Distribuzione efficiente delle informazioni

Da produttore specializzato di carte di registrazione tecniche ("carte da carteggio"), Diagramm Halbach GmbH & Co. KG si è sviluppata in uno specialista globale per prodotti di stampa e accessori con oltre 300 dipendenti. Fondata nel 1832, l'azienda familiare Diagramm Halbach è ora gestita dalla sesta generazione. Con clienti in più di 70 paesi, questa azienda moderna e tradizionale è sinonimo di precisione e sicurezza nella stampa di documenti falsi e a prova di copia. I progetti richiedono un alto livello di competenza applicativa e una perfetta performance tecnica di produzione. Il fatto che l'azienda sia una storia di successo da oltre 185 anni è in gran parte dovuto alla visione strategica della sua gestione. Si sono sempre concentrati sulla qualità - sia esternamente che internamente. Con questo in mente, l'azienda ha reso la sua gestione delle informazioni trasparente fin dall'inizio. Questa decisione e l'introduzione di un software di gestione della qualità hanno garantito flussi di lavoro regolari fino ad oggi.

L'informazione è di grande importanza

Una cattiva gestione della conoscenza può portare alla perdita di informazioni importanti e di preziose competenze dei dipendenti. Ecco perché Halbach ha deciso fin dall'inizio di affrontare fondamentalmente i temi della "trasparenza e distribuzione delle informazioni". Fu subito chiaro che la gestione della qualità era una priorità assoluta e che la direzione doveva rimanere collegata alla realtà operativa e ai dipendenti. "Volevamo che la gestione della qualità fosse presente e saldamente ancorata nella mente di tutti", ricorda Stefan Schindler, capo dei sistemi di gestione integrati di Diagramm Halbach, dove è responsabile della gestione della qualità. Ecco perché l'azienda ha lanciato un progetto di rivitalizzazione dei suoi processi di distribuzione delle informazioni.

Gestione della qualità con supporto software

Fu subito chiaro che la distribuzione delle informazioni nella sua forma precedente era difficile da modernizzare e migliorare. Inoltre, dovrebbe essere il più facile possibile per tutti i dipendenti ottenere informazioni. Tuttavia, questa partecipazione funziona solo se tutte le informazioni aziendali rilevanti sono memorizzate centralmente e mantenute permanentemente in questo luogo. Farlo manualmente sarebbe troppo dispendioso in termini di tempo e sarebbe associato all'errore umano. Ecco perché Diagramm Halbach ha deciso di introdurre un software. Questo non solo doveva mappare la gamma di funzioni desiderate, ma soprattutto doveva essere user-friendly e intuitivo per ottenere un'ampia accettazione tra gli utenti: "Per esempio, avevamo anche bisogno di un controllo dei documenti con ricerca full-text. Allo stesso tempo, la soluzione doveva essere accattivante e convincere con una semplice applicazione. La nostra scelta è quindi caduta su orgavision. Era chiaro per noi che i nostri dipendenti avrebbero apprezzato l'uso del software grazie alla sua usabilità e alla moderna interfaccia utente", dice Stefan Schindler. Oggi, Halbach ha un contenuto in rapida crescita che non è solo postato - come in passato - dalle poche persone responsabili della documentazione.

Tracciabilità delle versioni

Il nuovo controllo dei documenti conforme agli standard regola anche chi nell'azienda deve controllare, rilasciare o solo prendere nota delle versioni correnti o dei documenti, per esempio di istruzioni procedurali e accordi modificati. La tracciabilità delle versioni con tutte le modifiche apportate non solo assicura che i dipendenti lavorino esclusivamente con l'unica versione corrente, ma è anche una componente importante per la certificazione conforme agli standard, per esempio nel corso di un audit. I revisori riconoscono nel software una solida base per i test, che fornisce tutte le informazioni e i documenti in modo chiaro e nell'ultima versione. In questo modo, gli audit possono anche essere preparati in modo conforme alla certificazione, trasferendo e importando cataloghi di requisiti già esistenti. Il collegamento digitale dei documenti rilevanti facilita in particolare l'auditing. Halbach esegue gli audit direttamente in orgavision. "Un clic ti porta ai materiali richiesti", dice Schindler. "Memorizziamo anche le scoperte sulle deviazioni o i risultati dell'audit proprio in quel momento". Dopo che l'audit è stato completato, viene anche creato un rapporto di audit completo nel software.

Comunicazione e cultura

Il software introdotto è usato come strumento di comunicazione per assicurare una distribuzione sostenibile delle informazioni. In questo modo, tutti sono aggiornati anche quando sono assenti e la direzione sa dove gli avvisi sono ancora aperti e mancano le conferme di lettura. Questo crea interazione e un livello uniforme di conoscenza. Facilita enormemente i flussi di lavoro organizzativi interni ed evita la perdita di conoscenza e i silos di informazioni non trasparenti. D'altra parte, il software è utilizzato per il monitoraggio degli ordini per essere in grado di determinare le differenze tra la pianificazione e l'esecuzione negli ordini di produzione. Le informazioni confluiscono nei rapporti e sono utili per affrontare i fallimenti. Inoltre, lo strumento viene utilizzato anche per gli orari dei turni, l'archiviazione dei protocolli, per i rapporti di produzione o per l'elaborazione degli argomenti strategici. Anche gli effetti sulla cultura aziendale sono positivi. Il lavoro diventa più facile per tutti. Le persone possono concentrarsi di nuovo sul compito effettivo e non perdono tempo a cercare il documento giusto. "Non siamo solo riusciti a raggiungere una pietra miliare nella gestione della qualità", dice Schindler. "Ma è stata anche creata una casa digitale che fornisce lo spazio per una collaborazione semplice ed efficiente. Ha anche avuto un impatto positivo sulla consapevolezza generale della qualità dei dipendenti".

Il supporto del software crea guadagni di efficienza

Dall'introduzione del software, l'azienda tradizionale ha notato un aumento significativo dell'efficienza. "Abbiamo risparmiato la maggior parte del tempo usando orgavision, perché ora possiamo mantenere le informazioni di controllo dei documenti molto più snelle", dice Stefan Schindler. I processi di cambiamento sono ora reagiti in modo più efficace e i documenti corrispondenti sono distribuiti in modo precisamente controllato: "Ora siamo più veloci nell'adempiere ai nostri obblighi dai requisiti dei clienti o delle norme e nell'informare tutte le parti coinvolte". Halbach usa anche contenuti campione per il software orgavision, che permette di mappare nel sistema argomenti importanti come la salute e la sicurezza sul lavoro o la gestione dell'energia. "Il manuale campione deve naturalmente essere individualizzato, ma è di grande aiuto, poiché i capitoli corrispondenti alla norma hanno già un contenuto specifico", spiega Schindler. Halbach prevede anche di usare orgavision per l'on-boarding in futuro. Soprattutto quando i dipendenti cambiano, c'è il rischio che l'esperienza e le conoscenze accumulate vadano irrimediabilmente perse: "Siamo molto soddisfatti della cooperazione e del software. Ecco perché stiamo cercando attivamente altri temi aziendali che possano essere mappati con esso".

Conclusione: processi di gestione della qualità a prova di futuro

"Oggi, i nostri dipendenti usano le conoscenze esistenti che sono già state create", dice Stefan Schindler. Grazie alla lungimiranza della direzione dell'azienda e con il supporto di una soluzione IT collaudata, Diagramm Halbach è riuscita a impostare i suoi processi di gestione della qualità in modo sicuro per il futuro. Le informazioni sono conservate e l'elaborazione dei compiti registrati nel software è supportata a lungo termine. In definitiva, tutti i dipendenti beneficiano dell'efficienza risultante nel loro lavoro quotidiano, così come i clienti e i fornitori. ■