Les normes apportent la stabilité

C'est clair : les petites PME qui s'appuient entièrement sur une gestion électronique de la qualité de premier ordre travaillent plus efficacement avec moins de personnes que de nombreuses grandes entreprises. Pas étonnant : les entreprises suisses, de plus en plus exigeantes, optent pour la gestion numérique des processus. Souvent observé : L'introduction de cette innovation se transforme en une course d'obstacles.

Un succès total après seulement six mois
SwissPrimePack AG, leader dans le développement et la production d'emballages alimentaires de haute qualité pour des clients tels qu'Emmi, Mövenpick et Migros, montre que les choses peuvent être différentes. "Un marché compétitif, surtout pour une entreprise suisse", déclare la PDG Jana Walker. "Après tout, il existe des solutions étrangères. Il faut travailler de manière efficace et innovante pour garder une longueur d'avance".

Dans ces conditions, SwissPrimePack AG a réalisé en six mois, en 2017, ce à quoi d'autres entreprises consacrent des années : l'introduction d'une gestion électronique de la qualité de bout en bout, couronnée par la certification ISO 9001:2015 en septembre 2017.

La gestion de la qualité est à la portée de tous
Walker souligne : "L'introduction rapide d'une gestion globale de la qualité réussit lorsque tout le monde est impliqué. Il était important pour nous d'installer correctement notre assistant numérique et d'expliquer clairement son importance pour tous les employés et notre entreprise. Tous les services devaient être impliqués et formés. Tous les processus devaient être sûrs et stables, car tout le monde devait y avoir accès.

Wanted : un outil complet
Au moment de ces réflexions (début du printemps 2017), SwissPrimePack était à quelques mois d'un processus de certification complexe. Déjà en place : une ancienne licence du logiciel de gestion de la qualité IQSoft, basé à Zofingen.

Jana Walker a évalué les offres des concurrents. Elle ne voulait pas un simple outil d'audit, mais un outil complet permettant de mettre en réseau tous les secteurs de l'entreprise. "J'ai vu que notre client Emmi utilisait IQSoft avec succès. Cela m'a impressionné. En fin de compte, le facteur décisif a été une présentation IQSoft par Beat Rippstein de IQS AG. Il nous a montré, à mon responsable qualité, Marcus Kriebel, et à moi, de manière exhaustive, ce que le logiciel pouvait faire pour nous dans la nouvelle version SQL basée sur le web". Marcus Kriebel ajoute : "La collaboration qui a suivi a très bien fonctionné. Le conseil, la cohérence, le facteur humain : très important pour nous".

Allons-y à plein régime !
Chez SwissPrimePack, on se souvient de cette phase du projet comme étant "assez offensive". La pression était grande, la certification approchait. Au moins une douzaine de personnes ont été impliquées en interne et ont également compté sur le soutien actif d'IQS AG. Marcus Kriebel : "Nous avons choisi un soutien sur place et nous avons également reçu des modèles d'IQS AG comme cadre de base pour la planification du processus. Toutes les personnes impliquées ont bien travaillé ensemble. Je vous en suis reconnaissant, car c'est grâce à cela que j'ai pu travailler très efficacement en tant que responsable de la qualité". D'ailleurs, tout n'était pas numérique pendant cette phase. Kriebel nous dit que ses employés ont dessiné leurs souhaits sur les modèles de processus à l'aide de stylos à bille.

Un schéma de processus convaincant pour tous
Et le logiciel lui-même ? Kriebel : "Avec IQSoft, en plus de toutes les autres fonctionnalités du BPM, vous disposez d'un outil visuel fantastique pour concevoir des cartes de processus".

Cette carte du processus - Walker et Kriebel y ont attaché de l'importance - devrait fonctionner "tout à fait concrètement". Vers mai 2017, ils ont donc commencé à cartographier et à concevoir tous les éléments, produits et processus. Aujourd'hui, tout est tout simplement cartographié dans la carte du processus. Chaque employé peut consulter l'organigramme, les structures et les processus. Par exemple, les données de réglage des machines, les caractéristiques de qualité des produits fabriqués, l'objectif de performance ou les objectifs du service peuvent être appelés.

La gestion complète des documents comprend également les plans de travail, la gestion des inspections et la gestion des plaintes. Les enregistrements de données gérés via IQSoft sont la seule source actuelle. Par conséquent, seul le responsable de la qualité est autorisé à accéder au lecteur correspondant.

Augmentation globale de l'efficacité
Interrogée sur le résultat de cet effort non négligeable, le verdict de Jana Walker est clair : "Notre capacité à tenir nos engagements, l'efficacité, la qualité et la motivation de notre personnel ont augmenté. Markus Kriebel explique : "Aujourd'hui, un employé d'une machine peut obtenir un dessin de produit actualisé en deux clics de souris. Dans le passé, il devait demander ces dessins par courrier électronique. Mais que faire si le destinataire n'était pas là ? L'augmentation de l'efficacité est massive".

Du devoir au pouvoir et au testament
Jana Walker souligne l'importance d'une communication positive, mais déclare : "Il faut exiger un tel changement aussi fort que des clous. La mise en œuvre doit être correcte et fait l'objet d'un suivi. Heureusement, il n'y a eu que des cas isolés de conséquences. Bien au contraire : "Nous n'avons ressenti une résistance à IQSoft que pendant une très courte période. Au début, les gens disaient : "Oui, je dois l'utiliser maintenant". Et puis soudain, nous avons entendu : "Ça m'est utile ! Lorsque nous nous promenons dans l'entreprise aujourd'hui, les gens viennent me voir et me disent : "Vous devrez améliorer cela dans l'affaire. Cette machine devrait être mieux réglée de telle ou telle manière". C'est nouveau et nous pensons que c'est génial".

L'effet ? L'entreprise est devenue plus silencieuse. Grâce à une plus grande transparence, il y a probablement plus de compréhension parmi les employés. Et comme tout se déroule de manière très ordonnée, chaque employé peut rentrer chez lui détendu et satisfait après sa mission : "Avant, certaines spécifications étaient un peu floues. Les gens ne savaient pas exactement ce qui était juste. Avec IQSoft comme outil de gestion, il n'y a plus d'ambiguïtés".

Très bien. A tout moment.
Toute entreprise prospère se fait un devoir de se regarder de l'intérieur et de l'extérieur. Cette double focalisation sur l'essentiel est facilitée par la gestion électronique de la qualité. Chez SwissPrime-Pack, cela est démontré, entre autres, par la revue de gestion mensuelle : L'équipe de direction sait à tout moment où se situe l'entreprise en termes de quantité et de qualité. Quoi qu'il en soit, certains processus sont régulièrement révisés, car "sinon, le système ne serait pas opérationnel".

La mesure dans laquelle les salariés sont autorisés à participer aux connaissances acquises varie d'une PME à l'autre. SwissPrimePack repose sur la transparence. Les chiffres clés généraux, les indicateurs de qualité et les évolutions sont visibles par toutes les parties intéressées.

Le succès de l'entreprise comme motivation pour l'individu ? Jana Walker dit oui. Elle est convaincue que tout le monde aime travailler dans une entreprise performante. Marcus Kriebel ajoute : "Les employés peuvent, par exemple, appeler quand ils peuvent s'attendre à quel nouveau logiciel sur leur lieu de travail. Les gens voient que quelque chose se passe".

Réduit à l'essentiel
Tout le monde parle de la gestion allégée. Pour la gestion des documents, cela signifie : condenser ! Débarrassez-vous de tout ce dont vous n'avez pas vraiment besoin. Chez SwissPrimePack, ce processus s'est transformé en une véritable cure d'amaigrissement : 500 documents incohérents et peu contrôlés sont devenus 150 enregistrements de données uniformément structurés. Et surtout : "Il y a maintenant des contrôles d'accès. Rien que cela fait une énorme différence.

Les documents sont nettoyés par le responsable qualité Kriebel : "Les employés viennent me voir avec des suggestions. Ces idées sont généralement bonnes, et nous les adaptons ensuite.

Existe-t-il des audits clients ? Bien sûr, mais ils ne sont pas un problème, nous nous en sortons très bien là-bas. La répétabilité est souhaitée, et des logiciels comme celui-ci aident beaucoup.

Minimisé au maximum
Jana Walker fait le point : "Que ce soit en termes de qualité, de performance ou de motivation, nous avons accompli beaucoup de choses, lié de nombreux processus à la stratégie et à la déclaration de mission, créé un très haut niveau de transparence et ce, dans un système totalement intégré. Nous connaissons toutes les valeurs et tous les processus que nous voulons connaître. De telles normes apportent la stabilité". Le point de vue de Marcus Kriebel : "Toutes les informations pertinentes circulent ensemble et sont disponibles. Le temps d'accès a été considérablement réduit. IQSoft rend le travail très facile du point de vue de la gestion de la qualité".

Tout va bien, tout est fait ?
Même si tout fonctionne, il est toujours possible de s'améliorer. Sur la liste des souhaits de SwissPrimePack SA : l'introduction du module de formation EDUQ et - malgré une certification réussie - l'activation du module d'audit IQSoft. Marcus Kriebel se réjouit de cette étape : "Avec IQSoft, les processus complexes peuvent être cartographiés sur une page A4. Toutefois, les préparatifs de l'audit prennent du temps. Nous pouvons volontiers optimiser cela".

Conclusion ? L'optimisation de la qualité n'est pas un devoir pour SwissPrimePack AG, mais une affaire de cœur. Deux autres mo IQSoft
dule ? Encore plus de qualité et d'efficacité ?