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Même si le mot (à la mode) de numérisation n'est utilisé que depuis quelques années pour décrire le passage du travail analogique au travail numérique, les planificateurs de projets, en particulier, utilisent des outils numériques depuis les années 1980. On les appelle souvent Microsoft Excel ou Microsoft Project. Cependant, les plans de projet créés avec ces outils ne sont généralement accessibles qu'à un petit cercle de l'équipe de projet, ce qui crée des problèmes pour les parties prenantes :

• Les informations sur la situation actuelle ne sont jamais disponibles en temps réel.
• Le seul à avoir une vue d'ensemble complète est le planificateur de projet.
• Les changements doivent toujours être obtenus de toutes les personnes concernées et communiqués à tour de rôle.
• Il n'y a pas de lien avec d'autres données relatives au projet.
• L'effort de maintenance manuelle est énorme.

Cela montre le paradoxe de la numérisation : ce n'est pas parce que vous utilisez des outils numériques dans la gestion de projet que celui-ci est numérisé. Cela nécessite un état d'esprit numérique qui va au-delà de l'utilisation de logiciels. Nous devons comprendre ce que la numérisation signifie pour la gestion des projets :

1. les nouvelles technologies conduisent à une nouvelle façon de travailler.

Les outils numériques doivent soutenir la communication et la collaboration entre les services et faire tomber les cloisonnements de connaissances.

3. le monde numérique (de travail) évolue plus rapidement et exige un degré plus élevé de responsabilité personnelle de la part de chacun.

Numérisation et travail 4.0
Informations, actualités, mises à jour du statut - où que ce soit dans le monde, nous pouvons le découvrir et le commenter immédiatement. Aujourd'hui, nous faisons également cette demande sur les informations relatives à nos projets. Je veux savoir en temps réel où en est le projet, quelles tâches ont été accomplies, quels documents manquent et qui travaille sur quoi. Et je veux le savoir, que je sois au bureau, avec un client ou dans un avion. De la même manière, je veux communiquer les changements dans le projet de manière rapide et fiable aux personnes responsables. Pour y parvenir, les outils numériques doivent être intégrés dans les processus de travail et relier non seulement les personnes, mais aussi les données.

La gestion de projet assistée par logiciel donne les meilleurs résultats lorsque les différents systèmes sont mis en réseau : La planification, la gestion des ressources ou des documents sont actuellement exploitées dans de nombreuses entreprises dans des applications indépendantes. Cela entraîne inévitablement des ruptures de système et des pertes de friction. Cette inefficacité peut être réduite par une numérisation intelligente et même éliminée par l'automatisation. À quoi cela sert-il si un collègue du projet a terminé une tâche deux jours plus tôt que prévu, mais que je n'en suis pas informé ? Alors que le collègue avait l'habitude d'écrire un e-mail à ce sujet, dans la gestion de projet numérisée, le logiciel me dit que la tâche de niveau supérieur est maintenant terminée et que je peux commencer la phase suivante plus tôt. Si la mise en réseau est bien avancée dans l'ensemble de l'entreprise, l'achèvement du processus entraîne la notification du service comptable et des coûts partiels peuvent déjà être réglés. Une telle automatisation partielle est établie depuis longtemps dans l'industrie. En matière de gestion de projet, cela devrait également devenir la norme grâce aux possibilités de numérisation.

Seule la mise en réseau permet l'innovation
Les innovations sont créées - contrairement à l'image glorifiée du génie bricolant dans le garage - par l'échange de connaissances entre les silos d'experts. La force de la numérisation réside dans les possibilités de mise en réseau des personnes et des données au-delà des frontières départementales. Cela permet de faire appel aux experts qui peuvent le mieux contribuer à la réussite du projet. Mais cela signifie aussi que l'expertise "quitte" le précédent silo ministériel, au moins temporairement. L'échange de connaissances le démocratise. Cela s'accompagne souvent d'une perte de pouvoir et peut conduire à un aplatissement des hiérarchies. Les conflits sont inévitables. Il est ici utile de hiérarchiser les projets et de justifier ainsi le recours à des experts pour les projets hautement prioritaires. La priorité peut être accordée, par exemple, sur la base de la force d'innovation. BUSINESS EXCELLENCE 11 Image : Countrypixel - fotolia.com Ce n'est pas parce que vous utilisez des outils numériques dans la gestion de projet que celui-ci est numérisé. doit être considéré non seulement comme la création d'un nouveau produit ou service, mais comme quelque chose d'utile pour les clients. Dès que l'avantage est au premier plan, le classement ou la position de pouvoir des individus ne peut plus servir de justification à la hiérarchisation des projets.

L'essentiel de la responsabilité personnelle
Tout comme la façon de travailler dans la vie quotidienne d'un projet change en raison de la numérisation, les rôles des chefs de projet, des membres de l'équipe de projet et des parties prenantes changent également. Cependant, ce qui suit s'applique à tous : une responsabilité plus personnelle. La numérisation est un catalyseur pour une nouvelle compréhension de la responsabilité dans le projet. Si chacun dispose des informations qui le concernent grâce à un logiciel en réseau, il lui incombe non seulement de les obtenir, mais aussi de les mettre à la disposition des autres. Dans la gestion de projet numérisée, il ne s'agit plus seulement d'une question de transparence assistée par logiciel pour savoir qui doit accomplir les tâches et à quelle date. Il s'agit plutôt de réintégrer les informations pertinentes dans le système et d'alimenter le cycle de l'information. De cette manière, les connaissances accessibles sur les projets sont construites étape par étape, ce qui peut conduire plus facilement et plus rapidement à de meilleures décisions et permettre ainsi à tous les membres du projet de travailler réellement de manière indépendante.

Des erreurs se produisent...
Un facteur décisif pour le succès du travail autonome est la tolérance aux fautes. Il ne s'agit pas de savoir si l'approche agile, classique ou hybride doit être suivie dans la gestion de projet, mais plutôt de savoir comment gérer le fait qu'exiger une responsabilité personnelle des employés peut parfois conduire à un "mauvais virage". Une culture de l'erreur ne s'établit pas. Mais là aussi, la numérisation offre une opportunité. Car si le processus qui a conduit au mauvais tournant est compréhensible grâce à la numérisation, on peut rapidement comprendre pourquoi, par exemple, un projet prend plus de temps que prévu. Nous apprenons des mauvaises décisions. Dans le meilleur des cas, les projets qui ont échoué peuvent être réexaminés et menés à bien grâce aux conclusions de la documentation.