"En planifiant seul 50 % plus rapide"

"Riiiiiicolaaa !!!" - Il n'y aura guère de gens qui ne connaissent pas la sonorité du nom de l'entreprise dans la publicité. L'entreprise suisse traditionnelle Ricola, fabricant de bonbons et de thés aux herbes, attache une grande importance à la qualité. Dans ses productions, elle transforme un total de 13 herbes, dont les fleurs, les feuilles, les racines et les tiges constituent la base de tous ses produits. Et pour que les herbes puissent être fraîchement transformées directement après la récolte, toutes les zones de culture sont situées exclusivement en Suisse. Un concept rond et cohérent.

Désormais, les processus devaient être tout aussi arrondis et cohérents, non seulement en production, mais aussi en interne, dans le cadre d'une planification, de rapports, de prévisions et de gestion des risques intégrés. Un système était déjà utilisé depuis plusieurs années, mais il s'est avéré très complexe et coûteux ; en outre, l'entreprise était toujours tributaire du soutien de consultants externes. Et c'est précisément la raison pour laquelle les exigences du nouveau système avaient déjà été largement définies : Ils voulaient travailler autant que possible en interne, eux-mêmes et indépendamment des consultants ; ils cherchaient un système simple à utiliser et avec lequel les choses pourraient être mises en œuvre rapidement. En outre, ils avaient bien sûr d'autres souhaits concernant le système : les masques de saisie devaient être rapides et faciles à créer, les recherches ont été discutées ainsi que la possibilité de personnaliser les cubes de données ou les rapports que l'administrateur devait établir. Lors du processus de sélection, trois fabricants ont été retenus et, après diverses visites de référence et une preuve de concept, le choix s'est très vite porté sur Unit4 Prevero, un fournisseur de veille économique (BI) et de gestion des performances de l'entreprise (CPM) ; il a notamment pu marquer des points grâce à la grande flexibilité et à l'utilisation intuitive de son logiciel.

"Le nouveau système doit être porteur de la pensée conceptuelle".
Norbert Hirtz, responsable du contrôle de gestion chez Ricola AG à Laufen : "Nous avons commencé par la planification et le reporting de l'entreprise, qui sont tous deux très importants pour nous à tous égards. Ce faisant, nous avons réexaminé de très près les anciens processus et avons modifié et amélioré un certain nombre de choses". Cela n'est pas seulement dû au système, mais aussi à la logique, au concept et au processus. Et non pas parce que le système l'exigeait, mais parce qu'ils ont réalisé par eux-mêmes que les processus pouvaient être améliorés : "Dans notre nouvel outil, nous travaillons désormais avec beaucoup plus d'automatismes, les employés peuvent saisir les chiffres plus rapidement et doivent entrer moins de données que dans l'ancien système. Il était et il est toujours important que le nouveau système soutienne notre nouvelle réflexion conceptuelle. Cette prise de conscience nous a menés loin dans tout le processus de conversion : bien sûr, la sélection du nouvel outil est importante. Mais il est presque plus important de prendre les bonnes décisions conceptuelles afin que le travail soit orienté vers un objectif et que les employés apprécient ce qu'ils font. Et le système doit soutenir exactement cette approche et cette pensée".

Un développement transparent des entreprises
Le fait que cela fonctionne se voit très bien dans la manière dont la planification est actuellement établie : "Nous saisissons d'abord un numéro d'année, le masque de saisie étant configuré de telle sorte que vous ne saisissez que la saisonnalité, qui est ensuite répartie sur les différents comptes". Cela, dit-il, a permis de réduire considérablement le temps nécessaire. Dans l'ancien système, dit-il, vous deviez appeler un deuxième écran à chaque fois pour comparer les chiffres. "Aujourd'hui, nous avons mis en place une méthode qui nous permet de saisir périodiquement les chiffres de l'année précédente, du budget et des prévisions dans les mêmes colonnes du même rapport. De cette façon, nous pouvons très bien voir dans quelle direction tout se développe". Cela a également constitué une étape très importante vers la fiabilité des données, ajoute M. Hirtz. Ils sortent les données du SAP, voient la source des données et peuvent examiner et comparer chaque donnée. "Toute divergence est immédiatement visible, on peut regarder les tableaux directement dans les cubes de données, tout est très transparent".

Le thème du libre-service est également important pour eux - en d'autres termes, le fait que les employés peuvent effectuer leurs entrées de manière décentralisée : "C'est particulièrement important lorsqu'il s'agit du budget. Chaque responsable de centre de coûts et de marketing saisit ses propres chiffres. C'est indispensable car nos utilisateurs sont répartis sur différents sites en Suisse, en Allemagne, en Italie ou même aux Etats-Unis et peuvent ainsi travailler avec un maximum d'indépendance". Avec un total de 90 utilisateurs, c'est un énorme soulagement.

Gestion intégrée des risques
La gestion des risques est également un domaine important ; au total, le comité "Ricola Risk Management" a défini 45 risques ; il peut s'agir, par exemple, de la perte de données, de la perte de clients importants ou de l'insuffisance des ressources en personnel. Ce domaine est structuré comme suit : Il y a un propriétaire de risque pour chaque risque. Le propriétaire du risque définit le risque, en assume la responsabilité et précise ce qui doit être fait pour le minimiser. Le propriétaire du risque doit également évaluer le risque, y compris la probabilité d'occurrence et l'étendue des dommages. Hirtz : "Si la probabilité d'occurrence est élevée, cela donne lieu à une évaluation en termes de points de risque et de francs suisses. Et à partir de là, il faut estimer l'ampleur de la perte de réputation de l'entreprise". Cette évaluation des risques est effectuée deux fois par an et fait l'objet d'un processus de flux de travail.

S'il y avait des changements dans les évaluations, il faudrait les expliquer. Dans leur nouveau système, un masque de saisie a été défini dans lequel les mesures à prendre ou qui ont été prises peuvent être enregistrées et suivies ; les documents correspondants peuvent également être stockés. Toutes ces étapes doivent être révisées en détail chaque année par les gestionnaires de risques respectifs ; en outre, il est déterminé si les mesures sont toujours actives ou non et quelles en sont les conséquences.

Le travail proactif est soutenu
Hirtz : "Nous avons mis en place différents rapports. L'un de ces rapports contient une matrice qui montre comment les risques ont évolué, s'ils sont classés plus ou moins haut, si les mesures associées ont été mises à jour et si elles fonctionnent bien. En outre, nous pouvons stocker un flux de travail dans le système où le propriétaire du risque doit confirmer qu'il a révisé un risque en conséquence. Et plus haut, il y a un comité des risques qui évalue la situation globale des risques deux fois par an". On peut se demander si le système de gestion des risques vous rend maintenant plus sensible à certains risques ou si vous identifiez plus de risques qu'auparavant. Hirtz connaît la réponse : "Aujourd'hui, nous sommes beaucoup plus actifs à cet égard. Dans le passé, nous avions une feuille Excel pour chaque risque, et nous y jetions un coup d'œil rapide, mais maintenant nous travaillons de manière très proactive avec elle, dans notre propre intérêt".

50% plus rapide dans la planification et un seul point de vérité
Et comment Hirtz évalue-t-il la collaboration avec Unit4 Prevero en général, leurs attentes ont-elles été satisfaites ? Hirtz : "Nous sommes très satisfaits, nous avons pu mettre en œuvre exactement ce que nous avions imaginé". Cela s'applique en particulier à l'autonomie dans la mise en œuvre des projets individuels, mais aussi au travail conceptuel dans lequel le système les a soutenus : "En termes de planification des activités, nous sommes devenus environ 50% plus rapides, également en matière de gestion des risques, nous sommes devenus plus rapides, mais surtout beaucoup plus précis. Dans l'ensemble, le résultat est que nous nous sentons bien de pouvoir compter sur les chiffres du système jusqu'à 100% parce que nous avons un système intégré et donc un seul point de vérité".