Comment se débarrasser du lest du projet en cinq étapes

La plupart des chefs de projet savent ou du moins soupçonnent que de nombreuses activités de la routine quotidienne du projet sont nécessaires mais ne génèrent aucune valeur ajoutée. C'est ce que nous appelons le "lest du projet". Selon certaines études, 90 % de l'ensemble du travail de bureau reste sans valeur ajoutée. L'amélioration de l'efficacité dans ces domaines a généralement des effets positifs et a un impact énorme sur les performances globales.

Étape 1 : Prendre conscience de l'importance du travail sans valeur ajoutée

Le lestage des projets n'est pas l'exception, c'est la règle. Les tâches sans valeur ajoutée consomment beaucoup plus de ressources dans le projet que les travaux avec valeur ajoutée : un rapport de 90 à 10 est tout à fait réaliste. Ainsi, si la direction du projet veut améliorer la productivité globale du projet, le lest du projet est la cible idéale. Un exemple de calcul simple : si vous doublez l'efficacité du travail de projet à valeur ajoutée, vous avez réduit la charge de travail de l'ensemble du projet de 5 %. Si, toutefois, vous parvenez à doubler l'efficacité du travail sans valeur ajoutée, vous réduisez la charge de travail du projet d'un énorme 45 %. Le constat est simple : c'est en réduisant le lest des projets que l'on économise le plus de ressources.

Étape 2 : Créer une base de données centrale

Dans certaines organisations, il n'existe pas de dépôt officiel et centralisé pour les informations relatives aux projets. En conséquence, les chefs de projet et les membres de l'équipe passent jusqu'à 40 % de leur temps à rechercher des informations, pour ensuite les saisir manuellement et les condenser dans des rapports. En revanche, lorsque les modèles de projets, les mesures et les données financières sont centralisés, l'accès direct est une question de quelques clics. Un dépôt centralisé agit comme une "source unique de vérité", qu'il s'agisse de la planification d'un projet, des données et des documents relatifs au projet, ou des meilleures pratiques, des modèles et des rapports. Une telle centralisation facilite la vie de chacun.

Étape 3 : Normaliser les rapports et les processus

Une fois les données centralisées, il est relativement facile de générer et de partager des rapports et des tableaux de bord standard avec les parties prenantes appropriées. Bien entendu, l'accès doit être contrôlé par le biais d'un concept de droits approprié. Les rapports accèdent aux données du dépôt central en temps réel et ont un format standardisé afin qu'ils puissent être facilement traités ultérieurement et servir de base significative pour la prise de décision.

Étape 4 : Automatiser les flux de travail et les tâches

De nombreux outils de gestion de projet comprennent au moins des outils de base de suivi de projet. Il est ainsi relativement facile d'automatiser des tâches fastidieuses sans valeur ajoutée, ce qui permet de réduire le lest du projet. L'efficacité augmente très sensiblement lorsque des tâches autrefois manuelles sont supprimées : comme la gestion des feuilles de temps, le traitement des communications relatives à l'attribution des tâches, le suivi des progrès et des approbations, et le déclenchement des alertes et notifications associées. Avec le bon logiciel, vous pouvez facilement automatiser tout cela.

Étape 5 : Améliorer la qualité des données pour une meilleure prise de décision

Tant que vous et votre personnel devez collecter manuellement des informations à partir d'applications disparates, cela prend du temps et augmente la probabilité que vous ayez affaire à des données redondantes, indisponibles ou obsolètes. Cela vous prive des bases d'une prise de décision et d'une gestion solides. Pour de nombreuses entreprises, c'est pourquoi la visibilité et l'intégrité des données sont des enjeux cruciaux dans leurs projets. De nombreuses entreprises qui finissent par acheter un logiciel de gestion de projet le font pour éviter d'avoir à ressaisir sans cesse les données perdues. Quoi qu'il en soit, il vaut la peine de s'attaquer à la question de l'amélioration de l'efficacité du travail de projet - surtout lorsqu'il s'agit de la multitude de tâches qui n'apportent aucune valeur ajoutée. Il est toujours judicieux de se débarrasser du lest d'un projet.

Auteur :
Uwe Eilers est directeur des ventes chez Sciforma GmbH à Taunusstein, en Allemagne. www.sciforma.de. Un livre électronique de Sciforma intitulé "Libérez-vous du lest des projets - évitez les tâches sans valeur ajoutée" fournit encore plus d'informations sur l'amélioration de l'efficacité de la gestion de projets. Il peut être téléchargé gratuitement ici : https://www.sciforma.com/de/info-center/aktuelles