Petits pas, grand impact

L'optimisation de la qualité est un processus d'apprentissage continu, parfois accentué par des défis inattendus - comme c'est le cas chez ibw à Wohlen. Au début des années 2000, l'entreprise argovienne a élaboré un grand nombre de documents de gestion de la qualité et les a mis en ligne sur l'intranet. Jusqu'à présent, c'est exemplaire. Cependant, la structure de document choisie pour la gestion des données s'est par la suite révélée compliquée et peu conviviale dans la vie de tous les jours. Il était difficile de trouver les documents que vous cherchiez.

Les employés de l'ibw ont souffert de cette situation. La PME de 90 employés alimente en électricité, en eau et en gaz une zone de chalandise importante à Wohlen et dans ses environs. En outre, l'ibw fournit une large gamme de services et possède également son propre magasin d'électricité, l'ibw Shop. L'entreprise est notamment fière, à juste titre, de la proportion exceptionnelle d'énergie solaire autoproduite en Suisse.

Où sont les contrats ?
Afin de remplir ses missions, l'ibw a conclu environ 800 contrats avec des tiers. Parfois, il s'agit de l'emplacement d'une cabine de distribution, parfois d'un réservoir d'eau, parfois de droits de canalisation, parfois d'un accord de maintenance avec des instituts de contrôle externes et bien d'autres choses encore. Il y a sept ans, cette grande variété de contrats était encore classée dans des dossiers classiques - et dans certains cas dans des bureaux différents.

Rolf Häusler, responsable de la sécurité au travail, de la gestion de la qualité et des projets spéciaux à l'ibw, se souvient : "Nos responsables d'entreprise, de division et de projet fouillaient souvent dans les différents dossiers à la recherche de contrats éventuels. Comme ils n'étaient pas enregistrés numériquement, il a fallu faire beaucoup d'efforts et nous risquions de manquer d'importantes échéances contractuelles".

Mais maintenant, à juste titre
La direction de l'ibw a chargé Häusler de mettre en place un système électronique de gestion des contrats qui fonctionne. Il a évalué différents prestataires et a également participé à un atelier organisé par IQS AG à Zofingen. Avec son assistant électronique de qualité IQSoft, l'entreprise est considérée dans toute la Suisse comme un leader dans la gestion de la qualité numérique. Le programme a été continuellement développé pendant 25 ans et, surtout, le client n'achète que ce dont il a besoin avec cette solution logicielle.

Modulaire ?
Rolf Häusler : "J'ai été enthousiaste dès le début. La structure avec des modules qui peuvent être achetés individuellement est un argument de poids. IQS AG est également une société gérable. Vous travaillez toujours avec les mêmes personnes. J'aime ça."

Häusler a conseillé à sa direction de procéder à l'achat. Fin 2013, ils ont acheté la plateforme de base et le module de gestion des contrats. Une courte session de formation a suivi, puis il était temps de conclure les contrats.

Merveilleux
Qu'est-ce qui s'est amélioré avec l'introduction du module de contrat ? "Tout d'abord, les recherches sans fin ont pris fin. Tous les contrats peuvent être retrouvés selon plusieurs critères ! Nos chefs de projet le confirment sans cesse : cette fonction vaut son pesant d'or".

Rolf Häusler et ses collègues bénéficient de deux avantages principaux de l'architecture IQSoft. Grâce à la recherche en texte intégral, chaque détail des documents capturés est disponible en un ou deux clics seulement. Et le module de contrat peut être adapté aux besoins individuels, quel que soit le secteur d'activité.

"Nous sommes dans un endroit formidable"
Toute personne qui souhaite consulter un accord de servitude à l'ibw peut choisir parmi quatre assignations : Recherche d'objet, commune, droits et - particulièrement utile - numéro de parcelle. Les autres contrats peuvent également être consultés immédiatement. "Il est très facile de trouver quelque chose maintenant. Nous sommes à un très bon niveau", dit Häusler.

Pour les employés qui travaillent sous contrat, ce "nouveau" service est extrêmement utile. Et plus encore pour le responsable qualité Häusler : "Tous les six mois, j'utilise IQSoft pour faire une évaluation globale rapide. Nous savons d'un seul coup d'œil quels sont les délais dont nous disposons et nous pouvons décider spécifiquement si les contrats doivent être prolongés ou non".

Autre avantage de l'assistant numérique : des droits d'accès précis. À l'ère du papier, "les gens avaient accès à des dossiers qui n'avaient rien à voir avec les contrats", dit Häusler. "Maintenant, c'est du passé : chacun ne voit que ce qu'il est censé voir.

Gestion transparente des ressources
Fin 2015 : Rolf Häusler s'est fixé, ainsi qu'à son entreprise, un autre objectif ambitieux : l'introduction d'une gestion des équipements d'exploitation et d'essai à commande électronique. Il n'a pas apprécié le fait qu'il n'y ait pas de documentation systématique des contrôles de fonctionnement - même pour les équipements d'exploitation. En consultation avec la direction, il a acheté le module IQSoft pour la gestion des équipements. Depuis lors, tous les entretiens et inspections sont enregistrés et facilement traçables.

La bonne décision au bon moment
Il n'est sans doute pas surprenant que Rolf Häusler soit un interlocuteur recherché pour les audits. Ses collègues ont besoin d'une preuve de qualité complète, par exemple pour les auditeurs de l'Inspection fédérale des installations à courant fort (ESTI) : "Je livre cela en appuyant sur un bouton. Les auditeurs sont toujours très satisfaits".

Dans l'industrie de Häusler, ce que l'on peut observer en de nombreux endroits est vrai : Les normes sont constamment renforcées. "Je dirais que nous avons mis les gaz exactement au bon moment, peut-être même un peu plus tôt que certains de nos concurrents.

Prendre des précautions, c'est payant
Hans-Peter Kost, président du conseil d'administration d'IQS AG, souligne également l'importance de l'amélioration continue dans chaque PME : "Il existe des directives claires. En cas d'accident, la loi ne s'empare pas du responsable qualité, mais de la direction. Pour le dire simplement : si quelque chose se passe et que vous ne pouvez pas prouver que la formation a été faite et que le matériel d'exploitation a été entretenu, vous avez un problème".

Une bonne formation comme plate-forme pour plus de sécurité
En tant que responsable de la sécurité de son entreprise, Rolf Häusler fait appel à la responsabilité des directeurs d'entreprise et de division. Cependant, il dit de manière pragmatique qu'il y a encore des possibilités d'amélioration : "Pas seulement en ce qui concerne les machines. Nous voulons aussi prouver ce qui se fait en matière de formation".

Häusler a pris conscience du thème de la formation en participant à la commission pour la sécurité au travail de la VSE, l'organisation qui chapeaute son industrie. En conséquence, il a développé un concept de formation pour l'ibw :

"Ce n'est pas que la formation n'ait pas été faite. Ils ont également été enregistrés, mais via Excel - un fichier par employé. Une vue d'ensemble rapide était difficile à obtenir, et surtout les cours de formation qui se répétaient périodiquement selon le concept de formation ne pouvaient pas être planifiés à l'avance. En été 2018, l'ibw a donc acquis le système de gestion des formations de l'EDUC : "Avec ce module, nous avons enregistré rétroactivement tous les cours que nous avions suivis depuis 2002.

L'effet n'est pas seulement la vérifiabilité exigée par les auditeurs. Grâce à cette nouvelle vue d'ensemble, tous les chefs d'entreprise et de division savent désormais, sans trop d'efforts, quelles formations doivent être planifiées et budgétisées.

Été 2019 : l'heure du classique
Le module de contrat a été activé en 2014 conformément aux exigences. La décision relative aux tests et au contrôle des équipements était motivée par la sécurité en 2015, tout comme l'optimisation de la formation en 2016. Toutefois, l'ibw ne s'appuie sur une gestion documentaire complète - le classique de la gestion de la qualité numérique - que depuis la mi-2019.

Tout pour tous en deux clics
Rolf Häusler : "En 2018 et 2019, j'ai renuméroté les quelque 400 documents de gestion de la qualité selon la nouvelle architecture de processus définie par l'ibw, je leur ai donné une nouvelle présentation et je les ai reliés à IQSoft. Les documents sont accessibles à partir de n'importe quel PC via le graphique de processus simplement structuré ou via diverses fonctions de recherche. Cela fonctionne parfaitement. Tout le monde peut tout récupérer en deux clics". Ce n'est pas sans raison que la gestion des documents est aujourd'hui la fonction IQSoft la plus utilisée chez ibw.

Du petit au grand. Häusler aime ça : "Je ressens une nouvelle dynamique. C'est bien !"