Du numérique à la qualité de classe mondiale

Excellence, classe, réalisation des objectifs : il existe de nombreuses définitions de la qualité - et tout autant de moyens de l'atteindre. Chez Siemens Building Technologies, la gestion agile de la qualité englobe sept principes : Il s'agit notamment de l'orientation vers le client et l'entreprise, des données en temps réel et de l'ouverture, ainsi que de l'examen et des tests précoces pour apprendre rapidement. De même, les responsables de la qualité sont des membres appréciés des équipes commerciales, et la prévention, la gestion des risques et l'amélioration systémique sont des éléments centraux.

En poursuivant ces principes, la gestion de la qualité contribue de manière significative à la mise en œuvre de la vision de la division. L'objectif de Siemens Building Technologies est d'améliorer les bâtiments et donc la vie des gens. En se concentrant sur la protection contre l'incendie, la sécurité et l'automatisation des bâtiments, la société crée un portefeuille de produits, de solutions et de services avec lesquels elle pilote durablement la transformation numérique du marché.

Afin d'améliorer continuellement ses produits et services, Sie-mens Building Technologies utilise le logiciel EcoWebDesk depuis 2012. Avec huit modules, la solution en ligne couvre les domaines de la sécurité au travail, de l'audit et de la gestion des matières dangereuses, de la conformité légale, des instructions en ligne, de la gestion des processus, de l'éco-contrôle et de la durabilité. Les utilisateurs peuvent assembler les différents modules individuellement. Les sites, les usines ou les unités organisationnelles sont précisément cartographiés dans la solution SaaS (Software as a Service). Chaque utilisateur reçoit un accès axé sur les tâches aux domaines dont il a besoin, que ce soit pour des informations détaillées dans le service spécialisé ou pour une vue d'ensemble dans la gestion. De cette manière, les processus des entreprises peuvent être contrôlés de manière efficace, conforme à la loi et durable.

Système de gestion intégrée et gestion de la qualité
Patrick Lüscher est responsable de la qualité et le principal responsable du module de gestion des audits chez Siemens Building Technologies. Depuis 2010, il travaille au sein de l'équipe IQM, dans laquelle des experts en gestion de la qualité et en EHS (environnement, santé et sécurité) travaillent ensemble. Le département est également responsable du système de gestion intégré de la division. Il combine des méthodes et des instructions pour se conformer aux exigences de divers domaines. Cela comprend le manuel d'organisation et le cadre de processus de Siemens, les principes de gestion de l'ESS et de la qualité, ainsi que les normes ISO 9001 (qualité), 14001 (environnement) et OHSAS 18001 (sécurité au travail). Depuis 2013, l'entreprise dispose d'une certification matricielle : plusieurs sites sont regroupés sous un même toit, travaillent selon les mêmes critères et sont audités périodiquement. Avant l'introduction de l'EcoWebDesk, la gestion des audits était gérée différemment par les responsables.

"Les outils que nous avons utilisés allaient des feuilles de calcul Excel et des entrées de calendrier Outlook à SharePoint. Désormais, tout se déroule uniformément dans un seul système", explique Patrick Lüscher.

Quel est le statut des audits prévus, réalisés ou reportés ? Combien de mesures ont été réalisées par qui et quand ? Dans le passé, le responsable de la qualité avait besoin d'une journée entière pour compiler les résultats trimestriels. Grâce à la solution en ligne, toutes les données sont désormais disponibles de manière structurée, cohérente et en temps réel. En outre, les questionnaires pour les audits internes ne diffèrent plus les uns des autres.

Planifier et préparer les audits
Patrick Lüscher a entendu parler de l'Eco-WebDesk pour la première fois lorsqu'il s'est entretenu avec un collègue de l'EHS. La division allemande utilisait déjà le module logiciel de la santé et de la sécurité au travail. Après avoir testé en détail le module de gestion des audits, l'équipe de M. Lüscher a décidé de soutenir à l'avenir le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) avec EcoWeb-Desk. Le logiciel accompagne l'entreprise dans toutes les phases d'audit interne et externe - de la planification et de l'exécution à l'identification des recommandations d'amélioration et à l'élimination des non-conformités éventuelles. Toutes les personnes impliquées dans le processus sont intégrées de manière simple.

Après une période de préparation intensive, l'équipe de gestion de la qualité se réunit chaque année pour une revue de direction avec le PDG et le directeur financier de la division. Ensemble, ils approuvent le programme d'audit pour l'exercice financier à venir. La planification est ensuite affinée. Les auditeurs principaux coordonnent les rendez-vous avec les services spécialisés et les autres personnes concernées. Dans la solution en ligne, ils ont une vue d'ensemble de tous les audits et inspections à venir.

Les rendez-vous peuvent être facilement préparés. En quelques clics, les responsables sélectionnent le questionnaire souhaité et peuvent le compléter par des questions supplémentaires si nécessaire. Les documents liés sont joints de manière simple. Les participants à l'audit sont également enregistrés et notifiés par courrier électronique via la solution en ligne. Les employés de Siemens créent des règles pour le rappel en fonction du type d'audit.

Utilisation individuelle, résultats uniformément documentés
"L'un des avantages de l'EcoWebDesk est que nous pouvons adapter le logiciel à nos besoins de manière flexible", déclare Patrick Lüscher. Certains collègues prennent des notes directement pendant l'audit et utilisent la solution en ligne sur leur tablette ou leur ordinateur portable. Si aucune connexion internet n'est disponible lors d'un contrôle, la fonction hors ligne peut être utilisée. Les questions définies à l'avance sont fournies dans un modèle Excel qui contient toutes les informations nécessaires à la réalisation de l'audit.

Les réponses sont saisies et évaluées sur des appareils mobiles, quel que soit le lieu. Les résultats documentés peuvent ensuite être transférés à nouveau dans le système. Ceux qui préfèrent travailler avec un stylo et du papier peuvent imprimer les questions respectives et prendre des notes plus tard dans le système. Les résultats de l'audit sont ensuite transférés dans le rapport d'audit et évalués. Si les auditeurs principaux identifient un besoin d'action au cours de l'évaluation, ils émettent des recommandations ou des écarts mineurs et majeurs directement dans l'EcoWebDesk et les transmettent aux collègues responsables. Si une mesure dépasse la date d'échéance, un rappel est immédiatement envoyé à toutes les parties concernées. Les progrès actuels peuvent être visualisés dans le système en fonction du rôle.

Afin de renforcer ses normes de qualité élevées, l'entreprise s'appuie sur le principe des six yeux depuis l'introduction de l'EcoWebDesk : les auditeurs principaux initient et contrôlent la mise en œuvre des mesures. En tant que responsables des mesures, les chefs de service veillent à ce qu'elles soient mises en œuvre par une personne chargée de leur exécution. "La fidélité de nos clients est une conséquence et un résultat de la qualité de Siemens. C'est pourquoi nous veillons à ce que la gestion de la qualité soit intégrée dès le départ dans les produits et les processus et soit vécue par chaque employé", explique Patrick Lüscher.

La passion de la coopération
La définition des principaux utilisateurs responsables ainsi que des responsables nationaux et régionaux a été particulièrement importante pour la bonne mise en place de l'EcoWebDesk. L'équipe de consultants du fabricant de logiciels EcoIntense a également apporté son soutien lors des sessions de formation et des ateliers destinés aux utilisateurs. Aujourd'hui encore, des cours de formation interne sont régulièrement proposés, au cours desquels les avantages sont démontrés directement dans le système. En plus d'un retour d'information régulier et de la diffusion des meilleures pratiques, la formation des auditeurs contribue également à garantir que tous les employés travaillent facilement ensemble dans l'EcoWebDesk.

"Un grand effet secondaire est que depuis son introduction, il y a eu un échange entre pays, divisions et départements qui n'existait pas sous cette forme auparavant. La coopération et le partage des connaissances ont considérablement augmenté", explique M. Lüscher. Le travail d'équipe se développe, tout comme la solution en ligne. Chez Siemens Building Technologies, les domaines de la gestion des matières dangereuses et de la sécurité au travail sont également contrôlés via les modules EcoWebDesk correspondants. Les données collectées par un service dans un module peuvent également être mises à la disposition d'autres services. Grâce à l'utilisation du SaaS, qui est économique, il n'est pas nécessaire de procéder à une installation coûteuse ou à une administration supplémentaire. Tous les utilisateurs peuvent travailler ensemble, indépendamment du temps et du lieu.