Système de gestion interactif au bureau à domicile

Un système de gestion interactif permet à toute l'équipe d'accéder à tous les processus, instructions de travail et documents internes de l'entreprise - indépendamment de leur emplacement actuel. Tout comme l'encyclopédie web Wikipédia, chaque employé peut consulter, mettre à jour ou ajouter de nouveaux contenus dans le système de gestion directement via le navigateur.

Mars 2020 entrera probablement dans l'histoire non seulement comme le mois où le monde entier est resté chez lui. Mais aussi comme le mois au cours duquel les entreprises du monde entier ont relevé le défi du siège social. Bien que les politiciens le réclament depuis des années, de nombreuses entreprises ne disposent toujours pas de l'équipement logiciel dont elles ont besoin pour travailler efficacement depuis leur domicile.

Une coopération efficace - même dans les situations de crise

Depuis la mi-mars, les quelque 40 employés de Modell Aachen travaillent entièrement à domicile. Grâce au logiciel de gestion collaborative, le directeur général, le Dr Carsten Behrens, a pu réagir rapidement aux nouvelles exigences liées à la situation particulière et les communiquer immédiatement à toute l'équipe. En quelques heures, par exemple, il a mis à jour le plan d'urgence en cas de ralentissement économique ainsi que la réglementation relative au travail à domicile.

En outre, il a rapidement créé une nouvelle description de processus sur la manière de procéder dans l'entreprise en cas de maladie de Corona. De chez lui, ses collègues complètent les processus et les optimisent ainsi conjointement.

Comme les dirigeants sont fortement impliqués dans la gestion des crises, la répartition des tâches dans de nombreuses entreprises est chaotique. Les développeurs de logiciels et les consultants en gestion d'Aix-la-Chapelle s'organisent via la gestion intégrée des tâches de leur système de gestion : dans des protocoles portant sur différents sujets, chaque membre de l'équipe peut introduire, déléguer, suivre et commenter les tâches en cours. Ainsi, le système fournit à tout moment une vue d'ensemble des tâches à accomplir et des personnes qui en sont responsables.

La plate-forme centrale de travail et d'information permet de libérer le dos des employés, notamment en raison du niveau de stress accru pendant la situation d'urgence actuelle. Clairement structurés, ils collectent, hiérarchisent et distribuent les mesures requises par la pandémie dans un nouveau "protocole Corona" - toute l'équipe tire dans la même direction.

Numériser des formulaires analogiques à la volée

La base du système de gestion interactif de Modell Aachen est le logiciel Q.wiki de l'entreprise. Outre l'optimisation conjointe des processus, ce logiciel permet de numériser rapidement et facilement des processus même complexes à l'aide de la numérisation dite "sans code" - sans une seule ligne de code source et sans l'aide des TI. À une époque où les formulaires analogiques pour les demandes de vacances et autres ne peuvent pas simplement être transmis d'un bureau à l'autre, cela facilite grandement le travail quotidien au bureau à domicile.

En utilisant le glisser-déposer, chacun peut cartographier de manière indépendante n'importe quel flux de travail dans une application web. Ainsi, une application a été créée spontanément qui peut être utilisée pour signaler des cas suspects de Corona dans l'entreprise. En cas de suspicion au sein de l'entreprise, cela permet une réaction rapide, protège l'équipe contre l'infection et empêche la propagation du virus.

Rester capable d'agir et prêt pour l'avenir

Comme les valeurs empiriques importantes et les connaissances pertinentes de tous les employés ainsi que toutes les tâches ouvertes sont préservées dans le système de gestion, l'équipe de Modell Aachen peut également s'organiser entre les départements et se soutenir mutuellement depuis le bureau à la maison. Même si les employés possédant l'expertise nécessaire sont absents, l'entreprise reste capable d'agir et prête pour l'avenir grâce à des descriptions de processus continuellement mises à jour.

Grâce à un système de gestion interactif, d'autres organisations peuvent également se préparer de chez elles à un nouveau départ réussi après la crise de Corona : Des flux de travail optimisés conjointement et une collaboration interservices efficace créent un avantage concurrentiel significatif. "Nous voulons contribuer à surmonter la crise économique. Et avec notre logiciel, nous pouvons le faire", explique M. Behrens avec détermination.

C'est pourquoi Modell Aachen met gratuitement à la disposition des entreprises concernées l'outil de gestion Q.wiki comme solution de cloud computing pendant 60 jours. Entièrement à distance, les consultants en gestion permettent aux entreprises de construire de manière autonome un système de gestion interactif.

Plus d'informations : www.modell-aachen.de