Des solutions spéciales avec des logiciels de gestion de la qualité éprouvés

Je défi commercial est une opportunité d'amélioration individuelle. Néanmoins, Hans-Peter Kost, directeur général d'IQS AG à Zofingen, a d'abord avalé le vide lorsque Thomas Baselgia, directeur général des finances et de l'administration de Herrmann AG à Walzenhausen, lui a présenté un poste de départ spécial le 21 décembre 2010 :

Un problème inhabituel

"Nous produisons plus de 650 millions de bouchons en plastique par an, dont environ 60% pour l'industrie pharmaceutique. Le problème est que nous avons environ 4000 spécifications d'articles qui changent fréquemment. Nous voulons maintenant gérer tous ces changements et tous les documents par voie électronique à l'avenir. Cependant, les données de chaque article sont stockées dans diverses bases de données et dans un nombre important de documents Word gérés manuellement. Nous voulons mettre un terme à cette situation. Tous les doubles emplois et les erreurs doivent disparaître. Les données doivent être envoyées à une administration centrale via différentes interfaces - pour Abacus, par exemple - et de là, renvoyées à toutes les bases de données après la mise à jour quotidienne. Tout doit être à jour chaque jour, partout et accessible à chaque employé sur chaque poste de travail.

Dans les salons, je n'ai trouvé aucun produit qui puisse résoudre cette tâche par la gestion des documents. Votre logiciel IQSoft est-il capable de maîtriser cela ?

Offre après 24 heures

Hans-Peter Kost a consulté son équipe. 24 heures plus tard, Thomas Baselgia avait l'offre d'IQS AG en main. En février 2011, ils se sont réunis à Zofingen et ont défini les détails. Baselgia explique à MQ : "Notre gamme standard est petite. Presque chaque fermeture est développée et protégée individuellement par nos clients et doit être fabriquée selon des spécifications précises. En tant que fournisseur pharmaceutique, nous produisons naturellement souvent dans des conditions très hygiéniques (flux laminaire ou salle blanche) et sommes régulièrement visités et inspectés par les auditeurs de la SQS ou par les auditeurs de nos clients.

Dans ce cadre, nous tenons une liste de tous les détails à respecter pour chaque fermeture individuelle. Et ces détails changent régulièrement. Il y a 1001 sources d'erreur dans une production comme celle-ci. Il est trop facile pour un changement de base de données de se perdre quelque part dans une autre partie du système. Et puis il y a les instructions de travail : On les imprimait et on les accrochait au mur à l'aide de machines. Un effort énorme, jour après jour. C'est pourquoi je cherchais un système de contrôle des documents traçable et flexible pour pouvoir enfin rapprocher de manière fiable toutes les données".

Du logiciel standard aux solutions individuelles

L'installation du système modulaire IQSoft s'est déroulée rapidement et sans heurts. Et puis les choses se sont vraiment mises en route - de tout cœur, comme Thomas Baselgia sait le raconter : "Michael Kiel, notre contact chez IQS AG, nous a tout de suite compris. Je pense qu'avec un projet comme celui-ci, il faut un partenaire qui "réfléchit". Les idées venaient (et viennent toujours) constamment de lui et de nous, que nous avons ensuite incorporées ou nouvellement intégrées. Bien sûr, cela a fait que certaines choses ont pris un peu plus de temps. D'autre part, c'était un atterrissage de précision totale. Tout fonctionne absolument comme nous l'avons imaginé.

Les doublons ont disparu. Les erreurs ne se produisent plus. Et les auditeurs ne trouvent plus rien à critiquer dans le contrôle des documents - nous en avions besoin pour l'ISO 9000 de toute façon. Nos clients, les entreprises pharmaceutiques, adorent le système en raison de la souplesse des options d'accès. Ils sont étonnés de voir à quel point il est facile pour chaque employé d'obtenir en un clic de souris ce dont il a besoin pour travailler proprement sur son lieu de travail".

Tous les détails disponibles sur un seul document

La vue d'ensemble crée la sécurité : IQSoft permet à Herrmann AG de combiner toutes les données de différentes bases de données sur un seul document. Cela comprend, entre autres, le nom de l'article, sa couleur, le plastique et sa recette, les données techniques et un certain nombre de documents complémentaires. Tout est lié et peut être appelé directement. Devise : Inscrire le numéro de l'article. Un instant plus tard, tout est disponible. Même les approbations de modifications - souvent par plusieurs personnes - sont contrôlées, enregistrées et entièrement traçables, y compris la numérotation des versions. Même la logistique spécifique au client avec des notes sur l'emballage peut être interrogée. Et chaque nuit, toutes les mises à jour effectuées quelque part sont restaurées dans toutes les bases de données. Selon Thomas Baselgia, des simplifications à l'échelle d'"au moins un emploi 100%".

Formation pour tous : le module web comme clé

Dans l'administration, pour le maintien des spécifications, l'utilisation des PC est le pain quotidien. Sous la direction de Thomas Baselgia et avec le soutien actif de Guido Wirth, directeur de Q, Herrmann AG est allé beaucoup plus loin et a lancé un changement culturel radical.

Baselgia : "Tous nos employés ont accès au module web IQSoft sur leur poste de travail. Même le mécanicien et l'opérateur de machine. Au début, certains n'étaient pas contents de cela. Travailler sur le moniteur et les formulaires électroniques ? Cela leur était étranger. Bien sûr, nous avons fait de la formation et notre responsable du Q, Guido Wirth, est notre dépanneur en vol. On le trouve partout dans l'usine !

La percée survient au même moment pour tous les gens : dès qu'ils constatent que leurs brefs moments au PC rendent le travail quotidien beaucoup plus facile, ils embrassent la nouveauté. C'est cool quand un auditeur vient à votre poste de travail, vous pouvez cliquer sur la souris pour montrer pourquoi vous faites ce que vous faites, et bam : l'auditeur est content. Nous recevons même des suggestions d'amélioration de la part de nos collaborateurs".

Gestion de la qualité à tous les niveaux

Hans-Peter Kost de IQS AG aime souligner qu'avec les nombreux modules IQSoft, beaucoup de choses peuvent être résolues individuellement, même dans la version standard. Herrmann AG le confirme : "La gestion générale via les modules standard est parfaite pour nous. Depuis avril 2013, tous les domaines, y compris l'audit et la formation, sont activement mis en œuvre dans notre entreprise. Outre le contrôle individualisé des documents, nous aimons également utiliser les "possibilités d'amélioration" ou la gestion des équipements d'exploitation et de test, par exemple".

Perspectives et bilan

"Notre dernier projet est de mettre à jour notre logiciel de test. Il a 20 ans et est toujours basé sur Excel. Il est tout simplement logique de le remplacer par IQSoft maintenant. Un responsable de la qualité électronique comme celui-ci vous donne toujours de nouvelles idées. Avec le recul, nous avons complètement changé nos méthodes de travail en trois ans, en allant toujours de l'avant mais sans jamais pousser. Nous voulions la satisfaction de 100%. Objectif atteint".