti nei processi quotidiani

Grazie all'avanzare della digitalizzazione, l'uomo e la macchina si avvicinano sempre di più attraverso varie applicazioni di sistema e interfacce adeguate. Al fine di sfruttare il potenziale delle sinergie esistenti in un'organizzazione, i sistemi speciali per la gestione della qualità, la gestione dei rischi e la gestione ambientale che sono stati creati in passato come "soluzioni isolate" vengono sempre più sostituiti da un sistema di gestione integrato (IMS). La ragione è che le soluzioni isolate promuovono l'indesiderabile "pensiero a silos" nell'azienda, tali soluzioni spesso non sono abbastanza trasparenti come risultato e spesso falliscono nel mondo di lavoro sempre più strettamente in rete a causa di ulteriori media e rotture di sistema. Tra l'altro, questo porta anche a ridondanze inutili. Inoltre, le soluzioni isolate non sono talvolta integrate nel lavoro quotidiano degli attori e non sono quindi vissute.

Un IMS guida e combina approcci strategici e operativi

Il sistema di gestione integrato supporta l'implementazione quotidiana degli obiettivi prefissati di un'organizzazione perché rappresenta idealmente il ciclo di controllo più alto secondo il Plan - Do - Check - Act. L'anello di controllo può essere modellato e automatizzato fino al livello delle singole fasi del processo e le misurazioni dei parametri possono essere consolidate o aggregate dalle singole fasi del processo al livello strategico.

IMS come parte integrante del business quotidiano

Per gli attori di un'organizzazione, le informazioni pertinenti e necessarie sono disponibili in ogni momento, a tutti i livelli gerarchici, sul posto di lavoro digitale in un IMS. A livello strategico, le informazioni sono riassunte in modo tale da presentare chiaramente la situazione generale.

"Office 365 fornisce tutti i requisiti per implementare un IMS con strumenti standard".

A livello degli aspetti di gestione (qualità, sicurezza, protezione ambientale, consumo di risorse, performance, ecc.), sono visibili la conformità, le deviazioni e lo stato delle misure in corso. A livello di implementazione operativa, i processi sono presentati in modo semplice e user-friendly per garantire l'accesso diretto agli strumenti e alle informazioni necessarie (ad esempio, istruzioni, specifiche, documentazione dei processi, basi legali, archiviazione dei documenti, ecc.)

Piattaforme di collaborazione e cloud computing

Poiché la rete digitale tra attori, macchine e fonti d'informazione si estende sempre più su lunghe distanze, l'accesso e la collaborazione sono semplificati per tutti i partecipanti attraverso piattaforme di collaborazione e cloud computing. Entrambe le opzioni sono utilizzate come piattaforme per il sistema di gestione integrato per scambiare dati e informazioni indipendentemente dal luogo.

Esempio Office 365: implementare l'IMS con mezzi standard cloud

Gli ambienti cloud come Office 365 offrono tutti i prerequisiti per implementare un IMS con strumenti standard. A parte la licenza di Office 365 - che è già utilizzato da molte aziende nel loro lavoro quotidiano - non sono necessarie altre licenze per l'IMS. Inoltre, l'IMS è completamente integrato nel lavoro quotidiano dei dipendenti sulla base degli strumenti standard del cloud. È quindi anche effettivamente vissuto.

I singoli servizi nel quadro di Office 365 possono essere orchestrati in un portale aziendale in modo tale che i punti di forza dei singoli strumenti siano uniti in una piattaforma.

Combinando i punti di forza dei singoli mezzi standard

SharePoint Online forma la base del portale e fornisce ai dipendenti una intranet con numerose funzionalità. Spazi di lavoro individuali possono essere messi a disposizione di ogni area o dipartimento (management, HR, sviluppo aziendale, marketing, finanza, produzione, ecc.) In questo modo, ogni squadra può progettare il suo spazio di lavoro individualmente e secondo le sue esigenze. Non solo i processi e i documenti delle specifiche sono direttamente integrati nei rispettivi ambienti di lavoro, ma anche tutti i documenti di verifica. La visualizzazione dei processi è fatta tramite Microsoft Visio o un altro strumento di modellazione.

Nell'area della comunicazione interna, entra in gioco il social network aziendale Yammer. Che si tratti di notizie a livello aziendale o di annunci in gruppi specializzati, la comunicazione indipendente dal luogo è assicurata in ogni momento. Questo crea una cultura della comunicazione trasparente. Inoltre, questo porta a un team informato, in sintonia e lungimirante - dal livello di gestione ai singoli dipendenti nelle diverse divisioni.

Il lavoro di progetto nel team interno o con partner esterni è gestito tramite i team di Microsoft. Le stanze di progetto digitali sono a disposizione dei team di progetto. Funzioni versatili come la chat, la telefonia, le videoconferenze o l'archiviazione dei dati permettono una collaborazione efficiente.

Con Microsoft Forms, è integrato uno strumento che permette sondaggi di tutti i tipi. Che si tratti del feedback di un progetto, di sondaggi sui clienti o sui dipendenti o anche di valutazioni dei partner, il feedback può essere ottenuto rapidamente. Il questionario può essere compilato in qualsiasi browser web e anche da dispositivi mobili. Il feedback viene compilato e valutato in un cockpit centrale. Se le funzioni di valutazione e analisi offerte non sono sufficienti, i risultati possono anche essere esportati in Excel per ulteriori valutazioni o utilizzati in dashboard Power BI.

Valutazioni e feedback possono essere ottenuti rapidamente. Il questionario può essere compilato in qualsiasi browser web e anche da dispositivi mobili. Il feedback viene compilato e valutato in un cockpit centrale. Se le funzioni di valutazione e analisi offerte non sono sufficienti, i risultati possono anche essere esportati in Excel per ulteriori valutazioni o utilizzati in dashboard Power BI.

(Visitato 234 volte, 1 visita oggi)

Altri articoli sull'argomento