Cosa dovrebbero sapere ora le istituzioni e le aziende finanziarie

Fino al 2018, più di dieci standard e formati esistevano in parallelo nelle procedure di bonifico e di addebito diretto in Svizzera. Inoltre, c'erano sette diverse varianti di polizze di pagamento. La Svizzera voleva ridurre questa diversità. Con l'introduzione degli standard europei basati su ISO 20022 nel 2017, ha riorganizzato il traffico dei pagamenti nazionali: L'obiettivo è quello di semplificare le procedure del traffico dei pagamenti e i sistemi delle banche e di PostFinance SA e di allinearli agli standard europei. Le transazioni di pagamento dovrebbero essere più efficaci, più veloci e meno soggette a errori e rendere più difficile il riciclaggio di denaro. A tal fine, i precedenti numeri di conto proprietari sono stati convertiti in IBAN. Questo ha riguardato anche i trasferimenti bancari, gli addebiti diretti, i bollettini di pagamento e le notifiche.

Convertire i processi per l'elaborazione dei pagamenti
La nuova fattura con codice QR semplifica le operazioni di pagamento tra gli emittenti e i pagatori o le loro banche e lo scambio elettronico di dati nel settore interbancario. Le nuove fatture sono destinate a ridurre i tempi e i costi di elaborazione e ad accelerare il trattamento da parte dei fornitori di servizi di pagamento e il loro scambio di informazioni tra di loro. Tuttavia, questo può avere successo solo se tutte le parti coinvolte adattano anche il loro hardware e software IT ai requisiti tecnici. Questo significa che devono aggiornare la loro elaborazione dei pagamenti con tecnologie di lettura e scrittura di codici QR. Il più grande

La sfida è quella di automatizzare i processi in modo tale che non sia necessaria alcuna elaborazione manuale. Qui, numerose insidie diventano evidenti in dettaglio: oltre al codice QR, deve essere riconosciuta anche la scrittura a mano, devono essere chiarite le informazioni contraddittorie nel codice QR e nei campi di testo nella sezione visiva, e le interfacce verso i partner di transazione devono essere adattate alle nuove possibilità.

Elaborare automaticamente diversi milioni di fatture QR all'anno
Bisogna pensare a diversi scenari. Nel caso più semplice di una fattura con il codice QR svizzero standardizzato, c'è una catena di processo in cui un pagatore procede online: tutti i dati della transazione sono sulla fattura. Da un lato nel codice QR incluso, ma anche nei campi di testo nella parte visibile. Il pagatore scansiona il codice QR con la sua app bancaria sul suo smartphone e attiva il trasferimento. Non c'è bisogno di aggiungere o modificare manualmente l'IBAN, il motivo del pagamento o il numero e l'importo della fattura. Usando l'applicazione bancaria, i suoi dettagli bancari personali come il nome e il numero di conto sono già noti. Poiché tutti i dati arrivano digitalmente alla sua banca, questa può elaborare la transazione automaticamente. La banca del beneficiario riceve l'avviso di pagamento in modo digitale e il beneficiario riceve la nota di credito corrispondente. L'ordine viene addebitato sul conto del debitore.

Tuttavia, il processo di pagamento sarà spesso diverso. Fino al 20% delle transazioni di pagamento sono ancora basate sulla carta e possono essere integrate da informazioni scritte a mano. Ed è proprio qui che le istituzioni finanziarie sono ancora sfidate a raggiungere un alto livello di elaborazione automatizzata. Soprattutto le istituzioni finanziarie con diversi milioni di transazioni di pagamento all'anno hanno bisogno di tecnologie potenti per l'elaborazione dei codici QR (lettura e scrittura), il riconoscimento del testo (compresa la scrittura a mano) e l'elaborazione delle immagini, nonché nuovi algoritmi di elaborazione.

Inoltre, ci sono nuovi processi interni di monitoraggio, verifica e correzione. Se questi processi non sono adeguatamente automatizzati, il codice QR svizzero diventa un incubo per i processori di una transazione.

La lettura, la convalida e la verifica hanno bisogno di algoritmi intelligenti
Per le fatture QR cartacee, le istituzioni finanziarie devono estrarre i dati che contengono dal codice QR e integrarli nei loro sistemi per l'ulteriore elaborazione dei pagamenti. Per un processo fluido e automatizzato, la qualità degli scanner è fondamentale. Devono fornire una qualità d'immagine sufficiente per trasferire i dati nei loro sistemi di dati. Anche se la carta è sgualcita, sporca o ingiallita, gli algoritmi devono essere in grado di riconoscere le informazioni sul codice QR completamente e senza errori in frazioni di secondo.

Se i dati sono privi di errori nel sistema, la convalida e la verifica automatica dell'IBAN, del beneficiario e del pagatore devono avere luogo. Ortografie diverse o numeri trasposti devono essere corretti automaticamente, ma il confronto con grandi banche dati non deve portare a ritardi. L'assegnazione delle discrepanze deve essere monitorata; in caso di dubbio, il sistema deve fornire un avviso in modo che i dipendenti dell'istituto finanziario possano controllare i dati manualmente.

Il riconoscimento della scrittura a mano come maggiore fonte di errore
Mentre la lettura e la valutazione di un codice QR è raramente un problema oggi, le informazioni scritte a mano nella parte visibile della fattura sono la più grande fonte di errore. Qui, la precisione e la velocità del riconoscimento del testo sono cruciali. Mentre il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riconosce senza ambiguità e senza errori le lettere stampate secondo lo Swiss Code Standard, i nomi scritti a mano dei pagatori e degli importi richiedono un software più potente per il riconoscimento. Per mezzo del riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR), ulteriori informazioni sul contesto sono incluse nell'analisi e i risultati sono corretti grazie ad algoritmi intelligenti. Per la scrittura scorrevole, viene utilizzato anche l'Intelligent Word Recognition (IWR).

Il riconoscimento della scrittura a mano come maggiore fonte di errore
Mentre la lettura e la valutazione di un codice QR è raramente un problema oggi, le informazioni scritte a mano nella parte visibile della fattura sono la più grande fonte di errore. Qui, la precisione e la velocità del riconoscimento del testo sono cruciali. Mentre il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riconosce senza ambiguità e senza errori le lettere stampate secondo lo Swiss Code Standard, i nomi scritti a mano dei pagatori e degli importi richiedono un software più potente per il riconoscimento. Per mezzo del riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR), ulteriori informazioni sul contesto sono incluse nell'analisi e i risultati sono corretti grazie ad algoritmi intelligenti. Per la scrittura scorrevole, viene utilizzato anche l'Intelligent Word Recognition (IWR).

Gestione dei resi con generazione rinnovata di codici QR
Se l'ordine di pagamento contiene un'incongruenza come un numero errato di pagamenti o la somma dei singoli pagamenti non corrisponde al documento totale, l'intero ordine di pagamento viene restituito al cliente. In questo caso, però, le ricevute originali non vengono selezionate tra le migliaia che vengono processate quotidianamente, ma vengono stampate e inviate le ricevute scannerizzate dell'ordine errato. Dopo che le fatture sono state scannerizzate dalla macchina, il codice QR non è di una qualità tale da permettere la lettura del codice dopo la stampa. Questo significa che il codice QR deve essere ricostruito prima della stampa. Per fare questo, un codice identico deve essere generato con un generatore di codici QR, che sovrascrive il vecchio codice QR esattamente nel posto giusto. Gli strumenti di elaborazione delle immagini sono usati qui per ridurre al minimo le deviazioni. Solo se questa gestione dei ritorni viene effettuata meticolosamente, gli emittenti di fatture o i pagatori possono correggere il loro errore e ripresentare l'ordine di pagamento integrato o corretto con le fatture QR.

I fatturatori devono preparare i sistemi ERP e la contabilità
Naturalmente, non sono solo le istituzioni finanziarie ad essere sfidate dall'introduzione del QR-bill, ma soprattutto gli emittenti di fatture. I guadagni di efficienza nell'elaborazione possono essere realizzati solo se anche le fatture sono create secondo le specifiche della fattura QR svizzera. Idealmente, anche il regolamento supplementare SWICO viene rispettato. Questo definisce i contenuti per supportare in modo ottimale l'elaborazione automatica delle fatture. Il passaggio sarà probabilmente doloroso per le piccole PMI che attualmente lavorano con un'infrastruttura minima e un ambiente ERP e fanno un uso intensivo dell'opzione del campo messaggi. Oggi, questo campo permette qualsiasi messaggio del cliente, anche scritto a mano. Questa possibilità di feedback dei clienti sarà eliminata senza sostituzione. Il campo del nuovo messaggio deve essere riempito dall'ERP e il contenuto deve essere incluso nel codice QR.

Conclusione: solo l'automazione porta l'efficienza necessaria
I più avanzati nell'adattamento alla fatturazione QR sono certamente le grandi banche e PostFinance, che hanno già preparato i loro sistemi per la fatturazione QR con competenze interne ed esterne. Tuttavia, tutti gli istituti finanziari devono essere in grado di elaborare le fatture QR al più tardi entro il 30 giugno 2020. Coloro che non hanno introdotto processi automatizzati per allora dovranno fare i conti con una massiccia spesa aggiuntiva a medio termine.

Le aziende che non adattano la loro elaborazione delle fatture alle nuove possibilità non potranno beneficiare del potenziale di automazione che sarà possibile in futuro. Specialmente per quelle aziende che già gestiscono un'applicazione per l'estrazione automatica dei dati delle fatture, le nuove possibilità offrono un importante guadagno in efficienza e l'opportunità di risparmiare sui costi a medio termine.