Réduire les coûts d'acquisition

Dans la littérature spécialisée pertinente pour la gestion des matériaux, on peut lire que les coûts de processus réels (sélection des fournisseurs, traitement des commandes, logistique) peuvent parfois être deux fois supérieurs à la valeur des marchandises. Les raisons de cette situation sont complexes : la sélection des fournisseurs prend beaucoup de temps et l'assortiment d'articles doit être maintenu. Souvent, plusieurs fournisseurs sont impliqués, ce qui signifie un grand nombre de commandes et de livraisons, sans compter le coût élevé du traitement des factures. Et il ne suffit pas que chaque patient ait besoin d'un produit standard : la commande et la distribution spécifiques au patient augmentent encore l'effort. Avec autant de travail administratif, la tâche principale est laissée de côté : les soins aux patients.

Plus de temps pour les tâches essentielles
Les mesures sont évidentes : moins de fournisseurs, une gamme rationalisée, un système de commande spécifique au patient, une livraison consolidée de toute la gamme avec moins d'entrées de marchandises, des processus logistiques internes optimisés et éventuellement même un service de liquidation des stocks. Ce souhait était la commande du fabricant suisse de consommables médicaux IVF HARTMANN AG : En octobre 2017, la société de Neuhausen a. Rheinfall a lancé une plateforme d'achat numérique appelée HARTMANNeasy. Grâce à une commande centralisée et optimisée de tous les consommables médicaux, une livraison consolidée et une facture mensuelle consolidée, les processus logistiques sont optimisés de telle sorte que le personnel infirmier peut se concentrer davantage sur sa tâche principale, les soins. En outre, des économies peuvent être réalisées à long terme. "Grâce à l'optimisation des processus et à HARTMANNeasy, nous avons pu réduire d'un bon tiers nos coûts et nos efforts administratifs liés à l'ensemble du processus de commande et à la gestion des stocks", explique Ingrid Markart, directrice générale de la maison de retraite PeLago, près de Rorschach. "Nous avions trop de fournisseurs différents, nous devions souvent payer des suppléments pour de petites quantités et nous avions beaucoup d'entrepôts. Par conséquent, de nombreuses personnes ont été impliquées, mais personne n'avait une vue d'ensemble complète. Les doublons et l'économie de papier en ont été le résultat".

HARTMANNeasy peut être adapté aux besoins du destinataire concerné. La variante la plus simple : la commande d'un ou de plusieurs destinataires de marchandises est livrée directement à l'entrepôt central à une adresse centrale. La commande est marquée avec les différents destinataires des marchandises et peut donc être directement attribuée. En option, cette livraison par l'entrepôt central peut également être triée par circonscriptions, et pour un supplément de service de 10 %, un service de transporteur unique est également possible : le service de transporteur unique vient à une heure convenue, déballe les marchandises et les livre directement aux différentes circonscriptions. Cela soulage au maximum le personnel et laisse encore plus de temps pour les soins.

Lancement de modules supplémentaires
Mais ce n'est pas tout : afin d'améliorer les processus internes des maisons de retraite et de soins, le module HARTMANN easyCare a été développé. Il s'agit d'un système numérique de gestion des résidents et des salles. Les clients peuvent l'utiliser pour planifier une semaine pour chaque résident ou chaque service et commander des produits par voie numérique. Ils sont soutenus par un large éventail de fonctions telles que les suggestions de commande automatiques, la génération de listes de distribution ou les options de livraison personnalisées. Bien entendu, easyCare est directement connecté à la plateforme d'achat HARTMANNeasy. Plus de 95 % des consommables médicaux et des produits d'hygiène nécessaires dans une maison de retraite se trouvent sur cette plateforme. Les produits proposés ne proviennent pas seulement de IVF HARTMANN AG, mais aussi d'autres fournisseurs.

Le dernier ajout est un système de gestion automatisée des rayons pour les cliniques et les hôpitaux. La solution HARTMANN easyShelf contrôle le processus de commande et de logistique par le biais de capteurs et déclenche automatiquement la commande requise en fonction de paramètres prédéfinis. Si nécessaire, les produits sont également placés directement sur les étagères. Ici aussi, le personnel infirmier est libéré de certaines tâches administratives et peut consacrer plus de temps aux soins. Grâce au lien avec HARTMANNeasy, l'outil peut également être utilisé pour la gestion d'entrepôt et les tâches d'inventaire.

Optimiser les soins quotidiens grâce à la numérisation
"La plate-forme de services numériques doit être continuellement optimisée et étendue à l'avenir sur la base de l'expérience acquise afin de satisfaire nos clients à long terme et dans un esprit de partenariat", déclare Edward Mulder, responsable de la numérisation chez IVF HARTMANN AG (voir l'interview). Ces innovations peuvent contribuer de manière significative à la restructuration durable du système de santé suisse, par exemple en aidant à réduire les coûts d'approvisionnement.

Comment s'est déroulée la mise en œuvre à PeLago ? Ingrid Markart a trouvé important d'impliquer son personnel dans l'évaluation de la solution dès le début. "Le personnel a annoncé ce qui n'a pas fonctionné dans les enquêtes et a évalué lui-même les suggestions d'amélioration". C'est pourquoi l'acceptation par les utilisateurs est aujourd'hui assurée, et la solution fonctionne sans problème. Plus encore : Ingrid Markart considère l'introduction réussie de HARTMANNeasy comme un élément d'une solide gestion de la qualité.