"La gestione della qualità non è un espediente di marketing".

Da 35 anni, in abas Software, con sede a Karlsruhe, si creano soluzioni flessibili per aziende di medie dimensioni. Nel gruppo mondiale di aziende abas, più di 1.000 dipendenti lavorano su progetti internazionali in 65 sedi in 29 paesi. Più di 3.300 aziende in tutto il mondo usano i moderni sistemi ERP specifici per il settore, ad esempio nell'ingegneria meccanica e degli impianti, nell'industria elettrica o dei metalli, nella tecnologia medica o nel commercio.

Richiesto un sistema QM supportato da software
L'azienda di software promette ai suoi clienti di mappare l'intera catena di processi con abas ERP e di controllarla in modo orientato agli obiettivi. È ovvio che questa affermazione si applica anche ai processi interni di abas. Per questo motivo, i responsabili hanno cercato un supporto esterno quando lo sviluppatore del software ha chiesto la certificazione secondo la DIN EN ISO 9001 alla sede centrale di Karlsruhe quattro anni fa. "Fino ad allora, avevamo lavorato con documenti PDF nella gestione della qualità. Era chiaro che in futuro sarebbe stato necessario un sistema supportato da un software per ridurre il carico di lavoro amministrativo", spiega Benjamin Trautwein, Quality Manager QM/QA di abas Software AG.

In un workshop interno, sono stati raccolti i requisiti per la gestione della qualità supportata dal software. Il risultato è stato di 19 punti che sono stati ponderati e confrontati con la gamma di servizi offerti dai vari fornitori. "I primi tre requisiti erano: Mappatura del manuale nel sistema, flussi di lavoro automatici per guidare l'azienda attraverso tutti i documenti QM come istruzioni di lavoro, liste, modelli, ecc. e una mappatura digitale dei processi di rilascio", dice Benjamin Trautwein.

Alla abas Software AG, è stato deciso di usare ConSense IMS|QMS|PMS di Aache ner ConSense GmbH. L'azienda è uno dei fornitori tecnologicamente leader di software per la gestione della qualità e dei sistemi di gestione integrati. Sviluppa soluzioni innovative, integrate e particolarmente facili da usare per il supporto elettronico completo di ISO 9001 e di numerose altre norme. ConSense QMS per la gestione della qualità assicura che gli standard specificati per la documentazione siano eseguiti senza soluzione di continuità e in conformità alle norme. Il software offre un supporto elettronico completo attraverso routine automatizzate, nonché la fornitura sistematica di informazioni e il monitoraggio elettronico delle specifiche QM.

Un'introduzione pianificata con cura paga
Il progetto delle due società di software è iniziato il 1° giugno 2014. La data di go-live è stata fissata per il 30 marzo 2015, dato che l'obiettivo definito era che gli audit in scadenza nel 2015 fossero eseguiti con il nuovo software. Un piano di progetto con fasi definite ha mostrato la strada: In primo luogo, l'infrastruttura e l'hardware sono stati preparati. L'installazione, la formazione degli utenti e il test del sistema sono iniziati a settembre 2014. Alla fine di novembre, un secondo blocco di formazione e l'installazione e configurazione finale erano all'ordine del giorno.

Tra dicembre 2014 e marzo 2015, i processi sono stati finalmente trasferiti al nuovo sistema. "Questi erano già descritti e certificati e sono stati quindi trasferiti al nuovo sistema così com'erano", spiega Benjamin Traut-wein. La rappresentazione dei processi in ConSense IMS|QMS|PMS è sotto forma di diagrammi di flusso. Questo ha aiutato i responsabili di abas a riconoscere imprecisioni o errori logici nelle precedenti descrizioni dei processi. "Per esempio, avevamo processi decisionali che si concludevano con una sola opzione di uscita invece di due. La rappresentazione trasparente del processo di ConSense QMS ci ha aiutato a identificare le possibilità di miglioramento. Questi sono stati trasferiti direttamente al sistema di gestione delle azioni in modo che potessero essere seguiti", spiega Trautwein. Il modulo

ConSense Action Management, che completa il software QM, registra tutte le azioni in sospeso e assicura la loro implementazione con il monitoraggio e il controllo delle attività senza lacune.

Durante il trasferimento dei processi a ConSense IMS|QMS|PMS, è diventato evidente che i processi precedentemente descritti dai dipartimenti di marketing, supporto e amministrazione non corrispondevano più alla realtà. "Nei workshop con i dipendenti coinvolti, ha avuto senso sviluppare processi puliti che corrispondevano ai processi attuali e trasferirli al nuovo sistema. Il ritardo che si è verificato a questo punto è stato compensato dal buffer incorporato nel programma, in modo che la nostra data di go-live non è mai stata in dubbio", spiega l'esperto.

All'altezza del successo
L'implementazione di ConSense QMS è stata completata con successo nei tempi previsti e le persone coinvolte hanno tratto una conclusione positiva. "Abbiamo avuto la fortuna di essere supportati internamente con risorse sufficienti e di poter sempre contare su ConSense all'esterno. I nostri contatti diretti erano a volte piuttosto sfiduciati con le nostre richieste", sorride Benjamin Trautwein.

Nel frattempo, i vantaggi del sistema QM supportato dal software si sono dimostrati da tempo: Tra le altre cose, ConSense QMS ha un concetto dedicato di ruoli e diritti che regola con precisione le responsabilità e i diritti di accesso al contenuto e mette in moto flussi di lavoro definiti di approvazione o riconoscimento. In questo modo, il sistema organizza automaticamente il flusso veloce e mirato di informazioni all'interno dell'azienda. La pagina iniziale personalizzata mostra ad ogni dipendente abas a prima vista tutti i compiti in sospeso, le novità e le informazioni che sono rilevanti per la sua attività o i processi di cui è responsabile. Il concetto di ruolo dettagliato rende le interfacce e le dipendenze tra le aree aziendali più trasparenti e fornisce informazioni su chi è la persona di contatto giusta in quale caso. "Questo crea effetti di sinergia tra i reparti e semplifica, per esempio, l'avvio di nuovi dipendenti o il trasferimento a un altro reparto dell'azienda: In ConSense QMS, tutti possono scoprire esattamente come sono strutturati i nostri processi", spiega il Quality Manager.

L'accettazione è il prerequisito più importante per il successo
"Il successo di un tale progetto di implementazione dipende dall'accettazione delle persone che useranno il sistema. I responsabili di abas, che lo sperimentano in prima persona nel loro lavoro quotidiano, sapevano quindi esattamente cosa fosse importante nella pianificazione e nella realizzazione delle singole fasi del progetto", dice il Dr. Stephan Killich, membro del consiglio di amministrazione di ConSense GmbH.

Per Benjamin Trautwein, ha avuto successo coinvolgere i dipendenti nell'ottimizzazione dei processi fin dall'inizio e rendere i capi reparto responsabili degli aspetti tecnici. "I dipendenti che sono curiosi e aperti alle innovazioni vengono di loro spontanea volontà, vogliono partecipare attivamente, poi diventano ambasciatori e promuovono il sistema all'interno dell'azienda. In questo modo, la penetrazione richiede un po' più di tempo, ma è tanto più efficace". Per l'esperto, che ha una vasta esperienza nella gestione dei progetti, l'accettazione dipende anche dal fatto che il livello di gestione di un'azienda è dietro un tale progetto. In abas Software AG il panorama dei processi è stato approvato dal consiglio. "Questo ha un effetto di segnale e sottolinea che il sistema è preso sul serio nell'azienda. Questo è importante, perché la gestione della qualità non è una gag di marketing. Il mio consiglio per chiunque stia pianificando un progetto simile: quando si introduce un sistema QM supportato da un software, i responsabili devono chiarire ai loro dipendenti che non viene introdotto solo per lo standard o il certificato. La gestione della qualità è un valore aggiunto per l'azienda - questo deve essere comunicato in modo sostenibile".