Audit professionali dei fornitori: come farli funzionare

Il successo nel processo di audit dipende in gran parte dalle competenze della persona che conduce l'audit. Per ottenere il massimo impatto come auditor di fornitori, è necessario sviluppare il seguente approccio e le seguenti competenze (Figura 1):

Pianificazione mirata

Un audit è idealmente condotto sulla base di un mandato e di un approccio sistematico. Gli argomenti dell'incarico di revisione devono essere concordati in anticipo con il cliente e il team di revisione. Questo è importante per ottenere un risultato di audit accettabile e i suoi benefici.

Affinché ciò si realizzi, i seguenti punti nella pianificazione e nell'incarico di audit si sono dimostrati esemplari:

Pianificazione

• Chi è il mio cliente? Concordare in anticipo il contenuto, gli obiettivi e le aspettative con il cliente e il team di audit.
• Quali informazioni sono rilevanti per capire l'organizzazione? Per esempio, valutare la pertinenza dei quadri specifici e delle parti interessate.
• Quali competenze rilevanti dovrebbero essere presenti nel team? Selezionare solo i membri del team che hanno qualcosa da contribuire, ad esempio esperti delle aree di qualità, sviluppo, acquisti.
• Quali sono i rischi identificati di questo audit? Raccogliete informazioni rilevanti dal vostro archivio interno di conoscenze per i requisiti di prodotto e di processo. Poi confronta le risposte ricevute con i requisiti esistenti.
• Quali catene di approvvigionamento sono rilevanti? Audit delle catene di fornitura rilevanti per ottenere una visibilità completa della catena dei processi.
• Quali attrezzature di protezione personale sono necessarie? Chiedete in anticipo l'equipaggiamento di protezione necessario. Porta sempre con te i tuoi dispositivi di protezione personale (scarpe di sicurezza, occhiali di sicurezza e protezione dell'udito) per proteggerti da eventuali pericoli.

Incarico di revisione

• Obiettivo dell'audit - a cosa contribuisce l'obiettivo dell'audit? Per esempio, valutare la descrizione del processo
• Criteri di audit - qual è la base per l'audit e quali requisiti devono essere soddisfatti? Per esempio, descrizione del processo, specifiche di test, disegni, domande di audit
• Tipo di audit - quale area sarà sottoposta ad audit?
• Organizzazione dell'audit: in che modo l'audit raggiunge al meglio il suo obiettivo? A che punto ha senso ottenere un campione significativo nella pratica?
• Benefici: Miglioramento della minimizzazione del rischio nel flusso del processo

Attuazione dell'obiettivo

Per rendere l'audit efficiente ed efficace, si dovrebbe usare il principio di Pareto o la regola del 20/80. Con 20% di attenzione alle domande, si generano 80% di risultati sotto forma di risposte (Figura 2). L'auditor fa domande aperte e le valuta obiettivamente sul posto.

Assicuratevi di usare domande W aperte nelle vostre domande per dare all'intervistatore abbastanza margine di manovra per rispondere. Alcuni esempi:

• Come ci si assicura che ...?
• Quale soluzione preferite?
• Cosa dovremmo cambiare per raggiungere il requisito ...?
• Quali possibili soluzioni conoscete già?
• Quale di questi può
• Come possiamo sostenerti?

Se vuoi che la tua domanda susciti una decisione, cioè una risposta sì o no, assicurati di usare domande a risposta chiusa. Per esempio: "Riesci a immaginare un modo diretto e aperto nell'audit?".

Ogni osservazione o deviazione che si ottiene attraverso l'applicazione del principio di Pareto deve essere documentata in loco e discussa con l'auditor. Questo vi aiuterà anche ad ottenere l'accettazione necessaria.

Il segreto sta nell'ascoltare attentamente

Parte del comunicare con successo è ascoltare attivamente. Alcuni esempi:

• Mantenere il contatto visivo. Guarda, sorridi, ascolta e parla poco.
• Non dare lezioni, trasmettere impulsi e idee.
• Postura aperta. Stai in piedi o seduto frontalmente e dritto verso la tua controparte. Testa alta, spalle indietro.
• Assicuratevi di chiedere se qualcosa non è stato compreso correttamente, per esempio: "Se ho capito bene, allora..."
• Rimanere sempre in equilibrio, educato, umoristico e amichevole durante l'audit.
• Siate riconoscenti. Essere consapevoli dei punti di forza degli auditi. Dare feedback in modo situazionale, autentico e gioioso.
• Vedrete: La tua accettazione come auditor aumenterà immediatamente.

Follow-up orientato all'obiettivo

Cercate di condurre facilmente e rapidamente un follow-up tempestivo dell'audit. Per fare questo, prendete i vostri appunti di audit che avete fatto durante l'audit e formulateli in forma di rapporto. Puoi anche spiegare i punti elenco del tipo bullet point. Usare immagini per le prove di audit, se possibile e con il permesso preventivo dell'audito. Le immagini descrivono meglio ciò che è stato visto. Preparare un rapporto da consegnare a tutti i partecipanti non più tardi di tre giorni dopo l'audit.

È importante registrare i risultati (potenziale di miglioramento o deviazioni) nella lista delle misure. Le misure necessarie per questo non devono essere definite da voi come auditor, ma esclusivamente dal soggetto sottoposto ad audit. Questo ha lo scopo, da un lato, di affrontare il potenziale di miglioramento o la deviazione e, dall'altro, di assicurare la necessaria accettazione delle misure da adottare.

Chiedete una persona responsabile della loro attuazione e delle scadenze realistiche. Per determinare l'effetto dell'audit, una revisione delle prestazioni, se necessario in loco, è utile per il completamento tempestivo delle misure.