Les systèmes de gestion intégrés (SGI) issus du cloud computing remplacent les solutions isolées

La gestion conforme des exigences garantit qu'il est précisé qui, quoi, quand, comment, où et avec quoi il faut faire pour que les objectifs fixés soient atteints. En outre, la personne qui agit doit être consciente de ce à quoi elle doit faire attention dans les différentes activités. Il peut s'agir de conditions cadres existantes, d'obligations contraignantes (lois, normes, règles du marché) ou d'exigences spécifiques aux produits et aux clients.

Intégration des exigences dans les processus quotidiens

En raison de la progression de la numérisation, l'homme et la machine se rapprochent de plus en plus grâce à diverses applications système et à des interfaces adaptées. Afin d'exploiter le potentiel des synergies existantes dans une organisation, les systèmes spéciaux de gestion de la qualité, de gestion des risques et de gestion de l'environnement qui ont été mis en place par le passé en tant que "solutions isolées" sont de plus en plus remplacés par un système de gestion intégré (SGI). En effet, les solutions isolées favorisent la "pensée en silo" indésirable au sein de l'entreprise, ce qui a pour conséquence que ces solutions ne sont souvent pas assez transparentes et qu'elles sont souvent insuffisantes dans un monde du travail de plus en plus étroitement mis en réseau, en raison des supports supplémentaires et des ruptures de système. Entre autres choses, cela entraîne également des redondances inutiles. En outre, les solutions isolées ne sont parfois pas intégrées dans le travail quotidien des acteurs et ne sont donc pas vécues.

Un IMS guide et combine les approches stratégiques et opérationnelles

Le système de gestion intégré soutient la mise en œuvre quotidienne des objectifs fixés par une organisation, car il représente idéalement la boucle de contrôle la plus élevée selon le principe Plan - Do - Check - Act. La boucle de régulation peut être modélisée et automatisée jusqu'au niveau des étapes individuelles du processus et les mesures des paramètres peuvent être consolidées ou agrégées des étapes individuelles du processus au niveau stratégique.

L'IMS comme partie intégrante des activités quotidiennes

Pour les acteurs d'une organisation, les informations pertinentes et nécessaires sont disponibles à tout moment, à tous les niveaux hiérarchiques, sur le lieu de travail numérique dans un SSI. Au niveau stratégique, les informations sont résumées de manière à présenter clairement la situation globale.

"Office 365 fournit toutes les exigences pour mettre en œuvre un SGI avec des outils standard".

Au niveau des aspects de gestion (qualité, sécurité, protection de l'environnement, consommation des ressources, performances, etc.), la conformité, les écarts et l'état des mesures en cours sont visibles. Au niveau de la mise en œuvre opérationnelle, les processus sont présentés de manière simple et conviviale afin de garantir un accès direct aux outils et informations nécessaires (par exemple, instructions, spécifications, documentation des processus, bases juridiques, stockage des documents, etc.)

Plates-formes de collaboration et cloud computing

Les réseaux numériques entre les acteurs, les machines et les sources d'information s'étendant de plus en plus sur de longues distances, l'accès et la collaboration sont simplifiés pour tous les participants grâce aux plateformes de collaboration et à l'informatique en nuage. Ces deux options sont utilisées comme plateformes pour que le système de gestion intégré puisse échanger des données et des informations, quel que soit le lieu.

Exemple Office 365 : Mise en œuvre de l'IMS avec des moyens standardisés pour le cloud

Les environnements cloud tels qu'Office 365 offrent toutes les conditions préalables à la mise en œuvre d'un SSI avec des outils standard. Hormis la licence d'Office 365 - qui est déjà utilisée par de nombreuses entreprises dans leur travail quotidien - aucune autre licence n'est nécessaire pour l'IMS. En outre, l'IMS est entièrement intégré dans le travail quotidien des employés sur la base des outils standard du cloud. Elle est donc aussi effectivement vécue.

Les services individuels dans le cadre d'Office 365 peuvent être orchestrés dans un portail d'entreprise de manière à ce que les forces des différents outils soient réunies dans une seule plateforme.

Combiner les forces des différentes normes signifie

SharePoint Online constitue la base du portail et fournit aux employés un intranet doté de nombreuses fonctionnalités. Des espaces de travail individuels peuvent être mis à la disposition de chaque secteur ou service (direction, RH, développement de l'entreprise, marketing, finances, production, etc.) Ainsi, chaque équipe peut aménager son espace de travail individuellement et en fonction de ses besoins. Non seulement les processus et les documents de spécification sont directement intégrés dans les environnements de travail respectifs, mais aussi tous les documents de vérification. La visualisation des processus se fait via Microsoft Visio ou un autre outil de modélisation.

Dans le domaine de la communication interne, le réseau social d'entreprise Yammer entre en jeu. Qu'il s'agisse de nouvelles à l'échelle de l'entreprise ou d'annonces dans des groupes spécialisés, la communication indépendante du lieu est assurée à tout moment. Cela crée une culture de communication transparente. En outre, cela permet de disposer d'une équipe informée, à l'écoute et tournée vers l'avenir - du niveau de la direction aux employés individuels des différentes divisions.

Les projets au sein de l'équipe interne ou avec des partenaires externes sont traités via les équipes Microsoft. Des salles de projet numériques sont à la disposition des équipes de projet. Des fonctions polyvalentes telles que le chat, la téléphonie, les vidéoconférences ou le stockage de données permettent une collaboration efficace.

Avec Microsoft Forms, un outil est intégré qui permet de réaliser des enquêtes de toutes sortes. Qu'il s'agisse d'un retour d'information sur un projet, d'une enquête auprès des clients ou des employés ou même d'une évaluation des partenaires, le retour d'information peut être obtenu rapidement. Le questionnaire peut être rempli dans n'importe quel navigateur web et également à partir d'appareils mobiles. Le retour d'information est compilé et évalué dans un cockpit central. Si les fonctions d'évaluation et d'analyse proposées ne suffisent pas, les résultats peuvent également être exportés vers Excel pour d'autres évaluations ou utilisés dans des tableaux de bord Power BI.

Les évaluations et le retour d'information peuvent être obtenus rapidement. Le questionnaire peut être rempli dans n'importe quel navigateur web et également à partir d'appareils mobiles. Le retour d'information est compilé et évalué dans un cockpit central. Si les fonctions d'évaluation et d'analyse proposées ne suffisent pas, les résultats peuvent également être exportés vers Excel pour d'autres évaluations ou utilisés dans des tableaux de bord Power BI.