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Gestion et qualité au même niveau de direction ? Chez le fabricant de brosses à dents et de brosses à cheveux Trisa à Triengen, ils sont convaincus que tout est une question de volonté, de mise en réseau adéquate et d'intégration ciblée des employés dans tous les processus de l'entreprise. Mais que signifie une "bonne" mise en réseau dans une entreprise qui, outre les normes ISO 9001 et 14001, respecte également les normes BRC et ISO 13485 (gestion de la qualité des produits médicaux) et a également adopté la conformité à la norme OHSAS 18001 (santé et sécurité au travail) et au FSC (utilisation de bois provenant d'une sylviculture respectueuse de l'environnement et socialement responsable) ?

La qualité doit être autorisée

Si vous voulez travailler le plus efficacement possible, vous devez d'abord rendre cela possible. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises se tournent vers la gestion électronique de la qualité. Utilisés correctement, ces programmes apportent une sécurité sur mesure et une optimisation des coûts. Cependant, Laura Haasmann, responsable de l'excellence commerciale chez Trisa, est claire : "Il faut vraiment vouloir le changement. Et il ne sert à rien de peaufiner un système Q dépassé avec lequel personne ne veut travailler de toute façon. C'est pourquoi nous avons décidé de prendre un nouveau départ en 2012".

"Les employés bien formés ont la possibilité de penser par eux-mêmes."

Un logiciel solide, une gestion de fichiers transparente

Le responsable de la qualité électronique IQSoft de IQS AG à Zofingen a été choisi. Haasmann : "Nous vivons un mélange sain de contrôle global et de participation des employés. IQSoft nous a permis de modéliser visuellement et d'afficher une carte complète du processus. Nous l'appelons l'Atlas Trisa. Pour cette carte, nous avons jusqu'à présent centralisé environ 1000 processus et 2300 documents de nos différentes entreprises. Cela comprend les valeurs standard, les exigences des clients, tout ce qui concerne la sécurité au travail ou la gestion de l'environnement, les formulaires, les listes de contrôle, les cours de formation, les certificats, les contrats, etc. L'ensemble est conçu pour être complet et traçable. Nous avons récemment commencé à donner aux auditeurs externes un accès ouvert à ce système avant la date effective de l'audit. Cela fonctionne très bien".

Chez Trisa, nous savons que la meilleure qualité ne peut être obtenue que si tout le monde peut participer. Laura Haasmann souligne également l'importance d'une intégration cohérente des employés : "Si nécessaire, nous envoyons de nouvelles personnes suivre des cours d'allemand afin que tout le monde puisse se parler. Après tout, des personnes de plus de 30 nations travaillent dans notre équipe.

Des règles claires, une documentation propre

"Nous avons de nombreuses installations de production. Grâce à notre logiciel, nous savons maintenant à tout moment qui est qualifié pour quel emploi et qui doit faire quelle formation ou formation continue. Tout est lié au PIC et au plan d'action. Les formations récurrentes sont automatiquement lancées. Je pense en particulier à tous les domaines de la sécurité au travail et aux réglementations entourant la norme ISO 13485. Nous n'aurions pas à mettre en œuvre cette norme partout. Mais nous le voulons et nous le faisons".

Des idées de toutes parts

Les employés bien formés ont la possibilité de réfléchir par eux-mêmes. Trisa en fait usage et s'appuie sur les modules IQSoft "Gestion des idées" en combinaison avec "Possibilités d'amélioration". Les employés ayant accès à un PC enregistrent leurs données en ligne. Des formulaires d'idées sont disponibles dans la zone de production, qui sont également facilement utilisés et enregistrés par un employé spécialement formé. Tous les trois mois, un examen est effectué pour voir ce qui a été réalisé. Les contributions exceptionnelles sont régulièrement récompensées et les noms des lauréats sont publiés. Le taux d'exécution ? Pas encore assez haut, dit le perfectionniste Haasmann. Elle aimerait en faire plus.

La gestion de la qualité vue d'en haut

Laura Haasmann en tant que chef de division, son responsable qualité Mathias Jaros en tant que responsable opérationnel et un commis règlent l'application d'IQSoft dans toute l'entreprise : "La liste hebdomadaire en attente de toutes les divisions de l'entreprise fournie par IQSoft compte toujours une quinzaine de pages. J'apprécie cette vue d'ensemble. Aucun document important ne peut ou ne doit nous échapper. Toutefois, les responsabilités suivantes sont organisées de manière décentralisée. Nous avons décidé de manière très précise qui peut, peut ou doit faire quoi. Il ne s'agit pas de surcharger les gens en leur attribuant des responsabilités au hasard. Nous encourageons".

collaboration interservices

Les ressources humaines et la production s'assoient donc à la même table à Trisa que les départements des contrats et des affaires juridiques. Chaque fois qu'un processus doit être amélioré, la devise est la coopération. Qu'il s'agisse de la gestion des clients, de l'attention portée aux fournisseurs, des messages internes ou des conditions d'audit modifiées : L'Atlas Trisa, la carte des processus mentionnée au début et conçue et réalisée par Mathias Jaros avec IQSoft, est le point de référence pour une mise en réseau sans faille.

Tout se passe parfaitement ?

"Nous avons demandé une grande variabilité lorsque nous avons acheté notre programme de gestion. On a compris." Laura Haasmann sourit : "Au début, nous étions presque débordés. Tant de possibilités. D'autre part, les choses utiles ne viennent souvent à l'esprit que lorsque vous êtes "sur le coup" et que vous travaillez avec le programme. Alors vous en voulez toujours plus. En tout cas, j'attends déjà avec impatience l'introduction du prochain module".

"Nous envoyons des personnes de plus de 30 nations suivre des cours d'allemand si nécessaire."

mettre en œuvre beaucoup de choses en même temps. La mise en œuvre parallèle de la norme ISO 13485 et de IQSoft a été abondante. Mais heureusement, je me sens à l'aise avec le programme et aussi avec les personnes qui le soutiennent. Vous pouvez sentir la créativité et que quelque chose est en mouvement constant. Nous voulions un système qui nous soutienne plutôt que de nous imposer un fardeau. Notre responsable de la qualité électronique a, comme on dit, tenu ses promesses".

Un peu plus de brillance, s'il vous plaît !

Alors, Laura Haasmann est-elle heureuse comme un poisson dans l'eau ? Pas tout à fait. Elle pense que l'évaluation graphique devrait être plus attrayante. Hans-Peter Kost, président du conseil d'administration d'IQS AG, est conscient de ce souhait : "Cet ajustement est en tête de notre liste de priorités. Tout comme toute une série d'autres développements. Notre produit ne devient jamais obsolète.

C'est ce que Laura Haasmann a en tête : "Nous sommes nous-mêmes, comme le logiciel, en constante évolution. Nous faisons de la qualité avec IQSoft parce qu'elle est bonne et l'équipe d'IQS AG l'accompagne. Les risques diminuent de façon mesurable avec un tel programme. Les processus deviennent plus simples. Mais certains ajustements fins prennent du temps. De ce point de vue, seule l'utilisation quotidienne d'un gestionnaire électronique de la qualité permet de savoir dans quelle mesure une optimisation durable peut réellement produire des effets.