Un flot d'informations non filtrées s'est arrêté

En Allemagne, Bonava est issue de l'Industriebau Fürstenwalde, fondée en 1964, et est active sur le marché immobilier allemand depuis plus de 50 ans. En tant que constructeur et développeur de projets classiques, la société fait avancer plus de 150 projets de construction résidentielle chaque année. En 2017, la société a vendu plus de 2 400 maisons et appartements à des propriétaires-occupants et des investisseurs. Près de 1 000 employés du siège allemand de Fürstenwalde/Spree et des dix bureaux régionaux des régions en croissance dans toute l'Allemagne s'y engagent.

Mettre l'accent sur la qualité - également pour les processus internes
Avec l'indépendance de la division construction résidentielle en 2016, l'entreprise a eu l'opportunité de se réaligner. Bonava s'est repositionnée comme une marque encore plus conviviale, en mettant l'accent sur la qualité. "Nos projets ont changé depuis lors. Depuis la réorientation, nous avons accordé encore plus d'attention aux environnements qui améliorent encore la qualité de vie. Au lieu de construire une unité résidentielle supplémentaire, nous prévoyons plus d'espace pour les terrains de jeux ou les jardins. Cela rend le logement de Bona va encore plus attrayant et nous distingue de nos concurrents", explique Arne Senftleben, responsable du système de gestion et de l'environnement. Le système de gestion a également été modernisé parallèlement à la réorganisation. "Nous avions déjà un système sous forme numérique, mais il était organisé via un site web avec des liens vers un serveur. Les descriptions de processus et les rapports d'audit existaient sous forme de documents Word ou de longues listes Excel. Pour s'y retrouver dans le système, il fallait être très bien informé. Il était particulièrement défavorable que chaque employé soit informé de tous les changements, même s'ils ne les affectaient pas du tout", écrit Arne Senftleben.

Toutes les normes sous une interface uniforme
En 2016, Bonava a décidé d'introduire ConSense IMS à son siège allemand de Fürstenwalde. Le système de gestion intégré, développé par la société ConSense GmbH, basée à Aix-la-Chapelle, rassemble désormais toutes les normes et réglementations pertinentes pour Bonava - la norme de gestion de la qualité ISO 9001, la norme de protection de l'environnement ISO 14001 et le système de gestion de la santé et de la sécurité au travail BS OHSAS 18001 - sous une interface uniforme. Entre autres choses, les processus personnels et commerciaux sont également intégrés dans le nouveau système.

Un atelier pratique de ConSense, au cours duquel Arne Senftleben a testé le système, a fait pencher la balance en faveur de cette décision. Un aspect important qui a convaincu le responsable du système de gestion est que le logiciel permet une utilisation différenciée avec une distribution ciblée des informations. La solution ConSense IMS compile les informations pertinentes pour chaque employé individuellement. Chaque utilisateur a accès à ses processus et documents dans la version actuelle et valide, est automatiquement informé des changements et confirme qu'il en a pris note via le système. Sur la page d'accueil, le système indique aux employés les tâches ou les échéances à venir afin que chacun ait une vue d'ensemble des dates d'échéance. "Cela a mis fin à l'avalanche de messages pour nous. Les informations diffusées via ConSense IMS font à nouveau l'objet d'une plus grande attention car chacun sait qu'il est directement impliqué lorsqu'il est notifié", se réjouit Arne Senftleben.

L'ancien système a été immédiatement mis hors service
Début 2016, Bonava a transféré l'ancien système de gestion au nouveau ConSense IMS. Au total, cela a impliqué environ 100 processus différents et 1500 documents. Ceux-ci ont été téléchargés en une seule étape, puis vérifiés individuellement et affectés à l'unité organisationnelle correspondante. À l'aide du logiciel de cartographie moderne intégré à ConSense IMS, les processus ont pu être facilement et de manière transparente modélisés sous forme d'organigrammes et conçus tels qu'ils se déroulent dans la réalité. Toutes les étapes ont été liées aux employés ou aux unités organisationnelles concernés. "Les interdépendances entre les différents processus deviennent rapidement évidentes. Les interfaces sont faciles à mettre au point et nous pourrions facilement vérifier si tout est correct", écrit Arne Senftleben. "Nous avons alors immédiatement arrêté l'ancien système pour éviter toute irritation. Chacun savait désormais que ce qu'il cherchait ne pouvait être trouvé que dans ConSense". Selon Arne Senftleben, une fonction particulièrement précieuse de ConSense IMS est la fonction de recherche pratique, qui permet à chaque employé de trouver rapidement les informations dont il a besoin.

Afin de familiariser les employés avec le nouveau système, le responsable du système de gestion a élaboré un cours de formation en ligne. ConSense IMS permet de créer facilement des tutoriels individuels, par exemple à partir d'images et de textes, qui peuvent être réalisés de manière indépendante par les employés à tout moment. Les nouveaux employés explorent les processus et les documents qui les concernent pendant leur période d'intégration. C'est grâce à la réglementation spécifique du système en matière de rôles et de droits d'accès que cela est possible.

Audit et gestion des mesures
Grâce à la structure modulaire de ConSense IMS, le système évolue avec Bonava et peut être adapté à tout moment à l'évolution des besoins. Bonava utilise entre autres ConSense Audit Management, qui soutient l'organisation, la mise en œuvre et le suivi systématiques des audits. Arne Senftleben explique : "Nous trouvons important d'inclure des aspects beaucoup plus positifs dans les rapports. Si, par exemple, nous déterminons qu'un responsable de chantier a assuré des processus sans heurts et de bons résultats grâce à une familiarisation détaillée avec un projet et à une formation intensive de ses employés sur les chantiers, cela est mis en évidence dans le rapport d'audit, qui peut ensuite être appelé dans ConSense. Via le système, ces informations peuvent ensuite être consultées à tout moment par les personnes concernées, notamment les superviseurs. C'est motivant".

Le module de gestion des audits est lié au module de gestion des actions. Cela garantit l'achèvement en temps voulu des tâches en suspens provenant de diverses sources, y compris les audits internes et externes. Toutes les mesures sont gérées et contrôlées de manière centralisée. Ceci est réalisé par l'attribution individuelle des responsabilités et des obligations de rendre compte. Le système informe les employés par courrier électronique des mesures nouvellement attribuées ou des différentes phases du flux de travail. Si les délais prédéfinis sont dépassés, le système envoie automatiquement un rappel. Les superviseurs peuvent suivre l'état actuel à tout moment. Toutes les mesures ouvertes, achevées et en retard sont documentées et peuvent également être retracées ultérieurement. Et particulièrement utile : des mesures régulièrement récurrentes peuvent être déclenchées automatiquement. Arne Senftleben : "Si, par exemple, lors d'un audit de bureau, on découvre que le règlement intérieur manque ou qu'un extincteur doit être remplacé, cela est immédiatement enregistré comme une mesure dans ConSense et fait l'objet d'un suivi.

Le soutien de la direction fait le succès de l'introduction
Arne Senftleben est convaincu que l'introduction doit être une décision soutenue par la direction. Les responsables doivent la soutenir fermement et mettre à disposition les capacités correspondantes. "Nous avons eu la chance que notre direction soutienne le projet dès le début et illustre l'utilisation du système", explique Arne Senftleben. En outre, il considère qu'il est essentiel de traiter intensivement les structures organisationnelles dès le début et de les définir en détail. "Chaque minute supplémentaire investie ici est finalement rentable dans la mesure où le système fonctionne sans problème et est ensuite également accepté par les employés". Le succès parle de lui-même : le fait que les employés utilisent ConSense IMS parce qu'ils savent qu'ils peuvent y trouver tous les processus et documents est attesté par environ 1 500 sessions d'utilisation par semaine pour environ 700 employés qui ont accès au système.
au système.