Les applications de messagerie présentent un risque de non-conformité pour les entreprises
De nombreux employés utilisent des applications de messagerie destinées aux consommateurs pour communiquer dans un environnement professionnel. Ce qui est bénéfique pour les clients et les employés, notamment lorsqu'ils travaillent à domicile, pose un problème de conformité pour de nombreuses entreprises. Comme il est apparu récemment, les régulateurs s'intéressent de plus en plus à la question.
Aujourd'hui, lorsque les entreprises sont en contact avec leurs clients ou partenaires, la communication se fait par de nombreux canaux différents. Le courrier électronique, le téléphone et les réunions en face à face se sont imposés comme des médias traditionnels au fil des décennies. Dans le sillage de la pandémie de Corona, un certain nombre de nouveaux moyens de communication ont maintenant connu un essor. En premier lieu, les messageries instantanées telles que WhatsApp, Telegram ou WeChat.
Problème des applications critiques pour les entreprises
L'utilisation d'applications de messagerie pour les consommateurs facilite la communication. Mais elle pose également un risque de non-conformité pour les entreprises, explique M. LeapXpert. Lorsque les employés communiquent entre eux ou avec des clients par l'intermédiaire d'applications de messagerie, le contenu des messages reste invisible pour les applications critiques de l'entreprise, telles que les outils de conformité et d'audit ou les systèmes de gestion de la relation client.
Les informations potentiellement importantes se trouveraient donc en dehors des limites de l'entreprise et ne seraient pas disponibles pour une analyse ultérieure. Lorsque les informations commerciales sont partagées par le biais d'applications de messagerie, cela représente un nouveau défi en matière de conformité. C'est pourquoi, selon LeapXpert, des entreprises ont réagi dans le passé en interdisant WhatsApp, WeChat, LINE, iMessage & Co. à leurs employés - avec les conséquences correspondantes. Le spécialiste dans le domaine de la messagerie distribuée cite de tels cas : En octobre 2020, Morgan Stanley a licencié deux directeurs pour des violations de conformité liées à l'utilisation de messageries instantanées. En janvier 2020, elle a frappé un employé de JP Morgan qui avait échangé des informations avec des collègues d'un groupe de WhatsApp et avait ainsi violé la réglementation. Le secteur financier est donc particulièrement touché par le problème. Plusieurs banques sont tombées sur le problème du Messenger ces dernières années, a-t-il dit. Les autorités de régulation ont suivi de près la croissance de la messagerie instantanée, mais n'ont pas explicitement mis en garde contre son utilisation. Tant que les entreprises pourront se conformer aux réglementations et que les conversations via les applications de messagerie seront soumises aux mêmes normes de contrôle et de conformité que les autres méthodes de communication, elles seront largement acceptées comme canal par les régulateurs.
Pour aggraver les choses, a-t-il dit, les clients sont récemment passés à des applications telles que Threema, Signal et Telegram suite à l'annonce des changements de WhatsApp en matière de vie privée. Le signal à lui seul a connu une augmentation de 4 200 % des téléchargements en une semaine en janvier 2021. Cela pose des défis encore plus grands aux institutions financières et à leurs départements informatiques, car ils doivent suivre les changements et la demande des clients et du marché.
Lancement d'une nouvelle solution en Suisse
LeapXpert présente une nouvelle solution au problème de la communication invisible, écrit la société. Sa plate-forme d'orchestration de la messagerie fédérée (FMOP) rend la messagerie instantanée visible pour les entreprises. Il permet aux employés de communiquer via les applications les plus populaires tout en garantissant que les conversations sont enregistrées et conformes. Les employés autorisés peuvent communiquer avec leurs interlocuteurs externes à tout moment, depuis leur téléphone portable ou leur ordinateur de bureau. Les entreprises pourraient choisir qui pourrait envoyer et recevoir des messages, quelle forme prendrait cette information et qui serait autorisé à envoyer des informations ou des pièces jointes. Si un employé n'est pas autorisé à envoyer un message vocal ou un document spécifique, le système l'en empêche automatiquement. En outre, des mots clés pourraient être définis pour empêcher l'envoi d'un message.
L'intégration du FMOP prend initialement en charge WeChat, WhatsApp, LINE et SMS pour la communication entre les employés et les clients. Signal et Telegram sont en phase bêta et seront pleinement intégrés en avril.
"Les entreprises devraient pouvoir utiliser des applications de messagerie pour les conversations entre entreprises et clients", a déclaré Avi Pardo, directeur de l'exploitation et cofondateur de LeapXpert. "Ces conversations ne doivent pas nécessairement être invisibles pour les outils de conformité et de gouvernance".
Source : LeapXpert
