Strumenti nel funzionamento dei sistemi di gestione

I sistemi di gestione non funzionano da soli. L'implementazione di un requisito standard come "l'analisi degli impatti ambientali rilevanti" o "garantire la conformità legale" ecc. richiede strumenti. Questi possono essere processi, software o documenti speciali. Assicurano che l'implementazione di un requisito standard nella pratica si svolga in modo ordinato e che l'implementazione sia anche documentata allo stesso tempo.

Matrice di rilevanza
Un buon esempio di come gli strumenti possono essere utilizzati in diversi sistemi di gestione grazie alla struttura di alto livello è la cosiddetta matrice di rilevanza. Nel SGA secondo l'ISO 14001, è stato a lungo utilizzato per designare gli effetti significativi dell'azienda sull'ambiente. Di conseguenza, le attività e i processi dell'azienda sono tracciati contro i vari aspetti ambientali in una matrice, e la "rilevanza" delle operazioni dell'azienda per l'ambiente è segnata alle intersezioni delle righe e delle colonne, di solito con un numero proporzionale a questa rilevanza, o semplicemente con "basso", "medio" e "alto". Questo strumento può ora essere utilizzato anche nel contesto della nuova ISO 45001 per la sicurezza sul lavoro. Al posto degli aspetti ambientali, vengono utilizzati i tipi di pericolo secondo la Suva e, nel caso delle aree operative, si fa attenzione a dare una buona granularità rispetto alle situazioni di lavoro (cfr. Fig. 2). Questo strumento è quindi una "matrice di rilevanza per la sicurezza sul lavoro". Con poco sforzo, può essere ampliato in una valutazione dei rischi esaminando più da vicino i luoghi di lavoro rilevanti e determinando se tutte le misure di protezione necessarie per un lavoro sicuro sono conosciute e prese lì. Questa valutazione del rischio, a sua volta, può essere presentata in modo molto vantaggioso con un cosiddetto "portafoglio dei pericoli".

Gli strumenti familiari per l'analisi degli stakeholder e la gestione dei rischi sono anche basati su un approccio a matrice. In un'analisi degli stakeholder, tutti i gruppi di stakeholder sono inseriti su un asse della matrice. Sull'altro asse, i loro bisogni/aspettative e le loro possibili influenze sull'azienda sono elencati - spesso insieme a un'indicazione della loro "forza" e con riferimenti a opportunità e minacce associate ad essi. Gli strumenti di gestione del rischio tipicamente tracciano la probabilità degli scenari contro la loro grandezza, in modo che il rischio di ogni scenario sia graficamente visibile.

Supporto software
Strumenti ben noti che possono essere generalmente utilizzati per il funzionamento dei sistemi di gestione sono la mappatura dei processi e il software di gestione dei documenti. Naturalmente, si possono anche disegnare processi con PowerPoint o Excel, e naturalmente si possono anche semplicemente memorizzare i documenti in una cartella su un'unità. Ma non appena un sistema diventa più complesso, l'aggiornamento manuale dei documenti (compresa la numerazione, le versioni, l'archiviazione delle vecchie versioni, ecc.) e soprattutto l'aggiornamento dei collegamenti ipertestuali tra i documenti diventa sempre più noioso. I vari software di gestione dei documenti conosciuti hanno automatizzato questo lavoro e supportano di conseguenza la gestione del sistema di gestione. Spesso un sistema di gestione degli audit è disponibile insieme al sistema di gestione dei documenti. Questo supporta l'esecuzione di audit interni con inviti, liste di controllo di audit adattate, ecc. e assicura che i rapporti di audit siano memorizzati e possano essere recuperati senza problemi.

Gli strumenti di e-learning sono un supporto interessante e che fa risparmiare tempo per la formazione e il perfezionamento interni. Soprattutto l'istruzione e la formazione in materia di protezione ambientale, sicurezza sul lavoro e altri comportamenti sul posto di lavoro sono spesso vittime della mancanza di tempo. Con le "lezioni al computer", che possono essere completate individualmente in orari non di punta o durante i buchi nel carico di lavoro, il livello di formazione può essere aumentato senza dover spendere "tempo extra".

Conformità legale e conformità
Un ruolo sempre più importante è svolto dagli strumenti che permettono all'azienda di controllare e garantire la sua conformità legale. A livello federale, ci sono innumerevoli leggi e regolamenti che devono essere analizzati e controllati. Inoltre, ci sono decreti dei cantoni, dei comuni e documenti della Suva/EKAS, della protezione antincendio ecc. Secondo le informazioni dell'Associazione svizzera del commercio (SGV), una PMI con un massimo di nove dipendenti spende circa 1000 ore di lavoro all'anno per rispettare la legge, e questa cifra è in aumento. A seconda del contenuto e del campo di applicazione del sistema di gestione, si deve tenere conto anche di legislazioni speciali, come i regolamenti relativi ai prodotti alimentari, ai dispositivi medici o alla protezione dei dati. Gli strumenti di supporto all'avanguardia di solito lavorano online e sono in grado di adattare i "documenti legali" di un'organizzazione allo stato attuale della legislazione in qualsiasi momento. Tuttavia, è più difficile automatizzare il processo di verifica dell'effettivo rispetto dei requisiti legali. Tuttavia, il Legal Compliance Tool può almeno registrare chi è responsabile nell'azienda per i vari obblighi di ispezione, quando ha avuto luogo l'ultima ispezione e qual è stato il risultato. Questo permette una prova permanente della conformità legale (nei confronti delle autorità, dei residenti, degli azionisti o dei revisori, ecc.)

Una nuova generazione di strumenti di sistemi di gestione sta tentando di adottare un approccio a banda larga e coprire diverse aree di attività in un unico strumento. Questo offre grandi vantaggi perché i dati devono essere raccolti solo una volta e possono poi essere utilizzati per una grande varietà di applicazioni. Questo evita duplicazioni nella gestione dei dati e lavoro aggiuntivo non necessario. Tali sistemi sono di solito un po' più costosi da acquistare rispetto ai "singoli strumenti", ma possono essere utili a lungo termine se usati in modo coerente a favore di un sistema di gestione integrale. Un esempio di questo è mostrato in Fig. 3.

Gli aiuti dovrebbero aiutare, non ostacolare
La gamma di strumenti del sistema di gestione è ampia e attraente. Ma è importante: gli strumenti devono servire il gestore del sistema di gestione nell'implementazione - non viceversa! Non usate strumenti che vi costringono in un corsetto non amato, ma quelli che vi aiutano davvero.