Un système intégral au lieu d'applications isolées

Cette entreprise traditionnelle de près de 150 ans, dont le siège est à Schafisheim, exploite les sites de transport et de stockage de Schafisheim, Hunzenschwil et Spreitenbach, à un emplacement central le long de l'axe principal de l'A1. "Le simple transport de marchandises de A à B ne suffit plus. Au lieu de cela, le marché demande un ensemble complet de services", déclare le PDG Nico Barazetti. La gamme de services de l'entreprise est donc très large. Tous les aspects des marchandises terrestres et de la logistique alimentaire sont couverts : le co-packing,

Importation/exportation, dédouanement, transport et distribution, stockage (frigorifique), voire délocalisation d'entreprises et de particuliers. "Le professionnalisme et l'expertise en matière de logistique alimentaire sont parmi nos principaux atouts", ajoute Hajo Koster, responsable de la qualité.

Lagerhäuser Aarau AG est certifié selon les normes ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, FSSC 22000, Swissmedic, Bio Inspecta et SMETA-4. Les efforts sans cesse croissants requis pour se conformer aux normes, mais surtout les processus complexes au sein des différents sites, ont incité la société à évaluer le logiciel de gestion de la qualité en 2016.

"Pour des raisons de simplicité, de transparence et de rapport qualité-prix, l'outil Improve de Synprovis GmbH l'a emporté", explique Hajo Koster. Depuis la mi-2017, l'entreprise utilise les modules Improve pour les réclamations des clients, la gestion des risques, la gestion des audits, les plans de formation et la gestion de la documentation. Sur les quelque 340 employés, 50 personnes travaillent intensivement avec l'outil et 100 à 150 autres le font régulièrement. "Ce niveau élevé de pénétration ne fonctionne que si le logiciel est accepté en interne - et c'est le cas dans une large mesure", se réjouit le responsable de la qualité.

Avant d'améliorer : "Intranet en bois
Avant que Lagerhäuser AG ne s'attaque au projet de "logiciel de gestion de la qualité", elle fonctionnait de manière résolument décentralisée. Les différents sites ou divisions de l'entreprise fonctionnaient de manière presque totalement autonome, avec des outils différents et donc sur plusieurs voies. Les principaux outils étaient PowerPoint et Excel. En outre, seuls quelques employés avaient accès à l'information numérique. "Ce cadre a certainement fonctionné pendant un certain temps. Mais avec la croissance de l'entreprise et les exigences externes, le passage à un système intégral est devenu impératif", déclare Hajo Koster. Le PDG Barazetti souligne également la nécessité de normes applicables à l'ensemble de l'entreprise, avec une intégration complète des clients, des fournisseurs, des processus et des documents.

L'environnement exige toujours plus
Des facteurs externes ont fourni d'autres raisons de fonctionner avec un système de qualité holistique. Il s'agit notamment de la pression croissante sur les prix, du besoin croissant d'externalisation de la part des clients, de tous les aspects de la numérisation, des questions environnementales et énergétiques, ainsi que de la

Nourrir la culture d'entreprise. L'AL progresse sur tous ces fronts. Par exemple, dans le domaine de l'écologie, où la consommation d'énergie pour l'éclairage, la climatisation et le parc de véhicules est activement mesurée et contrôlée, où tous les camions sont conformes aux dernières normes Euro et où les conducteurs sont formés à une conduite respectueuse de l'environnement. Ou dans le domaine de la culture d'entreprise, où l'"appréciation" a toujours été une attitude vivante. En ce qui concerne le marché, Hajo Koster résume : "Un entrepôt devient de plus en plus une banque. Le client nous confie ses biens pour le stockage et le déplacement".

Avantages et succès des logiciels
"L'introduction d'Improve a déclenché en nous une remarquable dynamique de sensibilisation à l'entreprise, aux structures et aux processus", rapporte l'expert en qualité Koster. Cet outil a permis de découvrir sans relâche des lacunes structurelles. En conséquence, de nombreuses structures de base ont été mises en place. En outre, grâce à Improve, le manuel de gestion de la qualité a été réduit de moitié et les doublons ont été éliminés. La centralisation et la mise en œuvre souhaitées de normes à l'échelle de l'entreprise ont également été couronnées de succès grâce à la capacité multi-clients d'Improve. Le paysage des processus a été complètement intégré dans l'outil de gestion de la qualité et est maintenant géré avec lui. "Ce travail nous a encore rapprochés en interne", déclare le responsable de la gestion de la qualité, en mentionnant un effet supplémentaire bienvenu. L'introduction technique s'est avérée peu compliquée. "L'introduction et la maintenance correctes et complètes des données sont, bien sûr, une condition préalable au développement de l'efficacité d'Improve", résume le quinquagénaire.

Depuis l'introduction d'Improve, Lagerhäuser Aarau AG a bénéficié de nouvelles améliorations dans différents domaines, comme l'illustrent les exemples suivants :

• La modularité apporte des avantages dans deux sens. Avec l'achat d'Improve, le client choisit ce dont il a vraiment besoin et "rien en stock", selon le Q-Manager. Dans la pratique quotidienne, la phrase "Celui qui maîtrise un module peut faire fonctionner l'autre" s'applique, ce qui décrit bien la structure toujours identique.
• Les plaintes des clients ont rapidement porté leurs fruits. L'outil de gestion de la qualité permet de mieux analyser les erreurs et de réagir plus rapidement et de manière plus ciblée.
• Avec le déploiement d'Improve, l'AL a mis en œuvre un concept d'identification des documents dans le dépôt de données numériques, ce qui signifie que tous les documents et informations sur le sujet recherché peuvent désormais être trouvés rapidement et facilement grâce à des recherches par mots clés.
• L'outil permet de gérer facilement le flot de documents liés aux certifications de normes. Les économies d'heures de travail des employés pour la préparation et la réalisation des audits sont considérables.
• La flexibilité de l'outil est démontrée par sa capacité à s'adapter aux besoins changeants de l'organisation. L'amélioration croît avec l'entreprise.
• Les différentes possibilités de visualisation d'Improve sont souvent utilisées chez Lagerhäuser Aarau AG comme un "outil de compréhension".

À propos de Synpro-vis GmbH, fabricant d'Improve, Hajo Koster déclare : "Je trouve formidable qu'une petite entreprise suisse dispose d'un outil aussi bon et pratique sur le marché".