Comment les entreprises partagent leurs fichiers en toute sécurité

De plus en plus d'organisations établissent des réseaux numériques avec leurs fournisseurs de services, leurs partenaires et leurs clients. Les solutions de partage de fichiers pour le stockage et l'échange de fichiers jouent un rôle central dans une collaboration interentreprises efficace. Toutefois, les entreprises doivent faire preuve de prudence, surtout lorsqu'il s'agit d'informations relatives à la sécurité et à la protection des données.

ownCloudspécialiste de la collaboration numérique, explique comment ces solutions doivent être mises en place pour permettre une collaboration sécurisée et respectueuse de la vie privée, à la fois pratique et efficace :

• Les entreprises devraient utiliser un logiciel de partage de fichiers qui peut être exploité soit sur leurs propres serveurs, soit dans le centre de données d'un fournisseur de services informatiques de leur choix. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'ils auront le contrôle total de leurs données sensibles à tout moment. 
• Idéalement, les fichiers et les dossiers peuvent être partagés entre les serveurs fédérés. Cette option est utile non seulement pour la collaboration inter-entreprises, mais aussi pour la collaboration entre plusieurs branches d'une organisation dans différentes juridictions.
• Lorsque vous collaborez avec des contacts récurrents sans nuage compatible, la fonction d'utilisateur invité s'avère utile. Il permet aux invités d'accéder aux dossiers et aux fichiers partagés avec eux, tout comme les utilisateurs ordinaires. 
• Pour les contacts sporadiques uniquement, il devrait être possible de créer des dossiers dits de dépôt. Il s'agit de dossiers protégés par un mot de passe dans lesquels des personnes ou des groupes extérieurs à l'organisation peuvent télécharger des fichiers, mais ne peuvent pas en visualiser le contenu.
• Les entreprises doivent pouvoir définir des règles de téléchargement pour tous les dossiers. En outre, tous les téléchargements doivent être vérifiés par un pare-feu de fichiers et un scanner de virus. 
• Pour les documents nécessitant une protection particulière, il est recommandé d'utiliser une salle de données spéciale, hautement protégée. Les documents peuvent y être diffusés pour être consultés par un public sélectionné et être assortis de filigranes et de restrictions d'utilisation. Idéalement, les documents restent en permanence sur le serveur et ne sont affichés que sous forme de graphiques en filigrane dans le navigateur.
• La solution de partage de fichiers doit être capable de classer automatiquement les documents en fonction des politiques et de leur attribuer les paramètres de partage appropriés.  
• Les dates d'expiration peuvent empêcher que les communiqués soient oubliés et entraînent des violations de la conformité. La gestion du cycle de vie doit garantir que les données ne sont conservées que le temps nécessaire. 
• La liste de toutes les actions sur les fichiers et les dossiers ainsi que l'enregistrement de toutes les actions des utilisateurs et des administrateurs donnent aux entreprises un aperçu complet des interactions avec leurs documents. 

"Avec le bon modèle opérationnel et les bonnes fonctionnalités, les organisations peuvent créer une solution entièrement sécurisée pour la collaboration numérique - que ce soit en interne ou en externe avec d'autres entreprises", a déclaré Ingo Schildt, directeur du canal de distribution chez ownCloud. "Cela leur donne alors un complément utile aux services de cloud public à bas coût qui sont hors de question pour la collaboration sur les données sensibles et la propriété intellectuelle."

Source : ownCloud