Audits professionnels des fournisseurs : comment faire fonctionner le système

Le succès du processus d'audit dépend en grande partie des compétences de la personne chargée de l'audit. Pour obtenir un impact maximal en tant qu'auditeur de fournisseurs, il faut développer l'approche et les compétences suivantes (figure 1) :

Une planification ciblée

Un audit est idéalement réalisé sur la base d'un mandat et d'une approche systématique. Les thèmes de la mission d'audit doivent être convenus à l'avance avec le client et l'équipe d'audit. Cela est important pour obtenir un résultat d'audit acceptable et ses avantages.

Pour que cela soit mis en œuvre, les points suivants de la planification et de la mission d'audit se sont avérés exemplaires :

Planification

• Qui est mon client ? Convenez au préalable du contenu, des objectifs et des attentes avec le client et l'équipe d'audit.
• Quelles sont les informations pertinentes pour comprendre l'organisation ? Par exemple, évaluer la pertinence de cadres spécifiques et de parties intéressées.
• Quelles compétences pertinentes doivent être présentes dans l'équipe ? Ne sélectionnez que les membres de l'équipe qui ont quelque chose à apporter, par exemple des experts dans les domaines de la qualité, du développement, des achats.
• Quels sont les risques identifiés dans le cadre de cet audit ? Rassemblez les informations pertinentes de votre référentiel de connaissances interne pour les besoins en matière de produits et de processus. Ensuite, comparez les réponses reçues avec les exigences existantes.
• Quelles sont les chaînes d'approvisionnement concernées ? Auditer les chaînes d'approvisionnement pertinentes pour obtenir une visibilité complète de la chaîne de processus.
• Quel est l'équipement de protection individuelle requis ? Renseignez-vous à l'avance sur les équipements de protection nécessaires. Emportez toujours votre équipement de protection individuelle (chaussures de sécurité, lunettes de protection et protection auditive) pour vous protéger des dangers éventuels.

Mission d'audit

• Objectif de l'audit - à quoi contribue l'objectif de l'audit ? Par exemple, évaluer la description du processus
• Critères d'audit - quelle est la base de l'audit et quelles sont les exigences à respecter ? Par exemple, la description des processus, la spécification des tests, le dessin, les questions d'audit
• Type d'audit - quel domaine sera contrôlé ?
• Organisation de l'audit : comment l'audit atteint-il au mieux son objectif ? À quel moment est-il judicieux d'obtenir un échantillon significatif dans la pratique ?
• Avantages : Amélioration de la minimisation des risques dans le déroulement du processus

Objectif Mise en œuvre

Pour rendre l'audit efficace et efficient, vous devez utiliser le principe de Pareto ou la règle des 20/80. Avec 20% axé sur les questions, vous générez 80% de résultats sous forme de réponses (figure 2). L'auditeur pose des questions ouvertes et les évalue objectivement sur place.

Veillez à utiliser des questions W ouvertes dans vos questions pour donner à l'enquêteur une marge de manœuvre suffisante pour répondre. Quelques exemples :

• Comment s'assurer que ... ?
• Quelle solution préférez-vous ?
• Que devrions-nous changer pour atteindre l'exigence ... ?
• Quelles sont les solutions possibles que vous connaissez déjà ?
• Lequel de ces éléments peut
• Comment pouvons-nous vous soutenir ?

Si vous souhaitez que votre question suscite une décision, c'est-à-dire une réponse par oui ou par non, veillez à utiliser des questions fermées. Par exemple, "Pouvez-vous imaginer une manière directe et ouverte de procéder à l'audit ?

Toute observation ou déviation obtenue par l'application du principe de Pareto doit être documentée sur place et discutée avec l'audité. Cela vous aidera également à obtenir l'acceptation nécessaire.

Le secret réside dans l'écoute attentive

Une partie de la communication réussie est l'écoute active. Quelques exemples :

• Gardez un contact visuel. Regardez, souriez, écoutez et parlez peu.
• Ne faites pas de sermon, ne donnez pas d'impulsions et d'idées.
• Posture ouverte. Tenez-vous debout ou asseyez-vous face à votre interlocuteur et tenez-vous droit. La tête en haut, les épaules en arrière.
• N'oubliez pas de demander si quelque chose n'a pas été bien compris, par exemple : "Si je vous ai bien compris, alors..."
• Restez toujours posé, poli, humoristique et amical tout au long de l'audit.
• Soyez reconnaissants. Soyez conscient des points forts des entités auditées. Donnez un retour d'information en situation, de manière authentique et joyeuse.
• Vous verrez : Votre acceptation en tant qu'auditeur augmentera immédiatement.

Un suivi ciblé

Essayez d'effectuer facilement et rapidement un suivi de l'audit en temps utile. Pour ce faire, prenez vos notes d'audit que vous avez prises au cours de l'audit et formulez-les sous forme de rapport. Vous pouvez également expliquer les points de type "bullet point". Utiliser des photos pour les preuves d'audit, si possible et avec l'autorisation préalable de l'entité auditée. Les images décrivent le mieux ce qui a été vu. Préparer un rapport qui sera remis à tous les participants au plus tard trois jours après l'audit.

Il est important que vous enregistriez les résultats (potentiel d'amélioration ou écarts) dans la liste des mesures. Les mesures nécessaires à cet effet ne doivent pas être définies par vous en tant que vérificateur, mais exclusivement par l'entité contrôlée. Il s'agit, d'une part, d'aborder le potentiel d'amélioration ou la déviation et, d'autre part, d'assurer l'acceptation nécessaire des mesures à prendre.

Demandez une personne responsable de leur mise en œuvre et des délais réalistes. Afin de déterminer l'effet de l'audit, un examen des performances, le cas échéant sur place, est utile pour l'achèvement des mesures en temps voulu.